7. Kết cấu khóa luận
1.3.4. Các hoạt động kiểm soát
- Phê duyệt
Trước khi thực hiện bán hàng, để giảm thiểu rủi ro, các nhà quản lý có thể sử dụng các hoạt động kiểm soát như xét duyệt đơn hàng trước khi tiến đến ký kết hợp đồng kinh tế để đảm bảo khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ của đơn vị hay việc xét duyệt hạn mức tín dụng của khách hàng khi bán chịu cũng giúp đơn vị biết được khả năng thanh toán của đối tác và đưa ra các quyết định phù hợp. Bên cạnh đó, việc phê chuẩn các chính sách bán hàng cũng là một hoạt động kiểm soát hiệu quả vì tại đây tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như nhân viên cố tình ghi nhận chiết khấu cho khách để giảm tiền phải thu nhưng thực tế là đang chiếm dụng khoản chênh lệch nàỵ Vậy nên mọi chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hay giảm giá hàng bán cho khách hàng đều phải được quy định cụ thể và rõ ràng trong chính sách bán hàng và khi nhân viên thực hiện phải được quản lý cấp trên ký duyệt để giảm thiểu tối đa gian lận trong bán hàng. Trong quá trình bán hàng, hàng hóa chỉ được xuất đi khi có đầy đủ các chứng từ theo quy định và tất cả chứng từ này đều phải được phê duyệt đầy đủ. Ví dụ như phiếu xuất kho chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên kinh doanh, thủ kho, người lập phiếu và người nhận. Hoạt động tưởng chừng rất đơn giản này lại giúp các nhà quản lý hạn chế được gian lận đáng kể khi các phòng ban liên quan có thể kiểm tra chéo và quản lý cấp trên cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình thực hiện các hoạt động kiểm soát của các phòng ban.
Đối với quá trình thu tiền, các hoạt động xét duyệt thường gặp là phê duyệt thời hạn thanh toán tiền hàng mua chịu cho khách hàng, phê duyệt chính sách, hình thức
thu tiền hay việc chấp thuận chuyển nợ thành nợ phải thu khó đòi và xóa sổ vì thực tế, đây là những lỗ hổng nhân viên có thể lợi dụng để trục lợị Ví dụ như việc thời hạn thanh toán tiền hàng, nếu không quy định thời gian thì nhân viên có thể thu tiền khách hàng rồi dùng vào mục đích cá nhân trước mà không nộp lại cho công ty, có thể sẽ hoàn lại sau hoặc báo không thu được nợ nên tự ý chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xóa sổ,...
- Đánh giá tình hình hoạt động
Với quy trình bán hàng, việc đánh giá hoạt động của đơn vị được thể hiện qua việc phân tích, đánh giá doanh thu bán hàng theo kỳ tăng hay giảm,việc lập dự toán bán hàng có phù hợp không hay doanh thu bán hàng thực tế so với kế hoạch đề ra đạt được bao nhiêu phần trăm,...Việc đánh giá hoạt động này giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về chu trình bán hàng và từ đó đưa ra những hoạt động, những chính sách bán hàng phù hợp hơn. Và thậm chí, qua việc đánh giá này, sự biến động bất thường về doanh thu cũng là một lý do giúp các nhà quản lý tìm hiểu nguyên nhân và phát hiện sai sót cả về chủ quan lẫn khách quan từ đó có những hoạt động phù hợp để cải tiến KSNB.
Các hoạt động thu tiền cũng có thể đánh giá qua việc phân tích cơ cấu các khoản tiền thu được từ khách hàng. Ví dụ như trong một tháng, tỷ lệ tiền thu được trên doanh thu là bao nhiêu, tỷ lệ khách hàng nợ như thế nào hay thời gian nợ trung bình của khách cao hay thấp, có biến động gì qua các tháng không,... Đây là những phép tính đơn giản nhưng đem lại hiệu quả khá cao khi các nhà quản lý có thể đánh giá được dòng tiền đang chảy trong công ty và nhận diện được rủi ro khi tỷ lệ khách hàng mua chịu và chậm thanh toán trong thời gian dài tăng lên. Từ những biến động bất thường đó, các nhà quản lý sẽ có những hoạt động thích hợp để giải quyết và cải tiến các quy định trong chính sách thu tiền cũng như cải tiến các hoạt động kiểm soát để tăng tính hữu hiệu cho KSNB.
- Xử lý thông tin
Xử lý thông tin trong chu trình bán hàng - thu tiền thường được quản lý bằng các kiểm soát chung cho toàn bộ môi trường xử lý và các kiểm soát ứng dụng cụ thể ở cấp quy trình nghiệp vụ.
Đối với kiểm soát chung, các hoạt động kiểm soát có thể kể đến là chuẩn hóa, đồng bộ các sổ sách kế toán bán hàng để có thể kiểm tra và giám sát việc ghi nhận nghiệp vụ và trích xuất thông tin cần thiết một cách thuận tiện. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức ghi sổ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, mọi chứng từ được phát hành trong chu trình bán hàng - thu tiền đều phải được đánh số thứ tự liên tục nhằm đề phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức một cách hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra, đối chiếu để kiểm soát có hiệu quả hơn.
Đối với kiểm soát ứng dụng, một số hoạt động kiểm soát phổ biến khi xử lý đơn đặt hàng là xác minh thông tin khách hàng, đối chiếu khả năng cung cấp đơn hàng, so sánh giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chuẩn theo quy định hay việc lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu,...Còn với quá trình giao hàng và lập hóa đơn, kiểm soát ứng dụng bao gồm việc so sánh số lượng, chủng loại hàng hóa thực nhận từ kho với chứng từ gửi hàng và kiểm tra ngẫu nhiên tính chính xác của tất cả thông tin trên hóa đơn xuất rạ Bên cạnh đó, việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua cũng là một kiểm soát hiệu quả vì nếu có sai sót thì khách hàng sẽ là người chủ động phản hồi lại với công ty do ảnh hưởng đến quyền lợi của họ. Trong quá trình thu tiền phải kiểm tra, đối chiếu số tiền thực thu trong ngày với tổng tiền trong sổ ghi chép hay đối chiếu nợ trên sổ sách với khách hàng để ngăn chặn việc nhân viên thu được tiền hàng mà không nộp lại cho công ty,...
- Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất dễ thấy nhất ở trong quy trình bán hàng đó là việc sử dụng khóa an toàn để bảo vệ hàng hóa trong kho, lắp camera theo dõị Đối với nghiệp vụ thu tiền, kiểm soát vật chất có thể là két sắt cất tiền và chỉ thủ quỹ mới có chìa khóa bảo quản. Tất cả các kiểm soát vật chất này chỉ được thực hiện bởi những người chịu trách nhiệm chính trong việc bảo quản tài sản hoặc những người liên quan được cấp quyền mới có thể tiếp cận các kiểm soát vật chất nàỵ
- Phân nhiệm
Phân chia nhiệm vụ là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai phạm trong kế toán nói chung và trong lĩnh vực bán hàng - thu tiền nói riêng. Khi
mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra chéo giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận liên quan. Đồng thời, mức độ phân nhiệm hợp lý sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và các thủ tục kiểm soát được thiết lập có hiệu quả hơn. Cụ thể với chu trình bán hàng -thu tiền, các nhà quản lý phải phân chia rõ nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh, kế toán bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ.