7. Kết cấu khóa luận
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Hạn chế a) Môi trường kiểm soát
- Dù đã có quy định về truyền đạt và thực thi tính chính trực trong công ty nhưng
mới chỉ bằng hình thức truyền miệng mà chưa được văn bản hóạ Đôi khị truyền miệng có thể làm lệch lạc thông tin, tam sao thất bản, dẫn đến nhiều người hiểu sai hoặc cố ý hiểu saị Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hành vi gian lận, trái đạo đức diễn ra trong công ty vì không có quy định bằng văn bản rõ ràng, kẻ xấu sẽ lợi dụng điều đó để lách các quy định.
- Chưa xây dựng các điều lệ. quy định của công ty thành văn bản, mới chỉ xây
dựng bằng văn bản nội quy về khọ
- Công ty đa số làm việc trên máy tính thế nhưng trình độ chuyên môn sử dụng
máy tính trong công ty là không đồng đềụ đôi lúc cần đào tạo lại, dẫn tới tốn kém thời gian và chi phí đào tạọ
- Cơ cấu tổ chức về cơ bản là đã hợp lý, điểm thiếu sót nổi bật trong cơ cấu tổ chức là không có bộ phận kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu hay người có đủ chuyên môn đảm nhận công việc này, làm tăng nguy cơ bán hàng cho khách hàng mất khả năng thanh toán.
- Yêu cầu thực thi về phân công quyền hạn trách nhiệm không được văn bản hóa
mà chỉ bằng lời nói, chưa thực sự tạo tính răn đe cho nhân viên. Điều này có thể là tiền đề tạo cơ hội cho những vi phạm ngầm chưa bị phát hiện sẽ tiếp diễn và cũng tiềm ẩn rủi ro nhân viên không tuân thủ trong tương laị
- Việc tuyển dụng nhân viên còn dựa vào nhu cầu của các bộ phận phòng ban
trình lên hoặc khi giám đốc cảm thấy cần thiết mà chưa có sự hoạch định chiến lược cụ thể. Vào mùa tết hay cao điểm, công ty thường rơi vào tình trạng quá tải công việc hoặc thiếu người làm việc, đôi khi nhân viên lại tương đối rảnh rỗi không có việc để làm.
- Chế độ lương thưởng vẫn chưa quy định chi tiết cụ thể mà phụ thuộc tình hình
kinh doanh của công ty và quyết định của giám đốc. Trong tương lai nếu công ty làm ăn không tốt, nhân viên có thể không có lương thưởng và sẽ quyết định nghỉ việc.
- Công ty chưa có lịch trình tăng lương hay thăng cấp bậc cụ thể, sa thải rõ ràng,
đa số dựa đánh giá chủ quan của giám đốc.
- Chế độ nghỉ phép còn tương đối khắt khẹ
b) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Như đã đề cập, công ty vẫn hoạt động dựa vào trình độ và kinh nghiệm quản lý của giám đốc mà chưa vạch ra quy trình đánh giá rủi ro cụ thể, đây là bất cập đối với đa số các công ty vừa và nhỏ. Hiện tại, các rủi ro mà công ty gặp phải là chưa quá lớn, không gây nguy hại lớn tới tình hình kinh doanh của công ty nhưng trong tương lai, biết đâu, các rủi ro lớn hơn, tiềm ẩn có thể xảy ra bất cứ lúc nàọ Chính lúc này, việc xây dựng và có quy trình đánh giá rủi ro sẽ phát huy tác dụng rất lớn, có thể giúp công ty dự đoán trước được mức độ của các rủi ro sẽ xảy ra và kịp thời đưa ra các giải pháp hữu hiệu để hạn chế được các rủi ro đó.
c) Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
- Việc tra soát lại chu trình vẫn chưa được nhân viên chấp hành đầy đủ, khi có sai
phạm xảy ra dễ dẫn tới tranh chấp giữa các nhân viên.
Phần mềm kế toán đôi khi bị lỗi phần mềm do phía nhân viên không cập nhật phiên bản mới nhất hoặc lỗi từ phía nhà cung cấp phần mềm.
Công ty chưa sử dụng phần mềm diệt virus để đảm bảo máy tính và phần mềm luôn vận hành tốt trong quá trình làm việc.
Dữ liệu kế toán của công ty đa số lưu giữ trên máy tính nên khi mất điện nhân viên công ty không thể làm việc được, đặc biệt là nhân viên kế toán. Đây chính là hạn chế khi lưu giữ thông tin trên máy tính.
Công ty không yêu cầu sao lưu dữ liệu kế toán trong quá trình làm việc.
