mại
Khái niệm Ngân hàng thương mại: Ngân hàng thương mại là một tổ chức kinh tế, hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, cung cấp một số dịch vụ cho khách hàng và ngược lại ngân hàng thương mại nhận tiền gửi của khách hàng với các hình thức khác nhau. Nghiệp vụ kinh doanh của Ngân hàng thương mại rất phong phú và đa dạng cùng với sự phát triển của khách hàng, khoa học kỹ thuật kinh tế và xã hội, hoạt động của Ngân hàng thương mại cũng có nhiều phương pháp mới, nhưng các nghiệp vụ kinh doanh về cơ bản không thay đổi là nhận tiền gửi và hoạt động cho vay, đầu tư và nghiệp vụ thanh toán. Qua ngân hàng thương mại các chính sách tài chính tiền tệ của Quốc gia sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và cũng nhờ nó mà việc kiểm soát hoạt động của các doanh nghiệp theo đúng luật pháp được dễ dàng hơn. Sự ra đời, tồn tại và phát triển của ngân hàng luôn gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế và đời sống xã hội.Trong cơ chế thị trường, các Ngân hàng thương mại và các tổ chức tín dụng cũng là các doanh nghiệp nhưng chúng là những doanh nghiệp đặc biệt vì tài sản trong quá trình kinh doanh của các ngân hàng thương mại đều phụ thuộc vào các khách hàng.
Mặt khác, hàng hóa mà các Ngân hàng kinh doanh là một loại hàng hóa đặc biệt, nó rất nhạy cảm với sự biến đổi của thị trường và tình hình kinh tế xã hội. Vì thế môi trường tổ chức của ngân hàng thương mại có những đặc điểm sau đây:
Môi trường mối quan hệ con người: Chủ yếu đề cập đến mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau và giữa các phòng ban trong ngân hàng. Có thể là quan hệ theo chiều dọc hoặc chiều ngang.
Mối quan hệ giữa các Ban/Trung tâm tại trụ sở chính với các phòng tại chi nhánh trong xử lý nghiệp vụ là mối quan hệ: chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ trợ và phối hợp triển khai nhiệm vụ cụ thể theo quy định điều hành của Tổng giám đốc và các quy trình, quy định nghiệp vụ liên quan.
Mối quan hệ giữa các phòng trong chi nhánh là mối quan hệ phối hợp công tác theo quy trình nghiệp vụ và theo chức năng của từng phòng. Mối quan hệ giữa các phòng tại trụ sở chi nhánh với phòng giao dịch và quỹ tiết kiệm là mối quan hệ: hướng dẫn, kiểm tra và hỗ trợ về nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh chung.
Có thể ví dụ hai trường hợp điển hình cho mối quan hệ con người theo chiều dọc và theo chiều ngang như sau.
Quan hệ theo chiều dọc: Khi tại Phòng giao dịch A phát sinh một khoản tín dụng vượt thẩm quyền, sẽ lập báo cáo đề xuất và trình lên cấp cao hơn là Chi nhánh quản lý. Trường hợp vượt thẩm quyền Chi nhánh sẽ trình hồ sơ lên Hội sở.
Quan hệ theo chiều ngang: Là mối quan hệ hỗ trợ, tác nghiệp giữa các phòng/ban. Ví dụ quy trình tín dụng tại BIDV, gồm có ba phòng ban tham gia (Quản lý khách hàng, Quản trị tín dụng, Dịch vụ khách hàng). Sau khi hồ sơ đã được lãnh đạo Quản lý khách hàng phê duyệt hợp đồng, sẽ chuyển sang bộ phận Quản trị tín dụng để nhập liệu lên chương trình, khởi tạo tài khoản vay, lưu trữ hồ sơ, theo dõi và quản lý nợ. Sau khi có tài khoản vay, bộ phận Dịch vụ khách hàng sẽ thực hiện giải ngân cho khách hàng.
Cả trong mối quan hệ con người theo chiều ngang hay chiều dọc, đều cần phải có sự phối hợp công tác nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn nhau trong từng khâu từng
bước, cùng thực hiện một nhiệm vụ chung. Chỉ cần mối quan hệ này không tốt, chỉ cần một khâu, một quá trình nhỏ bị chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ.
