7. Kết cấu khóa luận
1.3.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Trong chu trình bán hàng thu tiền các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm: ĐĐH, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, các chứng từ vận chuyển, phiếu thu (tiền mặt, séc), giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng), biên bản đối chiếu công nợ.
Các loại sổ sách kế toán chi tiết trong chu trình bán hàng thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bảng tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp công nợ phải thu, nhật ký theo dõi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lạị Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo cáo chi tiết thanh toán hay bảng kê thanh toán; Báo cáo doanh thu,...
Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký - sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Sổ cái các tài khoản,...
Bộ phận bán hàng Bộ phận xét Bộ phận kho - giao
Bộ phận lập hóa đơn Bộ phận Ke toán LBH đã được XD + PXK + GXNGH LBH đã được LBH đã được XD + PXK + GXNGH + Hóa đơn _____ Thủ quỹ XD + PXK + GXN GH LBH đã được XD + PXK + GXN GH + Hóa đơn
Lưu đồ 1.1: Chu trình bán hàng — thu tiền thông thường
- Đối tượng bên trong: Bộ phận bán hàng, bộ phận xét duyệt tín dụng, bộ phận kho - giao hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kế toán, thủ quỹ.
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng.
- Hoạt động xử lý:
1.0: Lập lệnh bán hàng. 2.0: Xét duyệt lệnh bán hàng.
3.0: Lập phiếu xuất kho và giấy chứng nhận giao hàng. 4.0: Lập hóa đơn.
5.0: Lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết. 6.0: Thu tiền và ghi sổ quỹ.
Theo lý thuyết chung, hoạt động bán hàng - thu tiền thông thường đều bắt đầu từ nhu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc khi người bán nhận được tiền. Các chốt kiểm soát cần quan tâm trong chu trình này bao gồm:
+ Thứ nhất, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng rồi xem xét tính hợp lý
của ĐĐH để lập ra lệnh bán hàng.
+ Thứ hai, bộ phận xét duyệt tín dụng sẽ xét duyệt và phê chuẩn lệnh bán hàng do
BPBH chuyển sang.
+ Thứ ba, bộ phận giao hàng sẽ nhận LBH đã được xét duyệt từ bộ phận xét duyệt
tín dụng chuyển sang để làm căn cứ lập phiếu xuất kho và giấy xác nhận giao hàng, giao hàng cho khách.
+ Thứ tư, bộ phận lập hóa đơn sẽ phải lập hóa đơn dựa trên LBH đã được xét
duyệt, phiếu xuất kho và giấy xác nhận giao hàng nhận được từ bộ phận giao hàng.
+ Thứ năm, bộ phận kế toán cần căn cứ vào các chứng từ: LBH đã được xét
duyệt, hóa đơn, phiếu xuất kho, giấy xác nhận giao hàng do bộ phận lập hóa đơn chuyển sang để lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết.
+ Thứ sáu, thủ quỹ thu tiền và đối chiếu giữa phiếu thu với số tiền thực nhận để
ghi lại vào sổ quỹ.
Với chu trình bán hàng - thu tiền, việc trao đổi thông tin không chỉ giới hạn trong nội bộ (luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận tham gia vào chu trình mà) còn có sự trao đổi với bên ngoài, cụ thể là khách hàng vì bắt đầu chu trình là đơn đặt hàng của
khách hàng và kết thúc cũng là khi khách hàng thanh toán tiền hàng. Vì vậy, việc trao đổi thông tin với khách hàng cũng là việc vô cùng quan trọng đòi hỏi các nhà quản lý phải quy định và xây dựng một hệ thống thông tin phù hợp. Tất cả các loại chứng từ đều được luân chuyển và lưu trữ tại các bộ phận có liên quan nhưng bên cạnh đó cũng cần tạo thêm liên tương tự để giao cho khách hàng như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng hay phiếu thu tiền. Việc trao đổi thông tin với khách hàng không chỉ giúp 2 bên theo dõi và xác nhận các hoạt động được thực hiện trong chu trình mà còn là bằng chứng có tính pháp lý khi các chứng từ được ký xác nhận đầy đủ theo quy định.