7. Kết cấu khóa luận
1.3.5.Giám sát các kiểm soát
KSNB được thiết lập và áp dụng với toàn bộ đơn vị nhưng sẽ chẳng có tác dụng nếu chỉ dừng lại ở các quy định trên giấỵ Giám sát các kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền là điều thực sự cần thiết vì đây là khâu dễ sai sót nhất cả vì lý do chủ quan và khách quan. Việc thường xuyên giám sát như một cách giúp nhà quản lý và nhân viên ý thức được công việc và trách nhiệm của mình, phần lớn sai sót sẽ được phát hiện sớm và khắc phục kịp thờị Chu trình bán hàng - thu tiền được thực hiện bởi nhiều bộ phận liên quan, việc kiểm tra chéo giữa các phòng ban giúp giảm gian lận do cá nhân cố ý (ví dụ như kế toán thu tiền và thủ quỹ cùng lập báo cáo số tiền thu được do bán hàng trong tuần nộp cho các nhà quản lý, số liệu 2 sổ nếu không khớp nhau chứng tỏ một trong hai đã gian lận, tư lợi tài sản của công ty). Nhưng trong trường hợp các phòng ban thông đồng, lạm dụng chức quyền để gian lận thì việc giám sát các kiểm soát là cách giúp nhà quản lý kịp thời phát hiện và có những hành động xử lý kịp thờị Việc giám sát thường xuyên trong chu trình này có thể thực hiện trong việc kiểm tra chứng từ có được xử lý đúng theo các hoạt động kiểm soát đưa ra không, các hoạt động trong quá trình bán hàng - thu tiền có được phê duyệt trước khi thực hiện không, mọi người có đang thực hiện đúng và đủ các nhiệm vụ được phân chia không,... Những điểm chưa phù hợp trong KSNB thông qua hoạt động giám sát thường xuyên cũng sẽ được tìm ra và điều chỉnh giúp hoàn thiện KSNB trong đơn vị.
Bên cạnh việc trực tiếp tham gia các giám sát thường xuyên, nhà quản lý có thể thực hiện giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm các nhà quản lý có thể mời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc những người đủ năng lực trình độ xem xét và đánh giá hiệu quả của KSNB chu trình bán hàng thu tiền và phát hiện ra các hạn chế để tìm cách hoàn thiện hơn.
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền chịu ảnh hưởng từ nhiều nhân tố, bao gồm những nhân từ bên trong doanh nghiệp và từ phía bên ngoàị
1.4.1. Các nhân tố từ bên trong doanh nghiệp
- Tính khoa học, thích hợp và hiệu quả của việc thiết kế và vận hành KSNB chu
trình bán hàng - thu tiền như: việc sắp xếp phân công đúng người đúng việc, bố trí sử dụng một cách tối ưu các phương tiện, thiết bị kết hợp với con người trong quá trình kiểm soát,...
- Bản chất của công việc kinh doanh, lĩnh vực hoạt động kinh doanh và đặc điểm
của đơn vị.
- Độ phức tạp của cơ cấu tổ chức, mức độ phù hợp của bộ máy tổ chức kế toán
với cơ cấu tổ chức và quy mô doanh nghiệp.
- Số lượng và chất lượng của hệ thống nhân lực thực hiện và giám sát chu trình
bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp.
- Tính chất mới mẻ, phức tạp và không thường xuyên của một số giao dịch bán
hàng, hướng dẫn mới về xử lý các nghiệp vụ bán hàng.
- Khối lượng và cường độ của các nghiệp vụ bán hàng (nhiều hay ít, mạnh hay
yếu).
- Tính hiệu lực, hợp lí và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát và trình tự kiểm soát
trong chu trình bán hàng - thu tiền được doanh nghiệp áp dụng.
1.4.2. Các nhân tố từ bên ngoài doanh nghiệp
- Những diễn biến chung của nền kinh tế như tốc độ tăng trưởng, lạm phát,. ví
dụ nền kinh tế trên đà suy thoái, các công ty có khả năng sẽ sa thải nhân viên, để một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng - thu tiền do không thể chi trả đủ lương cho tất cả nhân viên, dẫn tới tình trạng thiếu hụt về cơ cấu nhân lực, KSNB sẽ không thể đạt hiệu quả. Bên cạnh đó, kinh tế càng phát triển, trình độ dân trí cao thì khối lượng giao dịch mua - bán ngày càng nhiều và ngược lại, kinh tế trì trệ hay dân trí thấp có thể làm giảm các khối lượng giao dịch.
- Sự phát triển ngày càng nhanh chóng của khoa học công nghệ.
- Hệ thống pháp luật, các quy định của Nhà nước chung và riêng cho từng ngành
lý thì công việc kiểm soát cũng có cơ sở pháp lý thống nhất, dựa vào đó mà việc kiểm soát sẽ hiệu quả, hạn chế được những rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề về khách hàng giả mạo, khách hàng giao dịch với ý đồ xấu,...
