7. Kết cấu khóa luận
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát gồm những yếu tố cơ bản sau:
a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tại công ty, giám đốc, trưởng phòng và các nhân viên tại các phòng ban luôn nhắc nhở nhau phải đề cao các giá trị đạo đức và nguyên tắc nghề nghiệp. Giám đốc cùng các trưởng bộ phận đều không áp đặt các chỉ tiêu quá cao, phi thực tế so với khả năng của nhân viên mình như nhân viên cần phải bán được vượt mức so với tháng trước bao %, nếu không bán được đủ chỉ tiêu đặt ra thì bị phạt hoặc trừ lương,... Do vậy, các nhân viên, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, luôn cảm thấy thoải mái làm việc, giảm bớt gánh nặng tâm lý hoặc có ý đồ gian lận để đạt mục tiêu đề ra, cạnh tranh chơi xấu nhau để bán được nhiều hàng. Không áp đặt chỉ tiêu quá cao có thể là hạn chế cho việc tăng doanh số bán hàng nhưng lại có thể giúp công ty phát triển về lâu dài bởi việc nhân viên luôn đảm bảo kỉ cương. Chu trình bán hàng - thu tiền diễn ra ở nhiều phòng ban nhưng chỉ giới hạn trong công ty, công ty không có chi nhánh nên việc truyền đạt thông tin cho nhau về các giá trị đạo đức là khá dễ dàng.
Tuy vậy, yêu cầu về thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức tại đơn vị phần lớn dựa vào ý thức của bản thân mỗi nhân viên hay việc thường xuyên nhắc nhở nhau thông qua truyền miệng các quy định, các hình thức xử phạt khi vi phạm,. mà DN không văn bản hóa các quy định nàỵ Hiện nay, tại đơn vị, các nhân viên vẫn đã và đang tuân thủ tốt các quy định đó dù chỉ bằng hình thức truyền miệng. Thế nhưng, điều đó không có nghĩa trong tương lai họ vẫn sẽ tiếp tục đảm bảo tính tuân thủ hoặc trên thực tế họ đã khéo léo che giấu những sai phạm về đạo đức của mình mà không ai nhận ra thông qua việc lách các quy định không có văn bản mang tính răn đe của DN.
Đây được coi là một trong những khuyết điểm của KSNB tại Dược Phẩm Minh Đức Phát.
b) Cam kết về năng lực
Toàn bộ nhân viên trong đơn vị đều được tuyển chọn qua quá trình tuyển dụng khá đầy đủ và nghiêm ngặt. Nhân viên trong công ty đều phải có bằng tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên và được tuyển chọn vào vị trí phù hợp với học vấn của mình. Như cơ cấu nhân lực đã được nêu ở phần 2.1.3, nhân viên kinh doanh phải có bằng cấp liên quan đến chuyên ngành kinh tế, các nhân viên kế toán đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán.... thì mới được phép làm việc tại công tỵ Trong thời gian làm việc tại Dược Phẩm Minh Đức Phát, họ luôn được đơn vị khuyến khích cho đi đào tạo để nâng cao trình độ. Bên cạnh bằng cấp. công ty cũng yêu cầu kinh nghiệm đối với một số vị trí ứng tuyển. Chẳng hạn, thủ kho tuy không yêu cầu bằng cấp nhưng công ty yêu cầu kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, thủ quỹ phải có kinh nghiệm từ 1.5 năm trở lên,... Đa số những nhân viên được nhận vào công ty đều là những người có năng lực, tận tâm và luôn cố hết sức mình vì công tỵ
Tuy nhiên, cam kết về trình độ sử dụng máy tính lại không được công ty chú trọng trong quá trình tuyển dụng, dẫn đến việc phải đào tạo lại khi có nhân viên mới chuyển tới công tỵ Bên cạnh đó. sự đa dạng của các loại phần mềm kế toán, phần mềm quản lý HTK.. trên thị trường được các DN áp dụng để quản lý và lưu trữ dữ liệu cũng tạo ra sự khó khăn cho việc nhân viên mới cần đảm bảo yêu cầu sử dụng thành thạo phần mềm mà công ty đang dùng. Thực tế. trình độ tin học ở Dược Phẩm Minh Đức Phát còn chưa đồng đều, ngoài vấn đề do bị giới hạn bởi tuổi tác thì công ty mới tuyển thêm 2 nhân viên mới trong năm 2020 đều chưa thành thạo sử dụng phần mềm mà đơn vị dùng, lý do bởi công ty chưa yêu cầu trình độ tin học khi tuyển dụng thêm 2 nhân viên mới nàỵ
c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Giám đốc công ty luôn đề cao việc kinh doanh trung thực. Ông coi rủi ro là một phần của kinh doanh và có thể hạn chế nó bằng sự thận trọng và tính chính trực của toàn thể cán bộ trong công tỵ Trong chu trình bán hàng - thu tiền, ngoài việc các bộ phận phải thận trọng, tỉ mỉ trong quá trình thực hiện công việc, ông yêu cầu sự thận trọng đặc biệt đối với kế toán như yêu cầu phải lập và trình bày BCTC theo quy định
pháp luật, ghi nhận và phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,.. .Từ triết lý này, giám đốc đã giúp công ty nâng cao uy tín trên thị trường và lòng tin của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.