Tại các ngân hàng thương mại thường quy định rõ các quan hệ, ứng xử giữa các cấp: Ứng xử của lãnh đạo với nhân viên, ứng xử của nhân viên với lãnh đạo, ứng xử giữa các đồng nghiệp.
Môi trường quy trình nội bộ: ngân hàng thương mại kinh doanh hàng hóa đặc biệt, mang tính rủi ro cao nên việc xây dựng quy trình nội bộ tại từng mảng nghiệp vụ cụ thể là nhiệm vụ quan trọng mà mỗi ngân hàng thương mại cần phải thực hiện liên tục. Đó có thể là quy trình tín dụng, quy định pháp lý tiền gửi, quy định về nghiệp vụ huy động vốn, quy định chuyển tiền trong nước và quốc tế...
Tất cả các yếu tố liên quan môi trường này có thể tích hợp vào hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Trong mô hình quản trị ngân hàng thì hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là một yếu tố mang tính sống còn. Đây là hệ thống các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức, được thiết lập để phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của ngân hàng. Đồng thời, đảm bảo mọi cán bộ nhân viên đều phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ. Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ điều chỉnh hành vi của các thành phần nghiệp vụ, không chỉ giới hạn trong kiểm soát chức năng kinh doanh, kiểm soát tài chính mà còn điều chỉnh toàn bộ các chức năng như: quản trị điều hành, bộ máy tổ chức, nhân sự,... Đối với các ngân hàn g thương mại Việt Nam, đặc biệt là một số ngân hàng vẫn đang trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động, thì hệ thống kiểm soát nội bộ càng trở nên quan trọng. Bởi khi tầm vóc ngân hàng được nâng lên, thì quyền hạn và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp, nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình trao đổi thông tin càng chậm, tài sản khó quản lý do phân tán ở nhiều nơi trong nhiều hoạt động khác
nhau, do đó phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm duy trì sự hoạt động an toàn, bền vững của ngân hàng.
Môi trường hệ thống mở: Thể hiện chủ yếu qua quy chế điều động, luân chuyển cán bộ và quy chế đào tạo bổ sung sau tuyển dụng:
Điều động, luân chuyển cán bộ là việc điều chuyển cán bộ từ vị trí công tác này sang một vị trí công tác khác hay một đơn vị công tác khác trong cùng hệ thống gắn liền với công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng cán bộ hoặc theo yêu cầu quản lý và kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại.
Việc điều động, luân chuyển cán bộ ở Ngân hàng thương mại nhằm hai mục đích chính. Thứ nhất, ngân hàng thương mại kinh doanh hàng hóa đặc biệt, yếu tố rủi ro từ đạo đức của nhân viên khá cao, nên việc luân chuyển sẽ hạn chế việc cán bộ quá quen biết, thân thiết với nhau, họ có thể bỏ qua một số biện pháp kiểm soát nghiệp vụ cần thiết. Từ đó, rủi ro có thể phát sinh, cả khách quan lẫn chủ quan, gây tổn thất cho ngân hàng.
Thứ hai, đa số các nhân viên được tuyển dụng vào ngân hàng đều có trình độ khá cao. Khả năng thay đổi và thích nghi với công việc mới, vị trí mới là khá tốt. Thông qua việc điều động, luân chuyển này, nhân viên có thể học hỏi được thêm nhiều mảng nghiệp vụ, rất có ích cho việc chuẩn bị kiến thức nền tảng để tham gia công tác quản lý, lãnh đạo đơn vị.
Các ngân hàng thương mại đặc biệt chú trọng đến công tác đào tạo sau tuyển dụng. Việc này nhằm cập nhật những thay đổi không ngừng của ngành ngân hàng, nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Có thể là hình thức tự đào tạo, nhân viên tự chủ động tham gia các khóa tạo đạo nhằm bổ sung kiến thức, kỹ năng...cho mình, hoặc các hình thức đạo tạo do ngân hàng thương mại tổ chức.
