L ỜI CẢM ƠN !
5. Kết cấu đề tài
2.2.4.5. Thông tin dạng văn bản
Công ty đã ban hànhvăn bản “Quy định kiểm soát thông tin dạng văn bản” với mục đích quy định cách thức kiểm soát thông tin dạng văn bản trong Công ty nhằm duy trì hiệu lực của hệthống quản lý; quy định cách thức trình bày hệthống văn bản trong Công ty nhằm thống nhất cách thức ký mã hiệu, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng một cách có hệthống và nhanh chóng.
Hầu hết các đơn vị trong Công ty đã thành lập đầy đủ các văn bản cho các hoạt
động của đơn vị. Tuy nhiên, việc thực hiện lại bị động và các đơn vị bỏ qua các quá trình trong lúc thực hiện.
- Tạo mới và cập nhật : Khi phát sinh nhu cầu tạo mới hoặc sửa đổi thông tin dạng văn bản, Trưởng đơn vị tiến hành soạn thảo, sửa đổi hoặc liên hệ với bộphận, phòng ban có trách nhiệm soạn thảo, sửa đổi đểyêu cầu soạn thảo, sửa đổi.
Trách nhiệm soạn thảo, xem xét và phê duyệt các văn bản được quy định cụ
thể.
Văn bản được tạo mới cập nhật phải đảm bảo đúng theo quy chuẩn đã đưa ra
vềphần nhận biết và mô tả(Logo của Công ty, tiêu đề, ký mã hiệu, ngày hiệu lực, lần soát xét, trang, phần theo dõi sửa đổi, họ tên, chức danh và chữ ký người soạn thảo,
người xem xét, người phê duyệt); quy định về ký mã hiệu các văn bản. Nội dung thông tin dạng văn bản được trình bày thống nhất theo quy chuẩn đãđưa ra (Bao gồm các mục sau: Mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu tham khảo, định nghĩa và các từviết tắt, nội dung, biểu mẫu tham chiếu).
Đối với thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài, trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận văn thư hoặc các phòng ban chức năng nhận tài liệu, quy
định, các tiêu chuẩn, luật quốc tế, quốc gia hoặc các tài liệu do tập đoàn, nhà cung ứng, khách hàng,... cung cấp và trình choĐại diện lãnhđạo hoặc Trưởng đơn vị xem xét, phê duyệt. Nếu thông tin dạng văn bản đó phù hợp, thì sẽ được phân phối cho các bộphận liên quan đểáp dụng. Nếu không được phê duyệt, thì sẽ được hủy (nếu là bản mềm) hoặc lưu văn bản (nếu là bản cứng).
- Kiểm soát thông tin được lập văn bản: Các văn bản của Công ty đều được kiểm soát yêu cầu của HTQLCL bằng cách ban hành “Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản” nhằm thống nhất cách thức ký mã hiệu, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng tài liệu, hồ sơ và biểu mẫu một cách có hệ thống và nhanh chóng. Quy
trình nàyđã nêu rõ cách thực hiện việc kiểm soát các thông tin bằng văn bản theo các bước sau: Bước Trách nhiệm Trình tựthực hiện Biểu mẫu 1 Thư ký ISO, Trưởng đơn vị No 2 ĐDLĐ 3 TGĐ, PTGĐ, 4 Thư ký ISO 5 Đơn vị được phân phối, Thư ký ISO TAP- M02 6 Trưởng các đơn vị TAP- M04
7 Thư ký ISO TAP-
Thực hiện soạn thảo, Sửa đổi. Xem xét Phê duyệt Phân phối Cập nhật Thu hồi và hủy bỏ
Trưởng các
đơn vị
M03
Bảng 2. 5: Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Trưởng các đơn vị đã thực hiện việc cập nhật, phổ biến đến các bộ phận liên
quan trong đơn vị và tiến hành kiểm soát tài liệu và hồ sơ theo đúng quy trình. Mặc
dù đã đưa ra quy định nhưng trong quá trình thực hiện, các đơn vị không tránh khỏi sai sót khi kiểm soát:
+ Hệthống tài liệu của Phòng KỹThuậtđã lỗi thời vềQuy chếtổchức, Hướng dẫn sửdụng thước dây đã lỗi thời nhưng chưa được soát xét cập nhật.
+ Hệthống Tài liệu của Nhà máy May 2, “Kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm may” đã lỗi thời nhưng chưa được soát xét, thay đổi.
+ Do quy mô của công ty đang lơn dần, nên trong Danh mục tài liệu của Phòng Nhân sự Quy chế tổ chức được ban hành cần được soát xét lại phần “yêu cầu kinh nghiệm” đểphù hợp với thực tếyêu cầu.
Căn cứ vào tiêu chuẩn (7.5) của HTQLCL, Công ty đã cung cấp đầy đủ các
thông tin được lập thành văn bản theo yêu cầu và các thông tin được tạo mới và cập nhật đã điền đầy đủ thông tin và được mô tả theo đúng quy định. Tuy nhiên, các đơn
vị vẫn chưa đồng bộtrong việc cập nhật các thông tin và việc kiểm soát các thông tin
chưa chặt chẽ gây khó khăn trong việc soát xét.