Quy trình đánh giá là một chuỗi liên tiếp các hoạt động đánh giá có liên hệ mật thiết, hữu cơ, khoa học với nhau nhằm tạo ra kết quả đánh giá trung thực, khách quan, khoa học.
Hiện nay, quy trình chung trong đánh giá bao gồm các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho các tiêu chí đánh giá Bước 2: Xây dựng chính sách đánh giá
Bước 3: Thu thập thông tin liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người bị đánh giá
Bước 4: Đánh giá hoạt động của người bị đánh giá Bước 5: Trao đổi ý kiến đánh giá với người bị đánh giá
Bước 6: Quyết định kết quả đánh giá và các tài liệu có liên quan
Nguồn: Học viện Hành chính (2007), Giáo trình Tổ chức nhân sự hành
Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá cho các vị trí và các tiêu chí đánh giá
Như phân tích ở trên, tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá là những yếu tố cơ bản, nền tảng để thực hiện đánh giá, nếu khơng có các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá thì người đánh giá khó để đưa ra kết luận đánh giá và người bị đánh giá sẽ có thể khơng đồng ý về kết quả đánh giá. Cho nên, việc xây dựng các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá giúp cho việc đánh giá được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và có kết quả đánh giá chính xác, khách quan nhất.
Bước 2: Xây dựng các chính sách đánh giá
Chính sách đánh giá chính là việc cung cấp một số thông tin liên quan về công tác đánh giá cho chủ thể đánh giá và đối tượng bị đánh giá như: thời gian đánh giá, chủ thể đánh giá, nguyên tắc đánh giá, nội dung đánh giá,… Thơng thường, chính sách đánh giá sẽ được bộ phận phụ trách quản lý nhân sự lập thành văn bản và thông báo công khai cho các đơn vị biết để thực hiện và kèm theo các hình thức kỷ luật nếu thực hiện khơng chính xác những nội dung trong các chính sách đánh giá được xây dựng.
Bước 3: Thu thập thông tin liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người bị đánh giá
Đánh giá chỉ được thực hiện khi có thơng tin về người đánh giá. Thông tin đánh giá quyết định đến kết quả đánh giá, thơng tin chính xác thì kết quả đánh giá đúng và ngược lại.
Thông tin liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người bị đánh giá phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như: cấp trên, đồng nghiệp, người dân,… Để thực hiện được điều này cần có hệ thống thống kê, thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác đánh giá và cần phải biết chắt lọc những thơng tin đó để từ đó có những thơng tin chính xác nhất. Thơng tin thu
thập phải liên quan đến mục tiêu và các tiêu chí đánh giá, nếu khơng thì những thơng tin đó khơng có giá trị. Do vậy, việc thu thập thông tin liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của người đánh giá là rất quan trọng và cần thiết lưu tâm.
Bước 4: Đánh giá hoạt động của người bị đánh giá
Đây là bước tiếp theo của quy trình đánh giá, dựa trên những tiêu chuẩn, chính sách và thơng tin thu thập được về người bị đánh giá từ những bước thực hiện trên thì chủ thể đánh giá (người được đánh giá) sẽ tiến hành nhận xét, đánh giá người bị đánh giá. Trong đánh giá, cần phải cho người bị đánh giá biết được những ưu điểm cũng như nhược điểm của họ để từ đó khích lệ họ tiếp tục phát huy những mặt mạnh và nỗ lực cố gắng vượt qua những yếu kém. Tìm kiếm được những điểm này thì hoạt động đánh giá mới đúng nghĩa của nó và có ích cho tổ chức, tránh tình trạng đánh giá để vùi dập, kìm hãm người bị đánh giá.
Trong hoạt động đánh giá để có kết quả chính xác thì cần tn thủ các ngun tắc trong đánh giá và người đánh giá phải thật công tâm, đánh giá một cách khách quan.
Bước 5: Trao đổi ý kiến đánh giá với người bị đánh giá
Sau khi đã có kết quả đánh giá ban đầu, người đánh giá sẽ thực hiện trao đổi ý kiến với người bị đánh giá. Việc trao đổi ý kiến đánh giá với người bị đánh giá nhằm xem xét lại kết quả đánh giá một lần nữa để biết người bị đánh giá có thỏa mãn kết quả đánh giá ban đầu hay không? cũng như rút kinh nghiệm cho các lần đánh giá tiếp theo.
Đây là bước cuối cùng của quy trình đánh giá. Sau khi trao đổi ý kiến đánh giá với người bị đánh giá, người đứng đầu cơ quan, đơn vị sẽ đưa ra kết quả chính thức và thơng báo bằng văn bản cho tất cả mọi người được biết. Kết quả đánh giá này chính là cơ sở cho các hoạt động quản lý nhân sự như: đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển,.... và các tài liệu liên quan đến quá trình đánh giá cần được lưu trữ phục vụ cho cơng tác quản lý và tìm kiếm sau này.
Cịn tại văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước quy định về quy trình đánh giá cơng chức như sau:
Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý:
- Bước 1: Công chức làm báo cáo tự đánh giá theo mẫu có sẵn;
- Bước 2: Cơng chức tự báo cáo kết quả đánh giá tại cơ quan, đơn vị để
mọi người đóng góp ý kiến. Ý kiến đóng góp được lập thành biên bản và thơng qua tại cuộc họp.
- Bước 3: Cấp ủy đảng cùng cấp nơi cơng chức cơng tác có ý kiến bằng
văn bản về cơng chức được đánh giá, phân loại;
- Bước 4: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp tham khảo
ý kiến đóng góp và đưa ra kết quả đánh giá;
- Bước 5: Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp trên thông báo kết quả
cho công chức được biết.
Đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý:
- Bước 2: Công chức tự báo cáo kết quả đánh giá tại cơ quan, đơn vị để
mọi người đóng góp ý kiến. Ý kiến đóng góp được lập thành biên bản và thông qua tại cuộc họp.
- Bước 3: Người đứng đầu cơ quan đơn vị tham khảo ý kiến đánh giá,
quyết định kết quả đánh giá, phân loại và thông báo kết quả đánh giá, phân loại.