Môi trường mục tiêu hợp lý: Các ngân hàng thương mại khi xây dựng mục tiêu kế hoạch kinh doanh luôn dựa vào tầm nhìn chiến lược đã được hội đồng
cấp cao đưa ra. Các mục tiêu này được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu, số liệu cụ thể, phân giao cho các cấp từ cao xuống thấp. Sau đó từng đơn vị sẽ xem xét và quyết định mức độ phân giao kế hoạch, mục tiêu hợp lý đến từng nhân viên, trên cơ sở xem xét đầy đủ các yếu tố về chức vụ, kinh nghiệm, thâm niên công tác.
Nhìn chung, mục tiêu được xem là hợp lý khi đáp ứng đầy đủ các yếu tố sau:
- Tính cụ thể: Mục tiêu đúng là mục tiêu cụ thể, thể hiện kết quả cụ thể cuối cùng cần đạt được khi tiến hành những hành động nhất định. Nó chỉ rõ
mục tiêu liên quan đến vấn đề nào, giới hạn về thời gian và không gian thực hiện. Mục tiêu càng cụ thể thì càng dễ hoạch định phương hướng, giải pháp chiến lược để thực hiện mục tiêu đó. Thông thường các mục tiêu ở cấp hội sở sẽ
mang tính tổng quát cao, còn các mục tiêu ở cấp chi nhánh, cấp vùng, cấp chức
năng hay ở các công ty trực thuộc thì sẽ cụ thể, chi tiết hơn.
- Tính nhất quán: Các mục tiêu thường không nhất quán và có mối quan hệ trái ngược nhau, như lợi nhuận trước mắt thường ngược với tăng trưởng
lâu dài, nới lỏng tín dụng thường làm tăng rủi ro tín dụng... Do đó, khi xác định
mục tiêu chiến lược phải luôn chú ý đảm bảo sao cho chúng nhất quán với nhau.
Điều này có nghĩa là nó phải phù hợp và đồng bộ với nhau, nhất là việc hoàn thành mục tiêu này không cản trở việc hoàn thành mục tiêu khác..
- Tính đo lường: Tính chất có liên quan đến tính cụ thể của mục tiêu, có nghĩa là một mục tiêu càng cụ thể thì càng phải thể hiện rõ ở khả năng
hợp với khả năng của ngân hàng. Những mục tiêu này phải là kết quả tổng thể của những hoạt động mà ngân hàng có thể thực hiện trong môi trường mà nó hoạt động trên thực tế chứ không phải là một thị trường giả sử.
- Tinh thách thức: Nội dung các mục tiêu phải có tính thách thức trên cở sở hy vọng cao để các nhà quản trị và nhân viên ngân hàng thực sự nỗ lực phấn đấu thực hiện và hoàn thành. Điều này sẽ tạo một tiền lệ tốt để mọi người luôn tìm tòi, phát huy sáng kiến để đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, ngân hàng
đặt ra các mục tiêu quá cao, không sát thực tế hay khó có thể đạt được thì nó trở
nên phản tác dụng vì nó khiến mọi người chán nản, mất lòng tin vào chiến lược
trở nên chỉ là ảo vọng không có khả năng thực hiện.
- Tính linh hoạt: Các mục tiêu kinh doanh được đặt ra trong môi trường kinh doanh trong tương lai. Do đó, các mục tiêu được xây dựng phải có
tính linh hoạt hay phải có khả năng điều chỉnh cho phù hợp với các nguy cơ và
cơ hội xảy ra trong môi trường kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, ngân hàng cần lưu
ý rằng việc thay đổi và điều chỉnh quá thường xuyên sẽ dẫn đến sự rối loạn trong
chiến lược, chính sách và các chương trình hoạt động.
Ngân hàng thương mại cũng thông qua các chương trình, phần mềm để hỗ trợ và kiểm soát việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của đơn vị, cá nhân. Ví dụ điển hình là hệ thống chỉ số dùng để đo lường hiệu suất công việc KPI (Key Performance Indicators), hay cao điểm cân bằng BSC (Balanced Scorecard).