7. Kết cấu khóa luận
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tạ
3.2.1. Môi trường kiểm soát
- Cần văn bản hóa các quy định về thực thi tính chính trực, nội quy, điều lệ trong
công ty: Giám đốc có thể là người trực tiếp xây dựng bộ khung các quy định, nếu không có đủ khả năng thì có thể thuê bộ phận chuyên trách thiết kế nhưng sẽ tốn kém thêm chi phí. Do vậy, để đáp ứng tình hình thực tế, công ty nên xây dựng quy định dựa trên yêu cầu toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty cần phải góp ý, cùng nhau xây dựng lên các nội quy, quy định cho công tỵ Sau khi văn bản hóa các quy định, giám đốc và các trưởng bộ phận cần là những người tiên phong tuân thủ theo các quy định do mình đặt ra để làm gương cho nhân viên.
Mức độ Hậu quả Giải thích
ĩ Văn bản hóa các quy định về việc phân công phân nhiệm, nêu rõ ràng và chi tiếtRất nhỏ Thiệt hại dưới 5 triệu về việc ai được đảm nhận công việc gì, quyền hạn ra sao, chỉ được phép làm thay công việc của người khác khi có những điều kiện gì,.
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, bao gồm các vấn đề cần lên sẵn như: Vị trí nào còn đang thiếủ Vị trí nào trong tương lai cần phải tuyển? Mỗi phòng ban bao nhiêu người là đủ? Tính toán các chi phí,...
Cơ cấu tổ chức cần tổ chức thêm phòng ban chuyên xét duyệt tín dụng. Nếu công ty không muốn bỏ thêm chi phí để chi trả thêm cho bộ phận mới thì có thể đào tạo 1-2 nhân viên ở phòng kinh doanh kiêm luôn công việc xét duyệt, đồng thời tăng lương thưởng cho họ để tạo động lực.
Trình độ sử dụng máy tính có sự chênh lệch thì cần yêu cầu nhân viên cũ hướng dẫn cho những người mới, trong quá trình làm việc có gì thắc mắc thì có thể hỏi nhaụ Ngoài ra, công ty có thể tổ chức thêm 1 buổi vào cuối tuần để hướng dẫn nhân viên mới, công việc này có thể do trưởng bộ phận hoặc người có trình độ về máy tính đảm nhận.
Để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo thì công ty nên bổ sung vào yêu cầu tuyển dụng về trình độ sử dụng máy tính.
Dù việc thưởng, đãi ngộ phụ thuộc vào tình hình kinh doanh cũng là một cách tốt để công ty đi lên nhưng cũng dễ để mất nhân viên nếu tình hình kinh doanh không tốt. Do vậy, các chính sách nhân sự, lương thưởng hay lịch trình tăng lương, cấp bậc nên quy định rõ ràng, công khai và minh bạch để tạo lòng tin vững chắc và sự an tâm trong quá trình làm việc cho nhân viên.
3.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Cần thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, như đã đề cập, giám đốc có thể tự mình xây dựng quy trình đánh giá rủi ro thông qua việc tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu trên mạng hoặc nếu chưa đủ khả năng để xây dựng thì giám đốc có thể thuê người có chuyên môn để tư vấn hay thực hiện việc này thay cho giám đốc (chẳng hạn như thành lập ban kiểm soát hay bộ phận kiểm toán nội bộ,.). Quy trình đánh giá rủi ro có thể được xây dựng như sau:
- Việc đầu tiên cần làm trong quy trình đánh giá rủi ro là xác định rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền. Người xác định và đánh giá rủi ro cần tổng
Trần Thị Thu Thủy 93 K20KTG
hợp đầy đủ các hoạt động diễn ra trong chu trình bán hàng - thu tiền tại đơn vị. Từ đó, đối với mỗi hoạt động, công việc đã được liệt kê, người xác định và đánh giá cần chỉ ra các nguy cơ dẫn đến rủi ro và đưa ra các rủi ro có thể xảy ra từ những nguy cơ trên. - Giai đoạn thứ hai là xem xét và ước tính mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại của các rủi ro đã được liệt kê.
+ Đối với những rủi ro đã từng xảy ra trong công ty thì việc ước tính mức độ
nghiêm trọng là tương đối dễ dàng.
+ Đối với những rủi ro chưa từng xảy ra thì chúng ta cần ước tính nếu rủi ro đó
xảy ra thì sẽ gây ra những thiệt hại nàọ Công ty có thể phân chia mức độ của rủi ro thành 5 cấp độ thiệt hại khác nhau để dễ dàng cho công việc đánh giá. Người đánh giá có thể dựa vào bảng 3.1 dưới đây để ước tính được các mức độ của thiệt hại do các rủi ro gây ra trong Dược Phẩm Minh Đức Phát:
Đơn vị tính: VNĐ
3 Trung bình Thiệt hại từ 20 triệu đến 60 triệu
4 Lớn Thiệt hại từ 60 triệu đến ĩ00 triệu
5 Rất lớn Thiệt hại trên ĩ00 triệu
Mức độ Khả năng xảy ra Giải thích
ĩ Rất hiếm xảy ra Xảy ra ĩ lần trong 2 năm
2 Khó xảy ra Xảy ra từ ĩ đến 3 lần trong ĩ năm
3 Có thể xảy ra Xảy ra từ 4 đến 7 trong ĩ năm
4 Rất có thể xảy ra Xảy ra từ 8 đến ĩĩ lần trong 1 năm
5 Thường xuyên xảy ra Xảy ra trên khoảng ĩ2 lần trong 1 năm
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
- Tiếp theo, người đánh giá cần phải đánh giá khả năng xảy ra rủi ro ở mức độ
nàọ
Hậu quả Rất hiếm xảy ra (1) Khó xảy ra (2) Có thể xảy ra (3) Rất có thể xảy ra (4) Thường xuyên xảy ra (5) Rất nhỏ (1) “2 1 1 Nhỏ (2) “2 1 ~6 1 lõ Trung bình (3) 1 ~6 ^9 12 15 Lớn (4) 1 1 12 16 20 Rất lớn (5) ~5 lõ 20 25 — Rủi ro thấp (Từ 1 đến 4
Rủi ro trung bình (Từ 5 đến 8 điểm) Rủi ro cao (Từ 9 đến 12 điểm) Rủi ro rất cao (Từ 15 đến 25 điểm)
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
Trần Thị Thu Thủy 94 K20KTG
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Các mức khả năng xảy ra rủi ro trên bảng 3.2 được tác giả xây dựng thông qua việc nghiên cứu và đánh giá về quy mô và quá trình hình thành của DN. Từ các mức độ đã đưa ra, chúng ta có thể xác định cấp độ rủi ro bằng công thức:
Mức độ rủi ro = Khả năng xảy ra (Tần suất) x Mức độ ảnh hưởng (Hậu quả)
Từ công thức trên, người đánh giá có thể phân chia mức độ rủi ro thành 4 cấp độ như bảng 3.3 sau:
Chẳng hạn, đối với rủi ro thủ kho không giám sát quá trình nhân viên kho đóng gói hàng dẫn tới việc soạn nhầm hàng cho khách đã từng xảy ra vào năm 2020: Việc soạn nhầm hàng đã xảy ra 3 lần trong năm và hậu quả được ước tính là khoảng 1,5 triệu VNĐ do tăng thêm chi phí giao lại hàng (số liệu được cung cấp bởi kế toán trưởng
công ty). Dựa vào bảng 3.1 và 3.2, ta có thể nhận định rủi ro này là khó xảy ra và hậu quả là rất nhỏ, từ đó, người đánh giá có thể đánh giá rủi ro này ở mức độ thấp, thiệt hại nhẹ dựa vào bảng ma trận 3.3. Công ty có thể đưa ra biện pháp xử lý khi xảy ra rủi ro này bằng cách xin lỗi khách hàng, khiển trách nhân viên bằng việc trừ một tuần lương, tặng khuyến mại kèm theo cho khách khi mua hàng lần tiếp theo tại công ty,...
Giả sử, trường hợp việc đóng soạn nhầm hàng cho khách diễn ra 4 lần trong 1 năm và mức độ thiệt hại cho công ty là hơn 5 triệu đồng (do việc đóng gói nhầm hàng có trị giá cao hơn hàng mà khách có nhu cầu mua nhưng cuối ngày bộ phận kho kiểm kê mới phát hiện nhưng không biết nhầm lẫn ở khách hàng nào) thì mức độ rủi ro được đánh giá ở mức trung bình. Đối với mức độ này, công ty có thể đưa ra phương án xử lý như quy trách nhiệm cho thủ kho và nhân viên kho phải đền bù số thiệt hại mà công ty phải chịu, trừ một tuần lương để khiển trách và cảnh cáo,...
