8. Kết cấu khóa luận
3.8.Tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống
Thành lập Ban quản lý chất lượng: công ty đã thành lập Ban chỉ đạo ISO trong quá trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, những CBNV thuộc Ban chỉ đạo ISO đều là những CBNV sử dụng thành thạo các quy trình các cơng cụ và hiểu rõ nội dung bản chất của HTQLCL nên các CBNV sẽ phụ trách việc kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống tại công ty và đặc biệt trong hoạt động văn phòng. Ban quản lý chất lượng được giao nhiệm vụ cải tiến hệ thống chất lượng của công ty, kết hợp với các bộ phận chức năng trong công ty phát triển và ứng dụng công nghệ mới và hoạt động kinh doanh.
Để tránh sai sót lớn có thể xảy ra trong quá trình áp dụng và thực hiện HTQLCL tại văn phịng cơng ty và các phòng ban khác, Ban quản lý chất lượng phải thường xuyên có các đợt kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Đồng thời cần có chính sách khuyến khích kịp thời đối với các CBNV, đơn vị đã phát hiện ra những sai sót và khắc phục nó. Đây cũng sẽ là động lực thúc đẩy CBNV trong công ty thực hiện tốt hơn nữa trách nhiệm của mình.
Việc kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống nhằm nâng cao ý thức của nhân viên trong công việc, đẩy nhanh sự cải tiến và phát triển của công ty, tạo môi trường làm việc lành mạnh và năng động cho nhân viên. Đưa văn hóa chất lượng vào công ty.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở những vấn đề được trình bày ở chương một và chương hai, chúng tôi đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng vào hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức: tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo về HTQLCL, ban hành các văn bản, hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng, tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống …
KẾT LUẬN
Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm bảo chất lượng, cải tiến chất lượng, tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ được thực hiện ở các doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm vật chất mà ngày càng được thực hiện rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ.
Việc áp dụng thành công HTQLCL tiên tiến đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế là một việc cần thiết để nhanh chóng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Hơn nữa, doanh nghiệp cần áp dụng, duy trì và hồn thiện HTQLCL để hoàn thành tốt các yêu cầu của hệ thống, cải tiến liên tục HTQLCL nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Vì vậy, việc nghiên cứu tìm ra các biện pháp hữu hiệu nhằm duy trì, hồn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phịng tại cơng ty cổ phần Hiền Đức” tại chương 1 đã đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặc biệt là tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tại chương 2, tôi đã giới thiệu sơ lược về cơng ty khảo sát, tìm hiểu nhận thức của lãnh đạo và CBNV trong tồn cơng ty về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và nêu ra thực trạng áp dụng HTQLCL trong hoạt động văn phịng tại cơng ty.
CTCP Hiền Đức là một trong những công ty đã áp dụng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL tại cơng ty vẫn cịn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục. Qua phân tích thực trạng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP hiền Đức đã thấy được những nhược điểm còn tồn tại trong HTQLCL tại công ty. Dựa trên cơ sở lý luận khoa học cùng những kiến thức đã học được tại Trường, để góp phần nâng cao hiệu quả khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức và tôi xin đưa ra một số khuyến nghị như sau:
Thứ nhất, sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của toàn thể CBNV trong
công ty là điều quan trọng nhất. Do đó, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động công ty địi hỏi sự quan tâm, duy trì và cải tiến thường xuyên nhằm mang lại hiệu quả thật sự. Đây là điều mà Ban lãnh đạo công ty cần thực hiện để tồn thể CBNV trong cơng ty có thể hiểu được quyền lợi và trách nhiệm của mỗi cá nhân vì mục tiêu chung góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc.
Thứ hai, thành lập Ban quản lý chất lượng nhằm kiểm tra, giám sát chặt
chẽ các hoạt động của các phòng ban. Ban quản lý chất lượng sẽ giúp công ty phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng. Các phòng ban chỉ thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm đối với các cơng việc mình thực hiện. Qua đó, việc phát hiện ra sai sót trong hệ thống quản lý sẽ được phát hiện nhanh chóng và kịp thời để sớm có biện pháp khắc phục, phịng ngừa.
Thứ ba, công ty cần nghiêm túc hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào HTQLCL. Cần phải có những biện pháp xử phạt đối với những CBNV cố tình vi phạm như trốn tránh trách nhiệm, phá vỡ các nguyên tắc của hệ thống… Công ty cũng nên phổ biến tới từng phòng ban về văn hóa của cơng ty, giúp mọi người dần bỏ thói quen làm việc truyền thống và hịa nhập vào lối làm việc với tác phong chuyên nghiệp, thống nhất hơn.
Thứ tư, cần chun mơn hóa các phịng ban nhằm hạn chế bớt các thủ tục
hành chính rườm rà.