- Các chính sách do Nhà nước ban hành và được doanh nghiệp áp dụng.
- Môi trường văn hóa - xã hội của doanh nghiệp: Trong cùng một khu vực, cùng
một đất nước, khi phần lớn các doanh nghiệp có cùng quy mô với nhau đều không chú tâm đến KSNB chu trình bán hàng - thu tiền thì các doanh nghiệp có quy mô tương tự ra đời sau cũng sẽ có khả năng không quan tâm tới KSNB chu trình bán hàng - thu tiền vì khuynh hướng theo số đông.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong suốt hơn 90 năm hình thành và phát triển, KSNB đang ngày càng cho thấy tầm quan trọng trong công tác kiểm tra, giám sát và quản lý nội bộ trong các DN. Trong chương 1, khóa luận tốt nghiệp đã đưa ra các cơ sở lý luận chung nhất về KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng. Những cơ sở lý luận này vừa là tiền đề, vừa là cơ sở để tác giả tiếp tục phân tích thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát ở chương 2. Và cũng từ những cơ sở khoa học vững chắc đó, các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao KSNB chu trình bán hàng - thu tiền sẽ được đưa ra trong chương 3.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
+ Tên công ty: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT
+ Tên quốc tế: MINH DUC PHAT PHARMACEUTICAL COMPANY
LIMITED
+ Tên giao dịch: MINH DUC PHAT PHARMA CỌ,LTD
+ Địa chỉ: Số 58, đường Chùa Đông, Phường Hiến Nam, Thành phố Hưng yên,
tỉnh Hưng Yên
+ Đại diện pháp luật: Lê Xuân Sang
+ Ngày cấp giấy phép: 10/01/2017 + Ngày hoạt động: 10/01/2017 + MST: 0901005525 + SĐT: 0912227079 + Fax: 03213556713 + Email: minhducphathy@gmail.com
+ Số Tài khoản ngân hàng:
TK1: 2400 201 004 097 tại Ngân hàng Nông Nghiệp & PTNT chi nhánh Hưng Yên.
TK2: 4651 000 050 5673 tại Ngân hàng BIDV chi nhánh Hưng Yên
Với vốn điều lệ ban đầu là hơn 1 tỷ đồng, từ lúc bắt đầu cho đến nay, công ty đã trải qua 4 năm hoạt động không ngừng nghỉ với khát vọng có thể trở thành một trong những nhà phân phối dược phẩm hàng đầu tại Việt Nam. Mặc cho những sự biến động trên thị trường hay sự cạnh tranh gay gắt trong ngành dược, toàn thể công ty vẫn đã và đang nỗ lực, cố gắng hết mình để giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
2.1.2. Chức năng hoạt động, nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh
a) Chức năng hoạt động.
Với mục đích là thông qua các hoạt động kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn lực, đáp ứng nhu cầu của thị trường về các loại mặt hàng dược phẩm, thuốc chữa bệnh,... Công ty đã xác định rõ chức năng của mình như sau:
Thứ nhất, chức năng xuyên suốt 4 năm hoạt động của công ty là thu mua các mặt hàng thuốc chữa bệnh, dược phẩm, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế,... thiết yếu từ các nhà cung cấp uy tín trên thị trường sau đó tiến hành phân phối đến các quầy thuốc, nhà thuốc, bệnh viện,... và mục tiêu cuối cùng là có thể đến tay người tiêu dùng.
Thứ hai, là một doanh nghiệp nên mục tiêu của công ty là thực hiện kinh doanh có lợi nhuận, tạo thị trường ổn định. Dược Phẩm Minh Đức Phát luôn là đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu nộp ngân sách đề rạ
b) Nhiệm vụ hoạt động
- Nghiên cứu thị trường, tăng cường kinh doanh, tổ chức bộ máy kinh doanh đạt
năng suất nhất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty, thực hiện
đúng mục đích và nội dung hoạt động của Công tỵ
- Xây dưng phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng cường bảo quản và lưu trữ
hàng hóa, đảm bảo giữ được chất lượng tốt nhất.
- Đảm bảo cung ứng đủ và kịp thời các mặt hàng thuốc chữa bệnh, dược mỹ
phẩm,. cho người bệnh.
- Công ty cần quản lý, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả, sử dụng đúng
chế độ, đúng chính sách quy định các nguồn vốn.
- Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty cần tuân thủ các chính sách, chế
độ pháp luật của nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công tỵ Công ty cũng cần thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao
động.
c) Lĩnh vực kinh doanh
- Kinh doanh thuốc chữa bệnh, dụng cụ y tế, mỹ phẩm, dược liệu, vật phẩm vệ
sinh và dược liệu hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm),.
