L ỜI CẢM ƠN !
5. Kết cấu đề tài
2.2.2.3. Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
Công ty đã thiết lập bộ “Quy chế tổchức“ trong đó có chứa “Bản mô tảcông việc của Công ty” nhằm quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn, năng lực, quan hệcông
tác, tiêu chí đánh giá công việc của các vị trí chức danh trong Công ty như: cán bộ
lãnh đạo, quản lý Công ty lấy đó làm cơ sở tuyển dụng, phân công, điều hành, quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quảcông việc của các chức danh thuộc Công ty.
TGĐ là người đại diện theo pháp luật của CTCP Đầu Tư - Dệt May Thiên An Phát, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.
TGĐ là người lãnhđạo và quản lý toàn bộhoạt động của Công ty, trực tiếp chỉ đạo về
chiến lược phát triển của Công ty và là người trực tiếp chỉ đạo công việc đối với các
đơn vị khác trong công ty như phòng Tài chính Kếtoán, phòng Nhân sựCông ty, Nhà máy Bao bì,…để đảm bảo rằng các quá trình hoạt động của Công ty đang cung cấp
đầu ra như dựkiến, thúc đẩy việc hướng vào khách hàng trong toàn bộtổchức và đảm bảo rằng HTQLCL phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Ngoài ra, Công ty còn phân công trách nhiệm, quyền hạn cho các chức danh khác trong từng đơn vị. Các đơn vị cam kết thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của các
đơn vịbằng cách xem xét và kí vào các văn bản được phân công, cam kết rằng nhiệm vụ các đơn vị và của mỗi người được thực hiện phù hợp với MTCL, hướng đến việc cam kết thực hiện CSCL mà Công ty đãđặt ra.
2.2.3. Hoạch định.
2.2.3.1.Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
CTCPĐầu Tư - Dệt May Thiên An Phátđã thực hiện xem xét các vấn đề bên
trong, bên ngoài và xác định nhu cầu và mong đợi của Công ty. Đồng thời xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết để cung cấp sự đảm bảo rằng HTQLCL có thể đạt được kết quả như dự kiến, nâng cao các tác động mong muốn và ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn để đạt được sựcải tiến đối với HTQLCL.
Để đạt được điều này, Công ty đã hoạch định các biện pháp để giải quyết các rủi ro và cơ hội mà Công ty đã và đang gặp phải bằng cách kiểm soát các quá trình. Các quá trình của Công ty (Được nêu trong điều khoản 2.2.1.4) sẽ giúp các đơn vị trong Công ty xác định được các quá trình cụthể. Các đơn vịsẽ xác định các rủi ro và
cơ hội dựa trên các quá trình cụthể để đưa ra các biện pháp hạn chếrủi ro. Các hoạt
động trong mỗi quá trình sẽ tương tác với nhau đồng thời bổsung cho nhau.
Dựa trên quá trình hoạt động của mỗi bộphận, những yếu tố được xem là mối nguy khi chúng gâyảnh hưởng đến kết quả đầu ra của hoạt động đó, không đáp ứng
được yêu cầu của các bên liên quan, không tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn và làm cho HTQLCL không có hiệu quả. Trưởng các đơn vị sẽ tìm hiểu bản chất của rủi ro và
xác định những ảnh hưởng của rủi ro đối với kết quả của các hoạt động và phân tích
rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độrủi ro và quyết định vềxửlý, kiểm soát rủi ro. Tuy nhiên, việc phân tích, thống kê rủi ro đãđược các đơn vị thực hiện nhưng có
một số đơn vị vẫn chưa thống kê đầy đủ.
- Tại phòng KỹThuật có thống kê rủi ro nhưng chưa đủ bằng chứng thống kê và thống kê chưa đầy đủcác rủi ro xảy ra trong quá trình.
Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng và tính chất của rủi ro, các đơn vị sẽtiến hành thực hiện các biện pháp cụthể đãđưa ra trong “Quy trình đánh giá rủi ro”. Các hành động được lựa chọn đểgiải quyết rủi ro và cơ hội phải tương xứng với tác động
đến sựphù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Công ty đã xây dựng thang đo, tiêu chí đánh
giá và tiến hành đánh giá cho mức độ ảnh hưởng, tần suất ra của rủi ronhư sau:
Mức độnghiêm trọng –Severity
Mức độ Mô tả Thang
điểm
Nghiêm trọng
Sai xót nghiêm trọng ảnh hưởng đến yêu cầu luật định,
an toàn và chất lượng.
5
Cao Sai xót xảy ra trên đa số, ảnh hưởng hàng loạt 4
Cần lưu
tâm
Sai sót phát sinh trong quá trình, cần phải được kiểm tra
ngay trên quá trình và cuối quá trình
3
Chấp nhận Sai sót phát sinh trong quá trình,được loại bỏ thông qua
việc kiểm soát cuối quá trình
2
Rất nhỏ Ảnh hưởng không đáng kể, tự triệt tiêu trong quá trình 1 Không Hoàn toàn bình thường, không có ảnh hưởng gì đếncác
yêu cầu của luật định, an toàn và chất lượng
Tần suất xảy ra–Likelihood
Khả năng xảy ra Tỉ lệ xuất hiện Thang điểm
Cao: Không thể tránh khỏi
>50% 5
40%-50% 4
Trung bình:Thường hay xảy ra
30%-40% 3
2
Thấp:Rất hiếm khi xảy ra
5%-10%
1 0%-5%
(Nguồn: Tài liệu vềQuy trìnhđánh giá rủi ro)
Sau đó mức độrủi ro được phân loại như sau:
Mức độ rủi ro (Risk) = Mức độ nghiêm trọng (S) x Tần suất có thể xảy ra (L)
Đối với từng loại rủi ro (như phân loại trên đây),
các đơn vị sẽ quyết định các biện pháp đểxử lý và kiểm soát các loại rủi ro đó. Bên
cạnh việc xác định các rủi ro và cơ hội đối với quá trình của Công ty, Trưởng các đơn
vị sẽ thực hiện các giải pháp kiểm soát rủi ro và đánh giá lại rủi ro của đơn vị theo biểu mẫu sau:
Hình 2. 2: Biểu mẫu đánh giá rủi ro các quá trình (Nguồn: Phòng Nhân sự)
Mặc dù các đơn vị đã xác định đầy đủ các quá trình hoạt động của mình, tuy nhiên một số đơn vị chưa bổ sung và cập nhật các rủi ro mới xảy ra và chưa đưa ra
biện pháp khắc phục để có thể ngăn chặn chúng trong quá trình thực hiện. Do đó,
trong quá trình phân tích nguyên nhân xảy ra rủi ro của một số đơn vị chưa đúng và
5 10 15 20 25 4 8 12 16 20 3 6 9 12 15 2 4 6 8 10 1 2 3 4 5 Không thểchấp nhận Cần xem xét cải thiện Chấp nhận
chưa đủ mạnh để có thể làm triệt để rủi ro. Qua quá trình đánh giá nội bộ, một số
nguồn gốc gây ra rủi ro còn tồn tại trong Công ty bao gồm:
- Tại nhà máy May 1 chưa kiểm soát hết quy trình may làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, mặc dù nhà máy có đưa ra biện pháp khắc phục
nhưng vẫn chưa hiệu quả.
- Tại nhà máy May 2, một số rủi ro liên quan đến nguyên nhân bên ngoài nhà máy cần đưa ra biện pháp kiểm soát bổ sung liên quan đến đơn vị đểxảy ra rủi ro cho nhà máy; các rủi ro phát sinh có sựlặp lại nên cần bổsung vào nhận dạng rủi ro đểcó biện pháp kiểm soát; nhà máy chưa đánh giá được rủi ro đã được nhận dạng mà chỉ đánh giá rủi ro phát sinh.
- Phòng KỹThuật có thống kê, phân tích rủi ro của đơn vịcó thực hiện nhưng phương pháp thống kê chưa hiệu quả, giải pháp đưa ra chưa đủ mạnh đểgiải quyết rủi ro xảy ra. Ví dụrủi ro: công nhân cắt vải vượt quá số lượng cho phép của một đợt cắt
nhưng việc kiểm tra phát hiện chưa được thực hiện tốt nhất, từ đó có thể dẫn tới rủi ro làm hư hỏng máy cắt hoặc các sản phẩm cắt ra không đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹthuật đãđặt ra.
- Phòng Kỹ Thuật chưa nhận diện rủi ro cho các đơn hàng khi triển khai sản xuất và có một số phụliệu không có chuẩn chấp nhận, hướng dẫn phương pháp kiểm tra, vị trí đo kích thước và thiết bị để kiểm tra đểphản ánh đúng kết quảsau kiểm tra.
