7. Kết cấu khóa luận
1.3.1. Môi trường kiểm soát
a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Chu trình bán hàng - thu tiền được thực hiện bởi nhiều bộ phận có liên quan với nhau nên việc truyền đạt thông tin về các quy định nội bộ là một điều vô cùng cần thiết. Do vậy, việc truyền đạt được các giá trị đạo đức trong bán hàng và thu tiền giúp đội ngũ nhân viên tự giác hoạt động, tránh biển thủ, phấn đấu vươn lên, có lòng trung
thành và tinh thần hết mình vì doanh nghiệp. Đây chính là nền móng căn bản nhất để xây dựng môi trường kiểm soát vững mạnh.
b) Cam kết về năng lực
Yêu cầu về năng lực là khá quan trọng. Ngoài việc yêu cầu thực thi tính chính trực thì mỗi nhân viên, bộ phận trong chu trình đều phải được đảm bảo về kiến thức, trình độ và kỹ năng để có thể hạn chế được các sai sót xảy ra, đáp ứng được nhiệm vụ và hoàn thành được mục tiêu đã đặt ra của toàn chu trình. Ví dụ như, nhân viên kinh doanh cần có đủ kiến thức về sản phẩm và kỹ năng bán hàng; nhân viên kho ngoài hiểu biết về sản phẩm thì cần sự trung thực, chăm chỉ, cẩn thận; kế toán ngoài việc thực hiện tốt các nghiệp vụ kế toán và có phẩm chất đạo đức tốt, không có ý đồ gian lận thì cần có sự cẩn thận và kỹ năng quản lý hồ sơ, chứng từ để thuận tiện trong việc kiểm tra, đánh giá,...
c) Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của KSNB và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB chu trình bán hàng thu tiền để đảm bảo KSNB đạt được tính hữu hiệu vốn có. Phẩm chất và năng lực của những người này là yếu tố quan trọng khi đánh giá môi trường kiểm soát.
d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng là vấn đề quan trọng. Ở chu trình này, nó được thể hiện qua cách thức vận hành để hướng tới mục tiêu riêng, thường là tối đa hóa lợi nhuận nhưng vẫn phải phù hợp với mục tiêu chung của công tỵ Bên cạnh đó, phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn các nguyên tắc, các chính sách kế toán khi xử lý các nghiệp vụ (như cách ghi nhận doanh thu, nợ phải thu hay khi nào thì đủ điều kiện xóa sổ nợ phải thu khó đòi,...) và cũng tác động rất lớn đến ý thức và cách thức làm việc của nhân viên (việc tự giác tuân thủ các nguyên tắc và quy định trong bán hàng, báo cáo doanh thu trung thực,...).
e) Cơ cấu tổ chức
Chu trình bán hàng - thu tiền thường có sự tham gia trực tiếp của 4 bộ phận là bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và bộ phận giao hàng. Ngoài ra, để có thể giữ chân được các khách hàng cũ đồng thời thu hút được thêm khách hàng mới nhằm giúp doanh thu và lợi nhuận của công ty cao hơn thì sẽ có thêm bộ phận
Marketing tham gia hỗ trợ quảng bá như việc đề xuất các chương trình giảm giá, khuyến mại tặng kèm mua số lượng lớn,...
f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Phân công quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng và thu tiền là điều rất quan trọng, điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng trong việc giám sát và quản lý, tránh hành vi gian lận từ phía nhân viên, hạn chế tối đa sự chồng chéo trách nhiệm. Cụ thể như nhân viên kinh doanh là người chịu trách nhiệm chính trong việc bán hàng; nhân viên kế toán là người lưu giữ và ghi chép sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm trong việc theo dõi các nghiệp vụ để ghi nhận đúng theo quy định; nhân viên kho là người có quyền quản lý hàng hóa nhập - xuất; nhân viên giao hàng có nghĩa vụ giao hàng đúng và đủ theo đơn đặt hàng,...
g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Để KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu thì các nhà quản lý cần phải xây dựng chính sách bán hàng và thu tiền một cách rõ ràng, kèm với đó là các chính sách khen thưởng, đãi ngộ và kỷ luật đối với các nhân viên tham gia vào chu trình. Đây là một yếu tố có ảnh hưởng ít nhiều đến môi trường kiểm soát vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên, chính sách đãi ngộ nhân viên có tốt, có đáp ứng đủ yêu cầu của bản thân, kỷ luật có thích đáng thì những người này mới toàn tâm làm việc đúng theo quy định, đúng theo trách nhiệm của mình.