Thực tế, DN nên dự kiến các rủi ro sẽ xảy ra và giải pháp xử lý chứ không nên gặp phải rủi ro rồi mới khắc phục. Chẳng hạn, đối với một số rủi ro tiềm ẩn như: Kế toán trưởng kiêm thủ quỹ có thể dẫn đến rủi ro biển thủ tiền của công ty nhờ vào kinh nghiệm lâu năm của mình hoặc có thể thông đồng với kế toán công nợ để làm việc nàỵ Giả sử, hàng tháng trong năm, kế toán trưởng (kiêm thủ quỹ) biển thủ 500.000 VNĐ từ quỹ của công ty (mức độ xảy ra là 12 lần trong một năm), chúng ta có thể đánh giá rủi ro trên là cao, mặc dù hậu quả của rủi ro này là nhỏ nhưng mức độ xảy ra lại thường xuyên. Về giải pháp để xử lý rủi ro ở mức độ này, công ty có thể xử lý bằng việc quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm về việc kế toán trưởng kiêm thủ quỹ, xử phạt kế toán trưởng hoặc cả kế toán công nợ nếu có sự thông đồng phải đền bù số tiền đã biển thủ lại cho công ty, công ty nên tách biệt công việc kế toán với thủ quỹ, trừ một tuần lương để khiển trách. Nếu rủi ro kế toán kiêm thủ quỹ biển thủ tiền công ty ở mức rất cao, công ty có thể tiến hành thêm các biện pháp ngoài những biện pháp trên như đuổi việc kế toán trưởng hoặc cả kế toán công nợ nếu có sự thông đồng, đồng thời tiến hành khởi kiện vì tội chiếm đoạt tài sản của công ty,.
3.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
- Cần phải văn bản hóa quy định về việc tra soát lại chu trình kinh doanh, chỉ rõ
trách nhiệm của các bên khi có vi phạm xảy rạ Giám đốc cần đột xuất kiểm tra việc thực hiện và tra soát lại chu trình của nhân viên.
Yêu cầu tất cả nhân viên bộ phận kế toán phải cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm kế toán để tránh lỗi phần mềm, nếu không thực hiện sẽ bị xử phạt.
Yêu cầu nhân viên sao lưu dữ liệu trong quá trình làm việc. Công ty nên mua USB hoặc thẻ nhớ để tiến hành sao lưu dữ liệu, hoặc có thể sao lưu lên Google Drive, mua thêm dung lượng Drive nếu không đủ bộ nhớ.
Công ty nên mua phần mềm diệt virus và yêu cầu nhân viên diệt virus mỗi khi làm việc.
Việc góp ý hay báo cáo sai phạm đến giám đốc cần phải bí mật hơn nữa, nên có 1 khung giờ để chuyên trao đổi và góp ý những vấn đề trong công ty, khuyến khích việc gọi điện trực tiếp, gửi thư hoặc tin nhắn kèm chữ kí, một vài giấy tờ chứng minh thân phận cho giám đốc để có thể biết người báo cáo là ai, có đúng là người đó hay là giả mạọ Giám đốc cũng cần có những hành động đảm bảo giữ danh tính của những người báo cáọ
3.2.4. Các hoạt động kiểm soát
Thứ nhất, đối với nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng
Văn bản hóa quy định nhân viên kinh doanh phải báo giá thường xuyên không chỉ khách hàng mới mà cả khách hàng cũ. Nếu không thông báo, dù để xảy ra sai sót hay không đều sẽ bị phạt, mức phạt tùy theo hậu quả gây ra nặng hay nhẹ.
Khuyến khích khách hàng có đơn đặt hàng cụ thể bằng văn bản.
Thứ hai, đối với nghiệp vụ xét duyệt tín dụng
Cần có bộ phận xét duyệt tín dụng hoặc người có chuyên môn xem xét xét duyệt đồng ý bán chịụ
Công ty (có thể là giám đốc) tự xây dựng chính sách bán chịu nếu có đủ khả năng, chính sách sẽ có thể bao gồm: hạn mức tín dụng cho khách, chiết khấu thanh toán áp dụng cho khách hàng trả sớm trong vòng bao ngày, tiêu chuẩn tín dụng,.. .Chính sách bán chịu cần đầy đủ chữ kí, dấu xét duyệt để làm căn cứ cho nhân viên phải tuân thủ.
Thứ ba, đối với nghiệp vụ bán hàng
+ Trách nhiệm của thủ kho trong việc kiểm soát kho hàng, kiểm tra và giám sát việc thực hiện đóng gói hàng của nhân viên kho trước khi giao hàng, tiêu chuẩn đóng gói,.. .Neu có sai phạm xảy ra sẽ xử phạt theo mức độ trong quy định.