- Mặt khác, ở Khối May có những rủi ro xảy ra trong nhà máy và nguyên nhân chủyếu là xuất phát từ các đơn vị liên quan như: phòng KỹThuật, phòng Nhân Sự,...
Thông thường, nhà máy sẽ đưa ra giải pháp kiểm soát mà thiếu sựphối hợp, liên kết với các đơn vị chính là nguyên nhân gây ra rủi ro. Điều này dẫn đến việc kiểm soát rủi ro không hiệu quảvà rủi ro có thểxảy raở các đơn vịkhác.
Tài liệu về “Quy trình đánh giá rủi ro” luôn được thay đổi, bổ sung của Công ty hoặc các tiêu chuẩn và do TGĐ Công ty quyết định. Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.1) của HTQLCL, các đơn vị đãđánh giá rủi ro các hoạt động trong quá trình thực hiện,
tuy nhiên các đơn vị chưa xác định triệt để các rủi ro và chưa đưa ra các biện pháp
khắc phục đủ mạnh để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.2.3.2. Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu chấtlượng lượng
Tài liệu về MTCL sẽ bao gồm doanh thu, lợi nhuận,…. CTCP Đầu tư – Dệt may Thiên An Phátđã thiết lập các MTCL chung cho toàn Công ty khi Công ty nhận
được mục tiêu chung của tập đoàn Dệt May Việt Nam. MTCL củaCông ty trong năm
2018 nêu rõ:
- Doanh thu bán hàng: 550 tỷ đồng. - Doanh thu CM May: 216 tỷ đồng. - Doanh thu Thùng Carton: 60 tỷ đồng. - Doanh thuống côn giấy: 10 tỷ đồng. - Doanh thu thêu: 7 tỷ đồng.
- Doanh thu Wash: 3 tỷ đồng.
-Đảm bảo thu nhập bình quân 7.000.000đồng/người/tháng -Đảm bảo mức cổtức cho các cổ đông là 50%/Vốn điều lệ.
- Tỷlệ đơn hàng may bịtái chếsau lần final đầu tiên không vượt quá 3%
- Đảm bảo 100% CBCNV CTCP Đầu Tư - Dệt May Thiên An Phát phải tôn trọng kỷluật, nghiêm chỉnh thực hiện nội quy, quy chế.
Dựa vào MTCL mà ban lãnh đạo đãđưa ra cho toàn Công ty. Trưởng các đơn
vị sẽdựa trêncơ sởMTCL của Công tyđể linh động đưa ra các mục tiêu của bộphận mình chủ quản (Vềdoanh thu, lợi nhuận, các kết quả dự báo sẽ đạt được trong từng
giai đoạn).Sau khi xác định và soạn thảo các MTCL của đơn vị mình dựa trên MTCL của Công ty,người Trưởng đơn vịsẽtrình lênTGĐ để được phê duyệt. Việc xác định MTCL của các đơn vịsẽ được thực hiện theo mỗi hàng tháng, hàng quý, hàng năm và
sẽ được đơn vị đó đánh giá việc thực hiện mục tiêu bằng cách phân tích kết quả đạt
được mỗi hàng tháng, hàng quý, hàng năm đạt được so với MTCL ban đầu, từ đó các đơn vịsẽ đưa ra giải phápđểduy trì hoặc nâng cao MTCL thích hợp cho từng đơn vị.
Tính đến tháng 10 năm 2018, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty được thểhiện trong bảng sau: Kếhoạch ( Tỷ đồng) Thực hiện đến 10/2018 ( Tỷ đồng) Phần trăm kếhoạch đạt được (%)
Doanh thu CM May 216 175,14 81,08
Doanh thu Cartoon 60 48,08 80,13
Doanh thuỐng côn 10 6,94 69,40
Doanh thu Thêu 7 5,85 83,57
Doanh thu Wash 3 1,82 60,67
Bảng 2. 3: Tình hình sản xuất kinhdoanh 10 tháng đầu năm 2018
(Nguồn: Tổng hợp từTài liệu phòng Tài chính –KếToán)
Qua bảng trên ta có thể nhận thấy rằng các chỉ tiêu doanh thu đều chưa đạt mục tiêu đề ra như ban đầu của Ban lãnh đạo. Doanh thu CM May, Cartoon và doanh
thu thêu đạt trên 80% mục tiêu đề ra tính đến hết tháng 10 năm 2018. Trong đó cao
nhất là doanh thu thêu đạt 83,57% mục tiêu. Khả năng sẽ đạt kếhoạch đềra trong hai tháng còn lại. Doanh thu ống côn chỉ đạt gần 70% và Doanh thu wash chỉ đạt gần 61% so với kế hoạch đặt ra, và khả năng sẽ không hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Nhằm đánh giá tiến trình hoàn thành kế hoạch, Công ty đã tiến hành các cuộc họp giao ban vào mỗi tháng và đánh giá các MTCL hàng tháng từng đơn vị đạt được.
Trưởng các đơn vịsẽ đưa ra các giải pháp đểnâng cao tình hìnhđạt được MTCL của
đơn vị nếu kết quả không đạt như kế hoạch đề ra từ trước, TGĐ sẽ căn cứ vào tình
hình thực tế đểphê duyệt các giải pháp của các đơn vị đểliên tục cải tiến cho phù hợp với tình hình hoạt động đảm bảo các MTCL phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.
MTCL tại một số đơn vị vẫn chưa phù hợp với tình hình thực tế hoạt động và
chưa có tính khả thi và chưa đưa ra được giải pháp hiệu quả để nâng cao tình hình thực hiện mục tiêu qua các tháng của các bộphận, cụthể:
- Tại bộphận wash nên xem xét lại tình phù hợp của MTCL,đến cuối tháng 10
năm 2018 mà bộ phận chỉ mới đạt gần 61% mục tiêu đề ra. Hai tháng còn lại thực hiện 40% còn lại của kếhoạch là rất khó.
- Tại nhà máy May 2, MTCL đãđược thực hiện, tuy nhiên cần xem xét lại nội dung của MTCL đểcập nhật các chỉ tiêu phù hợp với thực tếsản xuất kinh doanh đạt hiệu quả.
Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.2) của HTQLCL, các đơn vị chưa hoạch định chính xác MTCL phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị. Do đó, các đơn vị cần bám sát tình hình thực tế để đưa ra MTCL phù hợp và phải luôn xem xét mục tiêu khi có sự thay đổi đểthíchứng kịp thời với sự thay đổi.
2.2.3.3. Hoạch định sự thay đổi
Công ty đã thực hiện các nhu cầu thay đổi đối với HTQLCL. Khi có bất kỳsự thay đổiảnh hưởng đến hoạt động của Công ty, Công ty đưa ra các hoạt động đểthích
ứng với sự thay đổi đó.
Tuy nhiên, vẫn chưa có những bằng chứng cụthể cho sự ứng phó của công ty
đối với những thay đổi của môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến sự vận hành của HTQLCL.
Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.3) của HTQLCL, các đơn vị của Công ty đã thực hiện sự thay đổi. Tuy nhiên, không có bằng chứng vềsự thay đổi của công ty đểthích
ứng với những thay đổi từ bên ngoài, cách xử lý chưa phù hợp với tình hình hiện tại khi có bất kỳvấn đềlàmảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.2.4. Hỗtrợ.2.2.4.1. Nguồn lực 2.2.4.1. Nguồn lực
- Vềnhân lực:
Cùng với sự phát triển của Công ty, nhu cầu về nguồn nhân lực ngày càng
tăng, Công ty đã không ngừng đào tạo vềnhận thức và quản lý và thực hiện các hoạt
động nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và tạo điều kiện cho các thành viên hoàn thành tốt công việc cũng như cải tiến năng suất và hiệu quảcông việc (Bảng 2.6: Nguồn lực của công ty 10 tháng đầu năm 2018). Công ty đã thực hiện các kế hoạch tuyển dụng hàng năm và đưa ra các chính sách đánh giá, thi đua trong từng giai đoạn
để thúc đẩy việc thực hiện các công việc theo kếhoạch đề ra. Theo sốliệu thu thậpở
phòng Nhân sự, nguồn lực của công ty 10 tháng đầu năm 2018 như sau:
Bảng 2. 4: Tình hình laođộng của công ty 10 tháng đầu năm 2018
Toàn công ty Văn phòng Nhà máy may 1 Nhà máy may 2 Bao bì
Tổng số lao động 1961 122 845 921 73
1.Phân loại theo giới tính
Nam 542 53 203 219 67
Nữ 1419 69 642 702 6
2.Phân loại theo trìnhđộchuyên môn
Đại học 94 49 15 21 9