Việc truyền đạt thông tin vẫn chủ yếu là từ cấp trên xuống cấp dưới, còn việc truyền thông tin từ cấp dưới lên cấp trên như việc báo cáo sai phạm vẫn còn bị hạn chế.
d) Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền được công ty thiết kế tương đối rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên, các hoạt động kiểm soát vẫn còn chứa đựng một số hạn chế sau:
Do không có bộ phận có chuyên môn kiểm tra và xét duyệt việc bán chịu mà chỉ thông qua giám đốc nên đã gây ra tình trạng bán hàng cho khách hàng mất khả năng thanh toán.
Việc chấp hành các yêu cầu về kiểm soát trong quá trình bán hàng do công ty đưa ra ở một số bộ phận chưa thực sự nghiêm túc, chẳng hạn như: bộ phận kinh doanh không báo giá các mặt hàng khi mỗi lần chấp nhận đơn đặt hàng vì là khách quen, vài lần thủ kho không kiểm tra lại việc đóng hàng dẫn đến việc nhân viên kho xuất nhầm hàng cho khách, kế toán công nợ không gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách vì là khách quen hay khách hàng mua ít, kế toán bán hàng đôi khi không kiểm tra lại kĩ hóa đơn trước khi viết hoặc in,.
Công ty chưa đưa ra một số quy định quy trách nhiệm cụ thể như việc nhân viên giao hàng cần đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển hay bộ phận kho không được bỏ sót nghiệp vụ xuất kho,...
Khách hàng thay đổi địa chỉ nhận hàng nhưng công ty không yêu cầu khách hàng phải báo trước dẫn đến việc tốn thêm thời gian và chi phí giao hàng.
- Các trưởng bộ phận giữ chìa khóa phòng thường quên khóa phòng hoặc mất chìa khóạ Chẳng hạn, năm 2020, đôi lần thủ kho quên không khóa kho hay kế toán trưởng làm mất chìa khóạ
- Camera được lắp đặt nhưng không được kiểm tra có vận hành tốt hay không,
không yêu cầu người hoặc có bộ phận chuyên trách giám sát camera thường xuyên.
- Các kiểm soát trên máy tính đôi lúc chưa phát huy được tính hiệu quả như nhân
viên vô tình để lộ mật khẩu và một số thông tin do nhấp vào đường dẫn lạ trên mạng.
- Chưa yêu cầu, quy định nhân viên sao lưu lại dữ liệu sau mỗi lần làm việc.
- Chưa có phần mềm diệt virus cho toàn bộ máy tính công tỵ
- Đặc biệt, việc kế toán trưởng kiêm thủ quỹ đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm
nhiệm nhưng công ty cũng không đưa ra các quy định bổ sung nào bằng văn bản về vấn đề này, việc kiêm nhiệm này tiềm ẩn rủi ro khá lớn cho công ty dù hiện tại vẫn chưa có vấn đề gì xảy rạ
e) Giám sát các kiểm soát
Qua quan sát thực tế làm việc, việc tự giám sát chéo giữa các nhân viên vẫn chưa đồng bộ diễn ra ở toàn công ty, thực hiện chưa thường xuyên, chỉ mang lại hiệu quả tương đốị Giám đốc đôi khi quá tin tưởng vào nhân viên nên bỏ qua một số sai phạm được coi là nhỏ hoặc có tiềm ẩn rủi ro mà giám đốc chưa nghĩ đến. Báo cáo hàng tuần của các trưởng phòng về việc quản lý đôi khi mang tính hình thức, chưa thực sự đầu tư giám sát, một phần cũng vì nể mặt nhau nên che giấu sai phạm giúp nhaụ Dù có giám sát trực tiếp hay thông qua các trưởng phòng thì giám đốc cũng không thể kiểm soát được hoàn hảo toàn bộ công ty nếu có sự thông đồng ngầm giữa các nhân viên.
2.3.2.2. Nguyên nhân
* Nguyên nhân khách quan
- Sự thay đổi thường xuyên và nhanh chóng của môi trường kinh doanh mà
doanh nghiệp chưa thể hoặc chưa kịp dự đoán.
- Trình độ công nghệ ngày càng phát triển một cách nhanh chóng tạo nên những
bất cập: nhân viên không kịp nắm bắt những thay đổi về công nghệ, khả năng tiếp cận trình độ công nghệ bị giới hạn bởi tuổi tác,...
- Mất điện đột ngột mà công ty chưa có biện pháp khắc phục hiệu quả.
