L ỜI CẢM ƠN !
5. Kết cấu đề tài
2.2.3.1. Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
CTCPĐầu Tư - Dệt May Thiên An Phátđã thực hiện xem xét các vấn đề bên
trong, bên ngoài và xác định nhu cầu và mong đợi của Công ty. Đồng thời xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết để cung cấp sự đảm bảo rằng HTQLCL có thể đạt được kết quả như dự kiến, nâng cao các tác động mong muốn và ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn để đạt được sựcải tiến đối với HTQLCL.
Để đạt được điều này, Công ty đã hoạch định các biện pháp để giải quyết các rủi ro và cơ hội mà Công ty đã và đang gặp phải bằng cách kiểm soát các quá trình. Các quá trình của Công ty (Được nêu trong điều khoản 2.2.1.4) sẽ giúp các đơn vị trong Công ty xác định được các quá trình cụthể. Các đơn vịsẽ xác định các rủi ro và
cơ hội dựa trên các quá trình cụthể để đưa ra các biện pháp hạn chếrủi ro. Các hoạt
động trong mỗi quá trình sẽ tương tác với nhau đồng thời bổsung cho nhau.
Dựa trên quá trình hoạt động của mỗi bộphận, những yếu tố được xem là mối nguy khi chúng gâyảnh hưởng đến kết quả đầu ra của hoạt động đó, không đáp ứng
được yêu cầu của các bên liên quan, không tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn và làm cho HTQLCL không có hiệu quả. Trưởng các đơn vị sẽ tìm hiểu bản chất của rủi ro và
xác định những ảnh hưởng của rủi ro đối với kết quả của các hoạt động và phân tích
rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độrủi ro và quyết định vềxửlý, kiểm soát rủi ro. Tuy nhiên, việc phân tích, thống kê rủi ro đãđược các đơn vị thực hiện nhưng có
một số đơn vị vẫn chưa thống kê đầy đủ.
- Tại phòng KỹThuật có thống kê rủi ro nhưng chưa đủ bằng chứng thống kê và thống kê chưa đầy đủcác rủi ro xảy ra trong quá trình.
Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng và tính chất của rủi ro, các đơn vị sẽtiến hành thực hiện các biện pháp cụthể đãđưa ra trong “Quy trình đánh giá rủi ro”. Các hành động được lựa chọn đểgiải quyết rủi ro và cơ hội phải tương xứng với tác động
đến sựphù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Công ty đã xây dựng thang đo, tiêu chí đánh
giá và tiến hành đánh giá cho mức độ ảnh hưởng, tần suất ra của rủi ronhư sau:
Mức độnghiêm trọng –Severity
Mức độ Mô tả Thang
điểm
Nghiêm trọng
Sai xót nghiêm trọng ảnh hưởng đến yêu cầu luật định,
an toàn và chất lượng.
5
Cao Sai xót xảy ra trên đa số, ảnh hưởng hàng loạt 4
Cần lưu
tâm
Sai sót phát sinh trong quá trình, cần phải được kiểm tra
ngay trên quá trình và cuối quá trình
3
Chấp nhận Sai sót phát sinh trong quá trình,được loại bỏ thông qua
việc kiểm soát cuối quá trình
2
Rất nhỏ Ảnh hưởng không đáng kể, tự triệt tiêu trong quá trình 1 Không Hoàn toàn bình thường, không có ảnh hưởng gì đếncác
yêu cầu của luật định, an toàn và chất lượng
Tần suất xảy ra–Likelihood
Khả năng xảy ra Tỉ lệ xuất hiện Thang điểm
Cao: Không thể tránh khỏi
>50% 5
40%-50% 4
Trung bình:Thường hay xảy ra
30%-40% 3
2
Thấp:Rất hiếm khi xảy ra
5%-10%
1 0%-5%
(Nguồn: Tài liệu vềQuy trìnhđánh giá rủi ro)
Sau đó mức độrủi ro được phân loại như sau:
Mức độ rủi ro (Risk) = Mức độ nghiêm trọng (S) x Tần suất có thể xảy ra (L)
Đối với từng loại rủi ro (như phân loại trên đây),
các đơn vị sẽ quyết định các biện pháp đểxử lý và kiểm soát các loại rủi ro đó. Bên
cạnh việc xác định các rủi ro và cơ hội đối với quá trình của Công ty, Trưởng các đơn
vị sẽ thực hiện các giải pháp kiểm soát rủi ro và đánh giá lại rủi ro của đơn vị theo biểu mẫu sau:
Hình 2. 2: Biểu mẫu đánh giá rủi ro các quá trình (Nguồn: Phòng Nhân sự)
Mặc dù các đơn vị đã xác định đầy đủ các quá trình hoạt động của mình, tuy nhiên một số đơn vị chưa bổ sung và cập nhật các rủi ro mới xảy ra và chưa đưa ra
biện pháp khắc phục để có thể ngăn chặn chúng trong quá trình thực hiện. Do đó,
trong quá trình phân tích nguyên nhân xảy ra rủi ro của một số đơn vị chưa đúng và
5 10 15 20 25 4 8 12 16 20 3 6 9 12 15 2 4 6 8 10 1 2 3 4 5 Không thểchấp nhận Cần xem xét cải thiện Chấp nhận
chưa đủ mạnh để có thể làm triệt để rủi ro. Qua quá trình đánh giá nội bộ, một số
nguồn gốc gây ra rủi ro còn tồn tại trong Công ty bao gồm:
- Tại nhà máy May 1 chưa kiểm soát hết quy trình may làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, mặc dù nhà máy có đưa ra biện pháp khắc phục
nhưng vẫn chưa hiệu quả.
- Tại nhà máy May 2, một số rủi ro liên quan đến nguyên nhân bên ngoài nhà máy cần đưa ra biện pháp kiểm soát bổ sung liên quan đến đơn vị đểxảy ra rủi ro cho nhà máy; các rủi ro phát sinh có sựlặp lại nên cần bổsung vào nhận dạng rủi ro đểcó biện pháp kiểm soát; nhà máy chưa đánh giá được rủi ro đã được nhận dạng mà chỉ đánh giá rủi ro phát sinh.
- Phòng KỹThuật có thống kê, phân tích rủi ro của đơn vịcó thực hiện nhưng phương pháp thống kê chưa hiệu quả, giải pháp đưa ra chưa đủ mạnh đểgiải quyết rủi ro xảy ra. Ví dụrủi ro: công nhân cắt vải vượt quá số lượng cho phép của một đợt cắt
nhưng việc kiểm tra phát hiện chưa được thực hiện tốt nhất, từ đó có thể dẫn tới rủi ro làm hư hỏng máy cắt hoặc các sản phẩm cắt ra không đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹthuật đãđặt ra.
- Phòng Kỹ Thuật chưa nhận diện rủi ro cho các đơn hàng khi triển khai sản xuất và có một số phụliệu không có chuẩn chấp nhận, hướng dẫn phương pháp kiểm tra, vị trí đo kích thước và thiết bị để kiểm tra đểphản ánh đúng kết quảsau kiểm tra.
- Mặt khác, ở Khối May có những rủi ro xảy ra trong nhà máy và nguyên nhân chủyếu là xuất phát từ các đơn vị liên quan như: phòng KỹThuật, phòng Nhân Sự,...
Thông thường, nhà máy sẽ đưa ra giải pháp kiểm soát mà thiếu sựphối hợp, liên kết với các đơn vị chính là nguyên nhân gây ra rủi ro. Điều này dẫn đến việc kiểm soát rủi ro không hiệu quảvà rủi ro có thểxảy raở các đơn vịkhác.
Tài liệu về “Quy trình đánh giá rủi ro” luôn được thay đổi, bổ sung của Công ty hoặc các tiêu chuẩn và do TGĐ Công ty quyết định. Căn cứ vào tiêu chuẩn (6.1) của HTQLCL, các đơn vị đãđánh giá rủi ro các hoạt động trong quá trình thực hiện,
tuy nhiên các đơn vị chưa xác định triệt để các rủi ro và chưa đưa ra các biện pháp
khắc phục đủ mạnh để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.