8. Kết cấu khóa luận
3.6.Ban hành các văn bản
Công ty cần xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn xây dựng mục tiêu chất lượng, văn bản xác định rõ mục tiêu chất lượng của cơng ty nói chung và của các đơn vị trong cơng ty nói riêng. Để đạt được chính sách chất lượng thì đầu tiên các mục tiêu phải tương ứng và phù hợp, khơng thiếu sót. Mục tiêu chất lượng của công ty được xác định hàng năm dựa trên các nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế của công ty. Cụ thể đối với từng mục trong chính sách chất lượng cần xác định mục tiêu cơng ty, từ mục tiêu công ty đưa xuống thành mục tiêu bộ phận, từ mục tiêu bộ phận sẽ đưa thành mục tiêu nhân viên và đưa vào kế hoạch thực hiện hàng tháng/quý của bộ phận.
Hiện nay, tại phòng HCNS vẫn chưa có văn bản nào quy định về soạn thảo văn bản vẫn áp dụng theo thơng tư 55 về quy trình soạn thảo văn bản, chưa có các văn bản xây dựng các chế tài riêng đối với hoạt động văn phòng. Để hoạt động văn phòng đạt hiệu quả tốt, Trưởng phòng HCNS cần xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo văn bản thống nhất tồn cơng ty, tránh trường hợp mỗi CBNV làm một kiểu, đùn đẩy trách nhiệm nếu xảy ra sai sót.
Xây dựng và ban hành văn bản liên quan đến quy định về chế độ đãi ngộ, chính sách khen thưởng và xử phạt cho văn phịng nói chung và tồn bộ cơng ty nói riêng để khuyến khích CBNV yên tâm làm việc, gắn bó với cơng ty. Như vậy sẽ tạo được động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lượng, cũng như sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho các CBNV tìm ra các giải pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lượng. Hằng năm, công ty sẽ đưa ra một quỹ tiền thưởng cho từng bộ phận. Với từng mức độ đạt mục tiêu chất lượng thì sẽ tương ứng với từng ý mức thưởng, CBNV nào làm tốt sẽ được thưởng nhiều hơn những CBNV chưa làm tốt. Việc khen thưởng kịp thời là nguồn động viên rất lớn động viên
người lao động làm việc và gắn bó với cơng ty. Để tạo ra thách thức và thúc đẩy
sự nỗ lực của mỗi CBNV, cần xây dựng rõ quy chế bổ nhiệm, bãi nhiệm. Đánh giá lại năng lực làm việc và thực hiện bãi nhiệm nếu không đạt mục tiêu nhiều lần. Trong hoạt động văn phịng khơng thể đánh giá ngay được chất lượng làm việc song việc ứng dụng ISO 9001:2008 cũng mang lại những hiệu quả nhất định để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Tuy đã có quy trình quản lý văn bản đến, đi nhưng công ty cần xây dựng thêm quy chế văn thư lưu trữ. Quy chế quy định về các hoạt động văn thư lưu trữ trong quá trình quản lý văn phịng. Khi xây dựng các quy trình cần cơng khai các quyết định, cơng bố các Lưu đồ/Quy trình đã được xây dựng tại các phòng làm việc. Một trong những nguyên nhân gây ra sai sót, khơng đạt chất lượng trong công việc là nhân viên thực hiện chưa đúng quy trình tại quy trình cịn khó nhớ, dài dịng. Vì vậy, các quy trình làm việc cần được in ra và treo tại nơi làm việc của từng nhân viên các bộ phận để mỗi nhân viên có thể nhìn thấy hằng ngày và tham khảo khi thực hiện công việc.
Công ty cần xây dựng thêm một số Lưu đồ/Quy trình có áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 như quy trình về tổ chức hội họp, hội thảo; quy trình tổ chức sự kiện; quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác;…
Ví dụ về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo:
Bước 1: Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo
Trưởng phòng hành chính xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo về nội dung, thành phần, địa điểm và tổng kinh phí trình lãnh đạo. Sau khi được phê duyệt, Trưởng phịng phân cơng soạn thảo cơng văn kèm gửi các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện, kiểm tra và phát hành giấy mời tài liệu theo danh sách đã nêu trong kế hoạch. Thành lập Ban tổ chức phân công công việc cho từng đơn vị và thành viên; chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị, hội thảo.
Tiếp đón, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp số lượng đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo trình Lãnh đạo. Theo dõi diễn biến hội nghị, hội thảo và ghi kết luận của Lãnh đạo. Báo cáo cho Ban tổ chức nếu có vấn đề phát sinh đột xuất.
Văn phịng có trách nhiệm phân công lễ tân phục vụ hội nghị, hội thảo; hướng dẫn các đại biểu dự Hội nghị, hội thảo về địa điểm họp. Vận hành các thiết bị tin học, âm thanh, ánh sáng phục vụ hội nghị, hội thảo theo yêu cầu.
Bước 3: Công tác sau hội nghị, hội thảo
Soạn thảo báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo. Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo.