d) Cơ cấu tổ chức
Như đã đề cập trong phần 2.1.3, các bộ phận trong DN đều được phân chia trách nhiệm theo đúng chức năng của mình. Cơ cấu tổ chức của đơn vị khá phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động kinh doanh. Phòng kinh doanh lập lệnh bán hàng, phòng kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung trong đó mỗi nhân viên kế toán lại có nhiệm vụ riêng, thủ kho giám sát việc đóng gói xuất kho của nhân viên kho, nhân viên kho lập phiếu xuất kho, nhân viên vận chuyển thì giao hàng, thủ quỹ thu và bảo quản tiền mặt,.. .Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận chuyên trách về xét duyệt tín dụng và bán chịu mà chỉ thông qua sự xét duyệt sơ sài từ giám đốc, dễ gây ra một số rủi ro trong tương lai về vấn đề tài chính cho đơn vị.
e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Công ty đã phân công quyền hạn, trách nhiệm công việc cho từng cá nhân, từng bộ phận tương đối hợp lý. Điều này đã làm giảm sự chồng chéo công việc, tăng hiệu quả hoạt động, đồng thời gắn trách nhiệm công việc lên chính nhân viên thực hiện sẽ giúp họ có ý thức hơn. Trong trường hợp có nhân viên vắng mặt, công ty yêu cầu nhân viên khác chỉ được phép làm thay khi có sự đồng ý của cả giám đốc lẫn nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp công việc đó. Ngoài ra, bất kì nhân viên nào trong đơn vị cũng không được phép thực hiện quá thẩm quyền, quyền hạn của mình khi chưa được sự cho phép của giám đốc.
Về cơ bản, nhân viên tương đối tuân thủ các quy định về phân công quyền hạn và trách nhiệm dù công ty mới chỉ quy định bằng lời nóị Tuy nhiên, về lâu dài, việc tuân thủ có thể không được đảm bảo vì nhân viên càng gắn bó lâu với công ty, sự mật thiết giữa họ ngày càng gia tăng, rủi ro có sự thông đồng làm giúp công việc của nhau và vượt quá thẩm quyền cho phép sẽ ngày càng tăng cao, đặc biệt khi công ty không có quy định bằng văn bản cụ thể để tạo tính răn đe mạnh nếu có vi phạm xảy rạ Do vậy, để đảm bảo không chỉ ở trong giai đoạn hiện tại mà còn cả trong tương lai các nhân viên đều thực hiện đúng và tuân thủ theo đúng kỉ cương mà đơn vị đặt ra, công ty cần
quy định rõ ràng hơn bằng văn bản thay vì bằng lời nói, đây chính là bất cập cần phải khắc phục tại Dược Phẩm Minh Đức Phát.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự
- Chính sách tuyển dụng: quá trình tuyển dụng diễn ra khá nghiêm ngặt nhưng chính sách tuyển dụng chưa cụ thể, rõ ràng. Việc tổ chức các đợt tuyển dụng nhân viên đa số dựa trên nhu cầu của giám đốc hoặc từ các trưởng bộ phận trình lên mà chưa được vạch rõ hoặc lên kế hoạch cụ thể, dẫn tới tình trạng công ty thừa người ở một số bộ phận hoặc thiếu người nhưng không thể tìm kiếm được nhân viên kịp thời ở một số thời điểm.
Chẳng hạn, đa số các tháng đầu năm là vào mùa cao điểm của công ty, nhân viên vận chuyển thường quá tải trong giai đoạn này nhưng công ty vẫn chưa thấy cần thiết phải tuyển thêm nhân viên. Tuy nhiên, đến đầu năm 2020, tình trạng giao hàng bị quá tải cao hơn so với cùng thời điểm ở những năm trước, do tình hình dịch Covid-19 mà nhu cầu một số mặt hàng như khẩu trang, nước rửa tay,... gia tăng. Do vậy, công ty quyết định tuyển thêm nhân viên khi bộ phận kho - giao hàng đưa ra ý kiến và giám đốc cũng cảm thấy cần thiết. Thế nhưng, công ty lại không tuyển được nhân viên đáp ứng kịp thời vào thời điểm đó bởi công ty không có kế hoạch cụ thể từ trước dù tình trạng quá tải năm nào cũng xảy ra, dẫn đến việc bỏ lỡ một số đơn hàng có giá trị.
- Chính sách về lương: trước khi được nhận chính thức, nhân viên sẽ bước vào kì thử việc khoảng 1-2 tháng với mức lương dành cho nhân viên thử việc. Sau khi được chấp nhận vào làm việc chính thức, công ty sẽ kí kết hợp đồng với mức lương thỏa thuận giữa 2 bên. Chính sách về mức lương cơ bản đã được quy định rõ ràng trong hợp đồng kí kết giữa công ty và nhân viên. Những tháng đầu năm 2020 và 2021, dù bị ảnh hưởng bởi dịch Covid nhưng công ty vẫn cố gắng chi trả đủ 100% số tiền lương cơ bản cho anh/chị/em trong công ty, điều này đã tạo động lực cho tất cả nhân viên khiến họ cảm thấy phấn khởi, mong muốn gắn bó lâu dài với công tỵ
Tuy nhiên, công ty lại chưa cụ thể lịch trình tăng lương và cấp bậc thăng tiến trong tương lai, phần lớn phụ thuộc vào đánh giá chủ quan từ phía giám đốc. Chẳng hạn, nhân viên giao hàng từng xin giám đốc tăng lương và được đồng ý theo mức đánh giá của giám đốc mà không có quy định cụ thể nàọ
- Chính sách thưởng và đãi ngộ tài chính:
Ngày lễ, tết
Số tiền
Năm 2019 Năm 2020
Tết Nguyên Đán Nửa tháng lương 1 tháng lương
Tết Dương Lịch 200.000 300.000
Ngày thầy thuốc Việt Nam 27/2 200.000 300.000
Ngày 8/3 100.000 200.000
Ngày 30/4-1/5 300.000 500.000
Ngày quốc tế thiếu nhi 1/6 100.000/ 1 cháu 100.000/1 cháu
Ngày 2/9 300.000 500.000
Ngày 20/10 100.000 200.000
+ Bên cạnh mức lương cơ bản, công ty cũng có những mức khen thưởng cho các
cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong tháng do toàn thể nhân viên trong công ty bầu chọn. Bên cạnh đó, tuy doanh nghiệp không áp đặt mục tiêu quá cao cho đội ngũ nhân viên kinh doanh nhưng cũng sẽ thưởng doanh số cho những nhân viên có doanh số bán hàng vượt mức kì vọng. Hầu hết tất cả nhân viên đều hài lòng với mức thưởng nàỵ
+ Công ty có phụ cấp tiền xăng, xe, điện thoại,... cho nhân viên.
+ Vào hè, công ty sẽ tổ chức đi du lịch cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công
ty, người thân trong gia đình của nhân viên cũng có thể tham gia cùng nhưng cần phải đóng góp thêm. Sau dịp tết nguyên đán, công ty sẽ tổ chức đi lễ chùa cho toàn thể nhân viên, nơi tham quan sẽ thể theo nguyện vọng của họ.
+ Các ngày lễ, tết công ty cũng có chính sách thưởng đãi ngộ cho nhân viên. Tuy
nhiên, chính sách đãi ngộ không được quy định cụ thể mà phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty và quyết định của giám đốc.