+ Trách nhiệm của nhân viên giao hàng là cần phải đảm bảo hàng hóa an toàn và
giữ được chất lượng, không bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, kiểm tra và quy trách nhiệm cụ thể nếu không đảm bảo những yêu cầu trong quy định.
Yêu cầu phiếu xuất kho cần phải có đầy đủ chữ kí của khách hàng và các bộ phận có liên quan, nếu không có chữ kí, bộ phận giao hàng cần chịu trách nhiệm.
Giao hàng đúng địa chỉ trên phiếu xuất kho, trong trường hợp khách đổi địa điểm nhận hàng thì yêu cầu cần phải báo trước với nhân viên giao hàng trước khi hàng hóa xuất kho, để nhân viên báo lại với công tỵ Quy định rõ trách nhiệm giữa các bên.
- Các nghiệp vụ xuất nhập kho cần phải nhập đầy đủ vào phần mềm để quản lý.
Thứ tư, đối với nghiệp thu tiền
Công ty nên tách biệt thủ quỹ với kế toán trưởng bằng cách thuê thêm nhân viên, trong trường hợp không muốn tăng thêm chi phí thuê nhân viên làm thủ quỹ thì công ty nên quy định bằng văn bản đối với vấn đề này, bao gồm trách nhiệm như thế nào, mọi khoản tiền thu cần phải thông qua giám đốc,.
Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng TGNH nhằm giúp hạn chế được các vấn đề gian lận trong quá trình thu và lưu trữ tiền trong quỹ, tránh được việc khách hàng dùng tiền giả, tiền rách, tiền không đạt chất lượng để thanh toán cho công tỵ Vì vậy, công ty cần đôn đốc nhân viên thu tiền và nhân viên kinh doanh tiến hành khuyến khích khách hàng thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
Thứ năm, đối với nghiệp vụ theo dõi công nợ
Cần quy định chặt chẽ hơn bằng văn bản để mang tính răn đe hơn, yêu cầu kế toán công nợ phải hàng tháng đối chiếu nợ với khách hàng kể cả khách cũ lẫn khách mới, khách hàng mua ít hay mua nhiềụ Nếu không chấp hành, kế toán công nợ phải chịu trách nhiệm cho những khoản phải thu mà công ty không đòi được.
Thường xuyên nhắc nhở các khách hàng chưa trả tiền nếu quá thời hạn thanh toán, cần báo cáo lại cho kế toán trưởng để trình lên giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời nếu khách đó vẫn chưa chịu trả tiền.
Đối chiếu công nợ giữa kế toán công nợ với bộ phận kinh doanh để đảm bảo tính chính xác. Mặt khác, yêu cầu bộ phận kinh doanh không được cấp hàng cho những khách hàng đã quá hạn thanh toán nhưng không chịu thanh toán.
Các hoạt động kiểm soát khác
Đối với các trường hợp như kế toán quên khóa phòng kế toán, thủ kho quên khóa kho thì có thể yêu cầu bảo vệ kiểm tra lại lần cuối trước khi tất cả ra về. Trước đó, bảo vệ có trách nhiệm phải nhắc nhở các trưởng phòng khóa cửa trước khi tan làm. Nếu có phòng chưa khóa thì bảo vệ cần gọi ngay trưởng phòng đó quay lại khóa, nếu trưởng phòng không tuân thủ thì cần phải trình báo lên giám đốc để xử lý.
Vấn đề camera không được kiểm tra có vận hành tốt thường xuyên và không có người giám sát: Có thể yêu cầu bảo vệ định kì, hàng tuần, kiểm tra camera có đang vận hành tốt không và cũng có thể kiêm luôn nhiệm vụ giám sát, theo dõi camera công tỵ Ngoài ra, giám đốc có thể cài ứng dụng kết nối với camera ở công ty trên điện thoại để theo dõi hoặc kiểm tra đột xuất quá trình làm việc, trích xuất camera khi có sự cố xảy rạ
Quy định bằng văn bản yêu cầu nhân viên giữ kín mật khẩu máy tính và mật khẩu truy cập phần mềm, nếu người nào để lộ người ấy chịu trách nhiệm. Đặc biệt, khuyến cáo nhân viên không được dùng máy tính công ty để làm việc cá nhân, không bấm ấn đường dẫn lạ có thể gây virus hỏng máy, nhân viên nào vi phạm sẽ phải chịu