Xem xét, trình Lãnh đạo ký duyệt báo cáo. Văn thư nhân bản và phát hành báo cáo đã được Lãnh đạo phê duyệt. Phịng kế tốn phối hợp phòng, ban tổ chức làm thủ tục quyết tốn chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo.
Ban Tổ chức tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc các hoạt động của hội nghị, hội thảo (nếu cần).
Bước 4: Lập hồ sơ hội nghị, hội thảo Bước 5: Lưu hồ sơ.
3.7. Hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phịng
Hồn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển của cơng ty:
+ Bổ sung nhân viên cho Phịng HCNS và phòng Quản lý dự án;
Phòng HCNS hiện tại gồm: 01 trưởng phịng, 01 nhân viên hành chính, 01 nhân viên văn thư lưu trữ, 03 nhân viên bảo vệ, 03 nhân viên lái xe và 01 nhân viên tạp vụ. Qua bảng mô tả công việc, mỗi nhân viên thấy quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ của mình trong cơng việc, tuy nhiên hiện tại tại công ty nhân viên văn thư lưu trữ đang phải kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ của nhân viên lễ tân nên gặp khơng ít khó khăn khi thực hiện cơng việc chính của mình. Cần tuyển thêm nhân viên lễ tân cho công ty để công việc của mỗi cá nhân trong cơng ty
được hồn thiện và đạt kết quả tốt hơn.
+ Hồn thiện bảng mơ tả công việc cho từng chức danh dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng Phịng và các chỉ tiêu đánh giá thực hiện cơng việc dựa trên các mục tiêu của đơn vị.
Về hoạt động tuyển dụng – đào tạo nhân sự cần triển khai công tác đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, từ đó xác định nhu cầu đào tạo hoặc có kế hoạch tuyển dụng hợp lý. Hiện nay khâu tuyển dụng của công ty được tiến hành rất nghiêm túc và chặt chẽ theo quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc tuyển dụng của công ty một mặt nhằm tạo mặt bằng chất lượng đồng bộ đối với CBNV. Mặt khác, nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo, nâng cao chất lượng CBNV sau tuyển dụng. Quá trình đào tạo nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý nhằm không ngừng nâng cao chất lượng của đội ngũ CBNV trong công ty, đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của sự phát triển, tránh sự tụt hậu của công ty.
+ Đối với đội ngũ nhà quản lý: Cần đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ chun mơn cao, biết ngoại ngữ, sử dụng thành thạo vi tính, am hiểu thị trường và các luật kinh doanh. Vì đây sẽ tạo dựng cho công ty một đội ngũ các nhà quản lý tài giỏi, đầy đủ năng lực khi công ty ngày càng mở rộng.
+ Đối với đội ngũ CBNV: cần lập kế hoạch và xây dựng nội quy – quy chế, đào tạo phương pháp xúc tiến và công tác kiểm tra công việc cho từng nhóm đối tượng CBNV phù hợp tại cơng ty như: nhóm CBNV mới bắt đầu vào làm, nhóm làm việc từ 1 – 5 năm, nhóm làm việc trên 5 năm…; Tạo sự gắn bó quyền lợi, trách nhiệm giữa CBNV và cơng ty, khuyến khích họ cống hiến lợi ích cho cơng ty và cũng là cho bản thân họ.
Tạo và duy trì mơi trường làm việc năng động nhằm nâng cao động lực làm việc cho CBNV như: phát động chương trình thi đua trong chính các thành viên trong một phòng ban hoặc tạo cho các CBNV có khả năng chủ động hơn trong công việc; giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa Ban lãnh đạo với CBNV, sử dụng hiệu quả các công cụ tạo động lực cho CBNV như: chế độ nghỉ ngơi, vui chơi
giải trí … để tạo bầu khơng khí lành mạnh, thoải mái nhưng cũng gắn kết các CBNV với cơng ty hơn.
Nâng cấp hồn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng máy móc cho nhân viên cơng ty, bảo đảm cho người lao động có đủ điều kiện cần thiết để thực hiện cơng việc.
Có những chính sách đãi ngộ, chính sách tích cực hơn nữa về cơ hội phát triển nghề nghiệp cho CBNV, như thăng tiến nghề nghiệp… Tổ chức cho nhân viên xuất sắc hoặc tiên tiến những cơ hội có thể đi học, tu nghiệp nâng cao năng lực nghiệp vụ để nhân viên có thể gần gũi và gắn bó với cơng ty hơn.
