2009.
2.2. Giới thiệu qui trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa hóa của chi nhánh:
- Bước 1: Tìm đối tác. Chi nhánh chưa có phòng nghiên cứu thị trường riêng mà công tác này do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Ở khâu này thì chi nhánh còn tương đối yếu, chưa chủ động được tìm đối tác mà chủ yếu là do đối tác tìm đến thông qua uy tín xuất khẩu của chi nhánh trong thời gian trước.
- Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng. Công tác này do phòng kinh doanh đảm nhiệm theo sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc chi nhánh. Và đàm phán ký kết hợp đồng do ban giám đốc của chi nhánh đàm phán trực tiếp với khách hàng. Sau
đó, ban giám đốc bàn bạc với phòng kinh doanh để hoàn chỉnh hợp đồng. Sau đó, ban giám đốc chủ quản ký kết với đối tác. Do qui trình rờm rà nên nó ảnh hưởng
đến khâu ký kết hợp đồng thanh toán, cơ hội kinh doanh của chi nhánh.
- Bước 3: Yêu cầu mở L/C và kiểm tra L/C. Để đảm bảo an toàn, chi nhánh thường áp dụng phương thức thanh toán là L/C. Còn đối với khách hàng quen thì dùng phương thức thanh toán TTR nhưng phải ứng trước 100% TTR trên giá trị hợp
đồng. Nguyên nhân là do giá trị của các đơn hàng thường có giá trị lớn.
- Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa để thực hiện hợp đồng. Tùy vào điều khoản đã ký kết với khách hàng mà chi nhánh tổ chức thu mua, chế biến theo yêu cầu. Chi nhánh thường áp dụng tiêu chuẩn HACCP trong quá trình sản xuất của chi nhánh. Ngoài ra, còn tùy thuộc vào từng thị trường mà chi nhánh còn áp dụng các tiêu chuẩn khác
như kiểm tra chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm theo qui định. Bao bì và đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.
- Bước 5: Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất hàng. Bộ phận KCS sẽ kiểm nghiệm
lượng, tạp chất, vị, mùi, cơ cấu, %mạ băng, ký hiệu/bao bì, gãy vỡ bất thường. Và trước khi xếp hàng thì chi nhánh mời đại diện của trung tâm kiểm tra chất lượng an toàn, vệ sinh thủy sản (NAFIQUAVED) giám định.
- Bước 6: Làm thủ tục hải quan. Vì chi nhánh sử dụng phương thức xuất khẩu
FOB do đó chi nhánh chỉ làm thủ tục xuất khẩu.
- Bước 7: Thuê tàu. Do chi nhánh sử dụng phương thức xuất khẩu FOB. Do đó, trách nhiệm thuê tàu là do bên nhà nhập khẩu chịu.
- Bước 8: Giao hàng cho người vận tải. Chi nhánh chỉ có trách nhiệm giao hàng qua lang cang tàu là hết trách nhiệm.
- Bước 9: Lập bộ chứng từ thanh toán. Sau khi giao hàng xong thì chi nhánh tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán theo hợp đồng, điều kiện trong L/C.
- Bước 10: Giải quyết khiếu nại (nếu có). Nếu có sai sót xảy ra thì khách hàng thông báo cho chi nhánh. Công việc này do phòng kinh doanh đảm nhiệm, phòng
sản xuất xét hồ sơ làm hàng xuất khẩu và tìm hiểu nguyên nhân. Sau đó, phòng sản xuất báo cáo kết quả cho ban giám đốc các vấn đề như truy suất hồ sơ lô hàng, điều tra nguyên nhân, hành động sữa chữa. Sau đó, tiến hành bàn bạc với khách hàng và tìm cách giải quyết.
- Bước 11: Thanh lý hợp đồng. Đây là khâu cuối cùng của qui trình xuất khẩu
của chi nhánh.
Tóm lại, tất cả các bước của qui trình xuất khẩu đều quan trọng. Do đó, chi nhánh cần thực hiện tốt ở tất cả khác khâu nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và ngày càng nâng cao uy tín của chi nhánh.
(nguồn: phòng kinh doanh của chi nhánh Lương Sơn)