Thứ năm, cần có chính sách khuyến khích, động viên đối với những CBNV
trực tiếp làm công tác chất lượng để thu hút và giữ được những CBNV có năng lực. Với những giải pháp này, bằng nguồn lực hiện có, cộng với sự quyết tâm đồng lịng của Ban lãnh đạo, chắc chắn CTCP Hiền Đức sẽ thực hiện tốt, tạo nền tảng cho việc cải tiến liên tục và không ngừng nâng cao hiệu quả HTQLCL của cơng ty, góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty trong môi trường cạnh tranh.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và ñảm bảo chất lượng (2000), TCVN ISO 9000:2000 – Hệ thống quản lý chất lượng;
2. Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và ñảm bảo chất lượng (2007), TCVN ISO 9000:2007 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng;
3. Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và ñảm bảo chất lượng (2008), TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu;
4. Bộ Khoa học và Công nghệ, Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp GCN HTQLCL theo TCVN ISO 9001;
5. Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vự dịch vụ hành chính – Một hướng đi mới trong cơng cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, Hội nghị khoa học trẻ - Đại học Quốc gia Hà Nội;
6. Chính phủ, Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
7. Chính phủ, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
8. Đỗ Đức Phú, Giáo trình Quản lý chất lượng sản phẩm, Đại học Kinh tế
và Quản trị kinh doanh;
9. Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
10. Nguyễn Hữu Thái Hịa, Hành trình văn hóa ISO và giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất bản Trẻ, 2007;
11. Nguyễn Thị Nga (2015), Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2008 trong công tác văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương mại và kỹ thuật Xuân Thu, Đại học Nội vụ Hà Nội;
12. Nguyễn Thuý Quỳnh Loan, “Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng
của các doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận”, Hà Nội, 2005;
13. Phạm Đức Chính, “Cần “tiêu Chuẩn iSO”” - Đại học Quốc gia Hà Nội –Khoa học và phát triển - Số 209 năm 2008;
14. Phạm Quang Huân (2006), Vận dụng 8 nguyên tắc quản lý chất lượng
theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000 và TQM vào quản lý chất lượng giáo dục trong nhà trường phổ thông, Đại học Sư phạm Hà Nội;
15. Quốc hội, Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2;
16. Quốc hội, Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ 9 (từ ngày 16 tháng 5 đến ngày 29/6/2006);
17. ThS. Nguyễn Hiệp (2010), Giáo trình xây dựng và áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008;
18. Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (2015), Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 –
Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu;
19. Trung tâm chứng nhận phù hợp QUACERT, Hệ thống quản lý chất
lượng theo mơ hình ISO 9000, http://www.quacert.gov.vn, Hà Nội, 2005;
20. Trung tâm năng suất Việt Nam (2007), Hội nghị cán bộ quản lý hệ thống quản lý chất lượng lần thứ 3 tại TP Hồ Chí Minh.
21. Viện Tiêu Chuẩn Anh – BSI Việt Nam, ISO 9001 – Hệ thống quản lý
Chất lượng – Hướng dẫn chuyển đổi, 2015;
22. Web: www.hienduc.com.vn www.tailieu.vn www.tcvn.gov.vn www.vpc.vn www.most.gov.vn www.quacert.gov.vn
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục 01: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Phụ lục 02: Một số phiếu khảo sát của CBNV Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức CTCP Hiền Đức
Phụ lục 04: Sơ đồ tổ chức phòng HCNS – CTCP Hiền Đức Phụ lục 05: Một số văn bản của CTCP Hiền Đức
1) Quyết định số 17/QĐ-HĐ về việc thành lập Ban chỉ đạo ISO 2) Thơng tư số 24/TB-HĐ về việc phổ biến quy trình ISO
3) Một số biểu mẫu các quy trình dùng trong hoạt động văn phịng 4) Một số văn bản của CTCP Hiền Đức
Phụ lục 01
KẾT QUẢ KHẢO SÁT
TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Khái quát:
1. Bảng câu hỏi gồm 13 câu hỏi dành cho nhân viên tại công ty và 4 câu hỏi dành cho Trưởng các phịng ban tại cơng ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Đối tượng tham gia khảo sát: tất cả nhân viên thuộc công ty 3. Số lượng phiếu phát đi: 26
4. Số lượng phiếu thu: 22
Bảng 2.1. Kết quả khảo sát về việc phổ biến Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng tại công ty.