Những giải pháp về nguồn nhân sự nêu trên nhằm mục đích tạo ra sự gắn bó hơn giữa cơng ty với CBNV, bảo đảm giữ được những CBNV xuất sắc, tránh gây biến động về nguồn nhân sự, thực hiện tốt nhất các quá trình về cung cấp nguồn nhân lực và quá trình quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.8. Tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống
Thành lập Ban quản lý chất lượng: công ty đã thành lập Ban chỉ đạo ISO trong quá trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, những CBNV thuộc Ban chỉ đạo ISO đều là những CBNV sử dụng thành thạo các quy trình các cơng cụ và hiểu rõ nội dung bản chất của HTQLCL nên các CBNV sẽ phụ trách việc kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống tại công ty và đặc biệt trong hoạt động văn phòng. Ban quản lý chất lượng được giao nhiệm vụ cải tiến hệ thống chất lượng của công ty, kết hợp với các bộ phận chức năng trong công ty phát triển và ứng dụng công nghệ mới và hoạt động kinh doanh.
Để tránh sai sót lớn có thể xảy ra trong quá trình áp dụng và thực hiện HTQLCL tại văn phịng cơng ty và các phòng ban khác, Ban quản lý chất lượng phải thường xuyên có các đợt kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Đồng thời cần có chính sách khuyến khích kịp thời đối với các CBNV, đơn vị đã phát hiện ra những sai sót và khắc phục nó. Đây cũng sẽ là động lực thúc đẩy CBNV trong công ty thực hiện tốt hơn nữa trách nhiệm của mình.
Việc kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống nhằm nâng cao ý thức của nhân viên trong công việc, đẩy nhanh sự cải tiến và phát triển của công ty, tạo môi trường làm việc lành mạnh và năng động cho nhân viên. Đưa văn hóa chất lượng vào cơng ty.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở những vấn đề được trình bày ở chương một và chương hai, chúng tôi đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng vào hoạt động văn phịng tại CTCP Hiền Đức: tăng cường cơng tác tuyên truyền, đào tạo về HTQLCL, ban hành các văn bản, hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng, tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống …
KẾT LUẬN
Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm bảo chất lượng, cải tiến chất lượng, tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ được thực hiện ở các doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm vật chất mà ngày càng được thực hiện rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ.
Việc áp dụng thành công HTQLCL tiên tiến đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế là một việc cần thiết để nhanh chóng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Hơn nữa, doanh nghiệp cần áp dụng, duy trì và hồn thiện HTQLCL để hoàn thành tốt các yêu cầu của hệ thống, cải tiến liên tục HTQLCL nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Vì vậy, việc nghiên cứu tìm ra các biện pháp hữu hiệu nhằm duy trì, hồn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phịng tại cơng ty cổ phần Hiền Đức” tại chương 1 đã đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặc biệt là tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tại chương 2, tôi đã giới thiệu sơ lược về cơng ty khảo sát, tìm hiểu nhận thức của lãnh đạo và CBNV trong tồn cơng ty về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và nêu ra thực trạng áp dụng HTQLCL trong hoạt động văn phịng tại cơng ty.
CTCP Hiền Đức là một trong những công ty đã áp dụng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL tại công ty vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục. Qua phân tích thực trạng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP hiền Đức đã thấy được những nhược điểm còn tồn tại trong HTQLCL tại công ty. Dựa trên cơ sở lý luận khoa học cùng những kiến thức đã học được tại Trường, để góp phần nâng cao hiệu quả khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức và tôi xin đưa ra một số khuyến nghị như sau:
Thứ nhất, sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của tồn thể CBNV trong
cơng ty là điều quan trọng nhất. Do đó, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động công ty địi hỏi sự quan tâm, duy trì và cải tiến thường xuyên nhằm mang lại hiệu quả thật sự. Đây là điều mà Ban lãnh đạo công ty cần thực hiện để tồn thể CBNV trong cơng ty có thể hiểu được quyền lợi và trách nhiệm của mỗi cá nhân vì mục tiêu chung góp phần nâng cao hiệu quả cơng việc.
Thứ hai, thành lập Ban quản lý chất lượng nhằm kiểm tra, giám sát chặt
chẽ các hoạt động của các phòng ban. Ban quản lý chất lượng sẽ giúp công ty phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng. Các phòng ban chỉ thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm đối với các cơng việc mình thực hiện. Qua đó, việc phát hiện ra sai sót trong hệ thống quản lý sẽ được phát hiện nhanh chóng và kịp thời để sớm có biện pháp khắc phục, phịng ngừa.
Thứ ba, cơng ty cần nghiêm túc hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào HTQLCL. Cần phải có những biện pháp xử phạt đối với những CBNV cố tình vi phạm như trốn tránh trách nhiệm, phá vỡ các nguyên tắc của hệ thống… Công ty cũng nên phổ biến tới từng phịng ban về văn hóa của cơng ty, giúp mọi người dần bỏ thói quen làm việc truyền thống và hòa nhập vào lối làm việc với tác phong chuyên nghiệp, thống nhất hơn.
Thứ tư, cần chun mơn hóa các phịng ban nhằm hạn chế bớt các thủ tục
hành chính rườm rà.
Thứ năm, cần có chính sách khuyến khích, động viên đối với những CBNV
trực tiếp làm công tác chất lượng để thu hút và giữ được những CBNV có năng lực.