Năm 2020, năm Covid-19 bùng nổ trên toàn thế giới, gây ảnh hưởng ít nhiều đến tình hình tài chính của đa số các doanh nghiệp. Thế nhưng, đãi ngộ của công ty không những giữ nguyên mà còn tăng ở hầu hết các ngày lễ, tết so với năm 2019, điều này đã làm cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị đều cảm thấy hài lòng, đánh giá chính sách đãi ngộ của công ty tương đối tốt so với những chỗ làm cũ của họ và một số doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực dược trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. Dưới đây là những mức đãi ngộ cụ thể mà DN đã đưa ra cho toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị:
Bảng 2.2: Chế độ đãi ngộ các ngày lế, tết cho nhân viên Công ty TNHHDược Phẩm Minh Đức Phát 2019-2020
- Chế độ nghỉ phép: Ngoài những ngày nghỉ theo quy định của nhà nước Việt Nam, toàn bộ cán bộ công nhân viên được nghỉ phép không quá 12 ngày/ năm, nếu nghỉ quá quy định sẽ bị trừ vào lương. Trung bình mỗi tháng nhân viên được nghỉ phép thêm 1 ngày so với quy định của nhà nước. Nhân viên khá tuân thủ theo chế độ nghỉ phép mà công ty đã đưa ra dù chế độ nghỉ phép có hơi khắt khẹ
Tóm lại, với thực tế đã và đang diễn ra tại Dược Phẩm Minh Đức Phát, Giám đốc đã có ý thức quan tâm đến nhưng vẫn còn chưa đánh giá hoàn toàn đúng về môi trường kiểm soát của KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong công tỵ Một vài nhược điểm đã được tác giả chỉ ra bên trên hoàn toàn có thể khắc phục.
2.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Rủi ro là một phần trong kinh doanh, chúng ta không thể xóa bỏ hoàn toàn nó mà chỉ có thể hạn chế nó xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được thông qua quy trình đánh giá rủi rọ Dù biết là vậy, do công ty không có ban kiểm soát hay bộ phận kiểm toán nội bộ mà cả công ty được điều hành và quản lý bởi giám đốc nên quy trình đánh giá rủi ro thường bị bỏ qua hoặc làm sơ sài dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý. Trên thực tế, doanh nghiệp cũng đã từng đối mặt với một số rủi ro, chẳng hạn:
Trong suốt những năm hoạt động kinh doanh, công ty đã có cơ số khách hàng nợ quá hạn và mất khả năng thanh toán. Nguyên nhân xuất phát từ việc công ty không có bộ phận xét duyệt tín dụng mà chỉ xem xét thông qua giám đốc, cùng với đó, giám đốc cũng không xác định xây dựng quy trình đánh giá rủi ro đối với vấn đề bán hàng cho khách hàng mất khả năng thanh toán, dẫn tới chưa có giải pháp xử lý đúng đắn khi rủi ro này xảy ra, khiến cho công ty không thể thu hồi lại được một số khoản nợ, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công tỵ
Trong năm 2020, thủ kho đã có vài lần không giám sát và kiểm tra quá trình đóng gói hàng cho khách. Việc làm đó đã dẫn đến tình trạng nhân viên kho đóng soạn nhầm hàng cho các nhà thuốc mà không ai biết, chỉ khi hàng đã đến tay khách hàng thì sai sót này mới được phát hiện. Đa số các chủ nhà thuốc đều không hài lòng về sai sót này vì đã làm chậm tiến độ bán hàng của họ, ngoài ra, điều này cũng làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty cùng với việc tăng chi phí (chi phí giao lại hàng cho khách). Dù tình trạng này đã xảy ra vài lần nhưng công ty vẫn chưa xây dựng rõ ràng các phương án xử lý mà chỉ đưa ra một số giải pháp tạm thời như xin lỗi khách và khiển trách nhân viên. Trên thực tế, các giải pháp tạm thời trên không thể áp dụng đối với toàn bộ khách hàng vì mức độ sai sót xảy ra mỗi lần là khác nhaụ Đây là một trong những vấn đề cho thấy tầm quan trọng của quy trình đánh giá rủi ro, nếu có quy trình đánh giá rủi ro cho vấn đề này thì có lẽ DN đã có thể dự tính trước và đưa ra các phương án xử lý kịp