7. Kết cấu khóa luận
2.2.1. Chu trình bán hàng thu tiền trong hoạt động kinh doanh của công ty
Cũng giống với những doanh nghiệp kinh doanh thông thường, chu trình bán hàng - thu tiền của công ty Dược Phẩm Minh Đức Phát cũng bắt đầu từ nhu cầu mua hàng của khách hàng (Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, điện thoại, mail đặt hàng,.). Đơn hàng sẽ được tiếp nhận bởi nhân viên bộ phận kinh doanh, ngay sau đó, trưởng bộ phận kinh doanh sẽ xem xét để đưa ra lệnh bán hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được đưa ra, nhân viên kho sẽ lập phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho thành 3 liên, hàng sẽ được xuất kèm theo 1 liên phiếu xuất kho giao cho khách, 1 liên phiếu xuất kho sẽ được luân chuyển sang kế toán bán hàng để lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, giá vốn,. vào phần mềm kế toán và sổ chi tiết, 1 liên được lưu lại tại bộ phận khọ Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, 1 liên cũng sẽ được bên bán hàng giao cho khách hàng, 1 liên chuyển sang cho kế toán công nợ, liên còn lại lưu lại tại bộ phận kế toán bán hàng. Sau khi khách hàng nhận và kiểm tra hàng hóa, căn cứ vào việc khách hàng thanh toán ngay tiền hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ trả sau mà kế toán công nợ sẽ ghi vào SCT tiền mặt, sổ TGNH hay sổ công nợ.
- Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán công nợ sẽ lập phiếu thụ
- Nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH thì kế toán công lập sẽ lập giấy báo có.
- Nếu khách hàng nợ thanh toán sau thì kế toán công nợ sẽ ghi sổ công nợ để
về cơ bản, ở công ty, hoạt động bán hàng - thu tiền mặt vẫn diễn ra nhiều hơn so với việc thu tiền từ việc chuyển khoản hay cho khách nợ trả saụ Dưới đây là chu trình bán hàng - thu tiền mặt tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát:
Ke toán công nợ Thủ quỹ
Lưu đồ 2.1: Chu trình bán hàng — thu tiền tại Công ty
- Đối tượng bên trong: Phòng kinh doanh, Kho - giao hàng, Ke toán bán hàng, Ke toán công nợ, Thủ quỹ
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng
- Hoạt động xử lý:
1.0: Lập đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. 2.0: Lập phiếu xuất khọ
3.0: Lập hóa đơn.
4.0: Lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết. 5.0: Thu tiền và ghi sổ quỹ.
Các chốt kiểm soát quan trọng trong chu trình này tại công ty bao gồm:
+ Thứ nhất, nhu cầu mua hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lý rồi lập đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. ĐĐH được dùng để xác nhận lại với khách, LBH được giao cho bộ phận kho để yêu cầu xuất kho bán hàng.
+ Thứ hai, bộ phận kho - giao hàng căn cứ vào LBH do phòng kinh doanh chuyển sang sẽ lập phiếu xuất kho và xuất kho giao hàng.
+ Thứ ba, kế toán bán hàng sẽ nhận phiếu xuất kho và lệnh bán hàng từ kho
chuyển sang làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng.
+ Thứ tư, kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn và số tiền mà khách hàng thanh
toán ngay mà lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết.
+ Thứ năm, thủ quỹ nhận tiền từ kế toán công nợ, sẽ đối chiếu số tiền trên phiếu
thu với số tiền thực nhận để ghi sổ quỹ.
Chu trình bán hàng - thu tiền tại Dược Phẩm Minh Đức Phát tương đối giống với chu trình bán hàng - thu tiền chung thường thấy ở các doanh nghiệp. Một số điểm khác biệt của chu trình diễn ra tại công ty so với chu trình thông thường có thể chỉ ra:
+ Phần lớn, tại công ty, khách hàng đặt hàng bằng cách báo lại cho bộ phận kinh
doanh để nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng mà khách hàng không có đơn đặt hàng bằng văn bản.
+ Điểm khác biệt lớn nhất ở chu trình được thiết kế và thực hiện bởi công ty là
không có bộ phận xét duyệt tín dụng làm công việc xét duyệt lệnh bán hàng.
+ Bộ phận kho không lập giấy xác nhận giao hàng mà coi phiếu xuất kho kiêm luôn việc xác nhận đã giao hàng.
+ Ngoài ra, việc lập hóa đơn thay vì có bộ phận lập hóa đơn thì công việc này
trong công ty do kế toán bán hàng đảm nhận, kế toán công nợ chịu trách nhiệm ghi sổ chi tiết và lập phiếu thụ