Số người trả lời Tỉ lệ %
Trả lời “Có” 22/22 100% Trả lời “Không” 0/22 0%
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát về sự quan tâm của CBNV khi được phân phối các quy trình liên quan đến nhiệm vụ của mình
Số người trả lời Tỉ lệ %
Đã đọc hầu hết tất cả các quy
trình, hướng dẫn 10/22 45% Chỉ đọc các quy trình liên quan
đến cơng việc chun mơn 12/22 55% Chưa đọc quy trình, hướng dẫn
Bảng 2.3. Kết quả khảo sát về cách thực hiện công việc hàng ngày của mỗi CBNV
Số người trả lời Tỉ lệ %
Không quan tâm đến quy trình, hướng dẫn như thế nào, chỉ thực hiện theo cách riêng của mình
4/22 18%
Thực hiện đúng theo quy trình,
hướng dẫn đã ban hành 18/22 82%
Bảng 2.4. Kết quả khảo sát về lý do tại sao CBNV không thực hiện đúng quy trình (tổng số CBNV khơng thực hiện đúng quy trình là 4)
Số người trả lời Tỉ lệ %
Khơng nhớ trong quy trình, hướng dẫn, mơ tả công việc quy định như thế nào
3/4 75%
Mất thời gian ghi chép mà chẳng
mang lại giá trị nào 1/4 25% Làm cách cũ thoải mái hơn,
khơng có ai kiểm sốt 0/4 0%
Bảng 2.5. Kết quả khảo sát về số lượng tài liệu, quy trình, hướng dẫn soạn thảo và ban hành trong tồn cơng ty hiện nay
Số người trả lời Tỉ lệ %
Vừa đủ 20/22 91%
Còn thiếu 2/22 9%
Bảng 2.6. Kết quả khảo sát về tính hợp lý của các biểu mẫu/quy trình
Số người trả lời Tỉ lệ %
Hợp lý 22/22 100% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chưa hợp lý 0/22 0%
Liệt kê các biểu mẫu/quy trình
cần cải tiến 0 0
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát về số lượng tài liệu được phân riêng cho mỗi Phòng
Số người trả lời Tỉ lệ %
Đầy đủ các quy trình, hướng dẫn
liên quan 22/22 100%
Có một số quy trình, hướng dẫn khơng liên quan mà vẫn được phân phối
0/22 0%
Có một số quy trình, hướng dẫn liên quan mà không được phân phối
0/22 0%
Cụ thể hơn 0
Bảng 2.8. Kết quả khảo sát về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của cơng ty có tốt hơn so với lúc công ty chưa áp dụng ISO 9001:2008 không
Số người trả lời Tỉ lệ %
Trả lời “Có” 22/22 100% Trả lời “Khơng” 0/22 0%
Bảng 2.9. Kết quả khảo sát mức độ quan trọng về nhận thức đúng đắn về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của lãnh đạo doanh nghiệp và CBNV
Số người trả lời Tỉ lệ %
Trả lời “Có” 20/22 91%
Trả lời “Khơng” 2/22 9%
Bảng 2.10. Kết quả khảo sát về trách nhiệm giữa các phịng trong cơng ty đã rõ ràng và cụ thể hơn so với trước khi công ty áp dụng ISO 9001:2008 không
Số người trả lời Tỉ lệ %
Trả lời “Có” 22/22 100% Trả lời “Không” 0/22 0%
Bảng 2.12. Kết quả khảo sát về mục đích áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty
Số người trả lời Tỉ lệ %
Nâng cao hiệu quả hoạt động và
chất lượng dịch vụ tại Công ty 10/22 45% Cải thiện quá trình quản lý nội bộ 5/22 23% Cải thiện sự hài lòng của khách
hàng và đối tác 7/22 32% Không thiết thực, tốn kém thời
Bảng 2.12. Kết quả khảo sát về việc áp dụng ISO 9001:2008 cần thiết như thế nào đối với công ty
Số người trả lời Tỉ lệ %
Rất cần thiết 14/22 65% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cần thiết 7/22 31%
Không cần thiết 1/22 4%
Khác 0 0
II. PHẦN CÂU HỎI DÀNH CHO TRƯỞNG CÁC PHỊNG BAN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Bảng 2.1. Kết quả khảo sát về sự quan trọng của ứng dụng ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phịng
Số người trả lời Tỉ lệ %
Rất quan trọng, cần ứng dụng vào doanh nghiệp đặc biệt là cơng tác văn phịng
5/5 100%
Khá quan trọng nhưng chỉ cần thiết đối với một số bộ phận tại doanh nghiệp
0/5 0%
Cần trang bị đầy đủ trang thiết bị,
tài chính trước khi ứng dụng 0/5 0% Khơng cần thiết nên không ứng
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát về việc tham gia đầy đủ các buổi đào tạo nhận thức về ISO 9000
Số người trả lời Tỉ lệ %
Tham gia đầy đủ
5/5 100%
Không tham gia đầy đủ 0/5 0% Có tham gia đầy đủ nhưng vẫn
phải tranh thủ giải quyết các công việc khác
0/5 0%
Ý kiến khác 0
Bảng 2.3. Kết quả khảo sát về việc sao chép các quy trình cơng việc ở các