- Cung ứng thuốc dự trữ phòng chống dịch bệnh thiên taị
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty
a) Cơ cấu tổ chức của công ty
Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay thì bất kể là doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì đều cần một bộ máy quản lý hiệu quả để chèo lái công ty đi đúng hướng. Bộ máy quản lý đứng vai trò lãnh đạo điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chính vì
Trần Thị Thu Thủy 35 K20KTG
vậy, doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao trong kinh tế cần xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp. Hiện nay, Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát tổ chức quản lý theo mô hình sau:
Đại học và sau đại học 10
Cao đẳng 5
Trung cấp 4
Tổng số 19
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát)
Đứng đầu bộ máy điều hành là Giám đốc, có nhiệm vụ trực tiếp điều hành bộ máy công ty, bao gồm cả các bộ phận phòng ban lẫn hoạt động của công tỵ Các bộ phận phòng ban bao gồm trưởng các phòng ban, có nhiệm vụ điều hành các nhân viên trong phòng ban của mình. Yêu cầu đối với tất cả nhân viên là cần đảm bảo thực hiện tốt công việc theo chức năng của mình, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán trong các hoạt động.
b) Cơ cấu nhân sự của công ty
Dược Phẩm Minh Đức Phát luôn xác định rằng người lao động chính là nguồn lực và yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của công ty, là nguồn vốn quí nhất để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và cho xã hộị Do đó, việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao, năng động và nhiệt huyết trong công việc luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu của công tỵ Công ty luôn quan tâm sâu sắc vấn đề tạo công ăn việc làm cho người lao động, cố gắng nâng cao mức thu nhập bình quân hàng năm nhằm đảm bảo mức sống người lao động. Trong suốt 4 năm qua, đội ngũ nhân sự đang dần hoàn thiện về chuyên môn, tay nghề.
Trần Thị Thu Thủy 36 K20KTG
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Bảng 2.1: Trình độ nhân lực của công ty năm 2020
Công ty có số công nhân viên lành nghề khá cao, tỷ lệ số người có bằng đại học và sau đại học năm 2020 chiếm 52,63 % giúp thuận lợi cho quá trình kinh doanh. Cùng với đó, tỷ lệ nhân viên có bằng cao đẳng chiếm 26,32 % và trung cấp chiếm 21,05%. Bằng cấp của nhân viên trong công ty đều thuộc chuyên ngành dược, kinh tế và được công ty tuyển chọn kĩ càng. Số cán bộ này vẫn đang tiếp tục được đào tạo thêm để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong giai đoạn tớị
2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Giám đốc: Giám đốc là ông Lê Xuân Sang, là người đại diện theo pháp luật của công ty, quyết định những vấn đề quan trọng và chịu trách nhiệm với kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Giám đốc có nhiệm vụ trực tiếp điều hành, nắm bắt tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó đề ra các chiến lược phát triển đúng đắn cho công tỵ
Phòng tài chính - kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, bên dưới gồm các kế toán viên khác. Tất cả có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các thông tin tài chính kế toán, lập các loại BCTC cuối kì, lập các kế hoạch về tài chính, thực hiện theo dõi giám sát các hoạt động thông qua các số liệu tài chính.
Bộ phận kho - giao hàng: Kho là nơi lưu trữ hàng hóa của công ty, Thủ kho là người theo dõi và quản lý nhân viên kho cùng hàng hóa nhằm cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa thực nhập, xuất và đang tồn tại khọ Các nhân viên giao hàng sẽ dựa vào các chứng từ, phiếu xuất kho của công ty để làm căn cứ đi giao hàng đến tận tay khách hàng.
Phòng kinh doanh: Có chức năng thực hiện các hoạt động có liên quan đến công tác tìm kiếm khách hàng, công tác tiêu thụ sản phẩm của công tỵ Phòng ban có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh bán hàng các mặt hàng của công ty, tổ chức quảng cáo giới
thiệu sản phẩm với các nhà thuốc, quầy thuốc, bệnh viện...; đám phán ký kết hợp đồng; phát triển hệ thống, mạng lưới tiêu thụ; theo dõi quá trình kinh doanh theo từng giai đoạn.
Phòng kế hoạch: tham mưu trực tiếp cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức và hoạt động kinh doanh. Xây dựng các định hướng, nghiên cứu thị trường đối thủ và khách hàng để tìm cách mở rộng thị trường. Cùng với đó, phòng ban sẽ đề xuất các phương án nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh đẹp của công ty trong mắt đối tác, công chúng.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty
a) Cơ cấu tổ chức kế toán
Tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung tức là mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán, dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng chứ không tổ chức kế toán riêng ở các bộ phận hay chỉ phân công việc cho kế toán viên xử lý. Sơ đồ bộ máy kế toán được trình bày bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát)
Bộ máy kế toán của công ty có hoạt động hiệu quả hay không là phụ thuộc lớn vào việc phân công công việc giữa các nhân viên kế toán trong phòng ban, cụ thể tại Dược Phẩm Minh Đức Phát các nhân viên có nhiệm vụ như sau:
- Ke toán trưởng: được coi là người quản lý, chỉ đạo mọi hoạt động cũng như kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty; tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn là người tập hợp doanh thu, chi phí, công nợ,... từ đó lập các BCTC, kê khai, quyết toán thuế và