8. Kết cấu khóa luận
3.1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo về hệ
thống quản lý chất lượng
Đào tạo, tuyên truyền nhận thức chung về tiêu chuẩn ISO 9001:2008, các nguyên tắc, yêu cầu, việc vận dụng các yêu cầu này đối với việc xây dựng HTQLCL, cập nhật những thay đổi của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho tồn thể CBNV trong cơng ty là hết sức cần thiết. Việc đào tạo, tuyên truyền nhận thức chung và về việc ứng dụng quy trình ISO trong giải quyết cơng việc bao gồm cả đào tạo mới dành cho nhân viên mới được tuyển dụng và đào tạo lại hàng năm cho các CBNV của công ty để mọi người thấu hiểu về tiêu chuẩn.
Việc tăng cường tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo về chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tới tồn thể CBNV tại cơng ty giúp các CBNV không hiểu sai về tiêu chuẩn dẫn đến việc thực hiện sai, gây ra những khó khăn cho cơng ty khi triển khai ứng dụng, giải pháp giúp CBNV hiểu rõ, hiểu đúng
bản chất yêu cầu đối với công việc của bản thân từ đó hiểu được vai trị của mình trong HTQLCL của cơng ty. Ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi, thảo luận về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bằng các bảng biểu để mọi người trong đơn vị đều nắm rõ và thực hiện đúng mục tiêu, chính sách đã đề ra, đồng thời làm giảm sự khơng hưởng ứng và thói quen làm việc từ trước. Cơng ty cần tổ chức các lớp tập huấn về HTQLCL đang áp dụng tại công ty, hướng dẫn đánh giá nội bộ cho các CBNV kể cả CBNV cũ và mới để nhân viên dễ dàng tiếp cận với hệ thống.
Thông qua các hoạt động mang tính chất phong trào, nâng cao nhận thức về chất lượng và HTQLCL cho CBNV trong công ty. Công ty nên chủ động đưa ra phong trào tìm hiểu về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để các CBNV tham gia, cần có chế độ thưởng phạt thích đáng cho những người có thành tích tốt và những người khơng chịu tham gia phong trào. Cơng ty nên có những hình thức phù hợp với điều kiện thực tế, dễ triển khai, cần được tổ chức định kỳ hàng năm.
Mục tiêu đào tạo của công ty cần đạt được khi tiến hành đào tạo cho CBNV là: giúp CBNV có những điều chỉnh, tạo ra những cách thức kiểm soát ngày càng thuận tiện và hiệu quả cho công việc, truyền đạt một cách rõ ràng cho CBNV về nhu cầu của khách hàng, chỉ ra cụ thể những điểm cần cải tiến, những lĩnh vự cần quan tâm, những điểm cần đổi mới của công ty và hơn hết là những quyết định mới cần triển khai thực hiện trong tương lai gần.
Ví dụ như khi ban hành quy định mới, quy trình mới, Trưởng phịng HCNS cần tổ chức đào tạo, hướng dẫn CBNV cách thực hiện, giải đáp các vấn đề thắc mắc, chưa hiểu rõ của CBNV. Sau mỗi lần đào tạo cần có bài kiểm tra, nếu chưa đạt yêu cầu sẽ đào tạo lại. Cần có hoạt động đánh giá kết quả sau khi đào tạo sau một thời gian đào tạo.
Đối với nhân viên mới cần đào tạo bước đầu với những nội dung như: lịch sử hình thành và phát triển cơng ty, chi nhánh; giới thiệu nội quy, quy định, văn hóa của cơng ty, chi nhánh; tổng quan về HTQLCL của công ty, giới thiệu các
quy trình hệ thống trong công ty như: sổ tay chất lượng; quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ; quy trình đánh giá nội bộ; quy trình khắc phục điểm khơng phù hợp; quy trình cải tiến hệ thống.
Tiếp đó là tổ chức hướng dẫn tại nơi làm việc: + Truyền đạt mô tả công việc của nhân viên mới;
+ Hướng dẫn thực hiện các quy trình tác nghiệp và các hướng dẫn có liên quan cần tuân thủ thực hiện;
+ Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ thực hiện công việc. Khi thực hiện đào tạo ngay từ đầu, sẽ nâng cao được nhận thức của nhân viên mới trong quản lý chất lượng, giúp hạn chế sự không phù hợp do các nhân viên thực hiện gây ra, từ đó nâng cao được hiệu quả và chất lượng dịch vụ.