- Phần mềm, máy tính bị hỏng hoặc lỗi mà lý do không phải từ nhân viên. * Nguyên nhân chủ quan
- Công ty không văn bản hóa các quy định về các vấn đề như: truyền đạt thông
tin và thực thi tính chính trực, phân công quyền hạn trách nhiệm... .Việc không văn bản hóa phần lớn các quy định trong công ty chủ yếu là do giám đốc quá tin tưởng vào khả năng điều hành của mình và tính chính trực của nhân viên trong công tỵ Thực tế, giám đốc cho rằng trong công ty chưa từng xảy ra vấn đề nhân viên cố ý gian lận nên ông hoàn toàn tin tưởng họ và cũng nghĩ quy định mà ông truyền đạt lại bằng lời nói trong các buổi họp đã được nhân viên khắc sâu và chấp hành hiệu quả. Do vậy, công ty không cần phải văn bản hóa những điều nàỵ Còn theo tác giả, sở dĩ một công ty coi trọng vấn đề đạo đức mà không văn bản hóa các quy định thì có thể là do giám đốc chưa biết xây dựng bộ khung quy định gồm những điều lệ gì. khen thưởng xử phạt hành vi như thế nàọ. Trong công ty không có người tham mưu cho giám đốc về vấn đề này và các nhân viên trong đơn vị cũng không quan trọng các quy định có được văn bản hóa hay không.
- Quan điểm của phần lớn nhân viên trong công ty đều thấy không cần thiết phải
có bộ phận xét duyệt tín dụng vì đã có giám đốc duyệt và đa số họ cũng chưa thấy tầm quan trọng khi có bộ phận chuyên môn xét duyệt vấn đề nàỵ Ngoài ra, giám đốc đơn vị cho rằng công ty sẽ tốn kém thêm chi phí nếu có thêm bộ phận về xét duyệt bán chịụ
- Vấn đề thiếu nhân lực mùa tết hoặc mùa cao điểm thì ngoài yếu tố khách quan
là sự thay đổi của môi trường kinh doanh thì đôi khi nguyên nhân là do công ty chưa cân đối tốt vấn đề việc làm, chưa có sự hoạch định chiến lược cụ thể về vấn đề tuyển nhân lực, chủ yếu phụ thuộc vào nhu cầu của các phòng ban trình lên.
- Công ty yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm mà quên yêu cầu trình độ sử dụng máy
tính khi tuyển dụng hoặc do nhân viên chuyển từ công ty khác sang chưa quen với phần mềm của công ty mới dẫn tới sự không đồng đều trong trình độ sử dụng máy vi tính.
- Giám đốc vẫn còn kinh doanh theo cảm tính và kinh nghiệm của bản thân mình
- về việc không có lịch trình tăng lương hay thăng cấp bậc, nguyên nhân được đưa ra bởi chính giám đốc rằng công ty mới đi vào được 4 năm hoạt động và quy mô còn nhỏ, nên còn khá non trẻ để xây dựng lịch trình tăng lương hay thăng cấp bậc, ông sợ rằng công ty sẽ không thể đáp ứng được những cam kết đã đưa ra nếu có.
- Công ty để kế toán trưởng kiêm thủ quỹ là vì tin tưởng vào kế toán trưởng cũng
như tiết kiệm chi phí thuê thêm người làm công việc nàỵ
- Công ty chưa chú tâm đến việc cập nhật phần mềm để tránh lỗi hệ thống hoặc
do nhân viên trong quá trình thực hiện đã thao tác sai, thiếu cảnh giác làm máy nhiễm virus dẫn tới việc phần mềm bị lỗi, bị hỏng.
- Công ty chưa sử dụng phần mềm diệt virus để đảm bảo máy tính và phần mềm
hoạt động tốt.
- Việc góp ý các sai phạm tuy qua nhắn tin, điện thoại hay gặp trực tiếp giám đốc
nhưng danh tính của người tố cáo chưa thực sự được giữ bí mật tuyệt đối, dẫn tới thái độ sợ sệt khi báo cáo sai phạm của người khác.
- Công ty không có bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc thành lập 1 ban kiểm soát,
một phần là do giám đốc chưa ý thức được tầm quan trọng của bộ phận này sẽ giúp giám sát các kiểm soát tốt hơn, sẽ không vì mối quan hệ với bộ phận nào mà giúp nhau che giấụ Lý do nữa không có bộ phận này vì là công ty quy mô tương đối nhỏ nên việc thành lập bộ phận này sẽ tốn thêm chi phí cho công ty và bản thân giám đốc nghĩ rằng hiện tại công ty đang được mình giám sát và quản lý tốt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 này, tác giả đã trình bày những nghiên cứu của mình về tổng quan công ty cùng với thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, từ đó tác giả cũng đã đưa ra những đánh giá của mình về những ưu, nhược điểm đang tồn tại tại đơn vị kèm theo nguyên nhân gây ra những hạn chế đó.
Theo khía cạnh tổng quát, KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty vẫn còn chưa thể đạt được mức hữu hiệu như mong muốn do công ty vẫn còn chưa có kinh nghiệm trong việc thiết kế và vận hành KSNB vào chu trình nàỵ Bên cạnh những điểm sáng trong KSNB chu trình bán hàng - thu tiền thì công ty vẫn còn nhiều hạn chế chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn trong tương laị Chính vì vậy, chương 3 tới đây tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm giúp đỡ doanh nghiệp có thể cải thiện và nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH
ĐỨC PHÁT
3.1. Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát