7. Kết cấu khóa luận
1.3.2. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình rất phức tạp vì không chỉ có sự tham gia của nhân viên trong công ty mà còn một số lượng khách hàng lớn. Vậy nên, để kinh doanh đạt được hiệu quả cao cũng như giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được, các nhà quản lý cần thiết lập và vận hành các quy trình đánh giá rủi ro trong chu trình nàỵ
Quy trình đánh giá rủi ro chu trình bán hàng - thu tiền bắt đầu từ việc xác định các rủi ro tiềm ẩn có trong chu trình rồi sau đó ước tính mức độ và đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro để có thể đưa ra các giải pháp, hành động thích hợp.
Đầu tiên, xác định các rủi ro tiềm ẩn có trong chu trình: Chu trình bán hàng - thu tiền như đã nói ở trên thì có thể xáy ra rất nhiều sai sót ở từng khâu, từng giai đoạn. Cụ
thể được chấp nhận nhưng không được bên có thẩm quyền phê duyệt, ghi sai trên hợp
đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá.. .Đối với xét duyệt bán chịu rủi ro tiềm ẩn khi
bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu,... Còn
trong quá trình giao hàng thì rủi ro tiềm ẩn xảy ra khi giao hàng nhầm, không đúng
chủng loại, số lượng,.Khi lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu thì xảy ra sai sót
không lập hóa đơn khi bán hàng, ghi nhận doanh thu sai tên khách hàng, thời hạn
thanh toán,. Cuối cùng, theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng là giai đoạn dễ
xảy ra sai sót khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt cho mục đích cá nhân, xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt,.
Tiếp theo, sau khi đã nhận diện được các rủi ro tiềm ẩn trong từng quá trình thực hiện chu trình bán hàng - thu tiền, các nhà quản lý cần ước tính mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động của đơn vị. Ví dụ như trong giai đoạn xét duyệt bán chịu, việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến khả năng mất hàng, không thu được tiền từ khách; hay trong quá trình giao hàng, việc giao nhầm hàng hóa có thể làm mất lòng khách hàng cùng với việc làm tăng chi phí vận chuyển để giao lại đúng hàng hóa cho khách.
Sau đó là việc đánh giá khả năng xảy ra của rủi rọ Việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu nếu xảy ra thường xuyên có thể dẫn tới khả năng công ty phá sản do có nhiều nợ xấu không thể đòi được. Do vậy, khả năng xảy ra rủi ro cần được các nhà quản lý xem xét kỹ lưỡng các mặt như tần suất như nào có thể chấp nhận được, khả năng xảy ra của rủi ro đó là cao hay thấp,.
Cuối cùng, sau khi nhận diện và phân tích xong các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn tại đơn vị thì đây là lúc các nhà quản lý đưa ra các hành động thích hợp để hạn chế và phòng ngừa rủi rọ Tiếp tục với ví dụ trên, cụ thể là việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn tới khả năng mất hàng, không thu được tiền xảy ra một lần trong tháng quạ Vậy nguyên nhân có thể do đâủ Nguyên nhân có thể bắt nguồn từ việc giữa khách hàng đó và nhân viên xét duyệt tín dụng đã có mối quan hệ thân quen từ lâu, dựa vào mối quan hệ thân quen này mà bỏ qua việc tuân thủ các quy định xét duyệt tín dụng mà công ty đã đưa rạ Do đó, các nhà quản lý cần phải giám sát chặt chẽ hơn việc thực hiện xét duyệt tín dụng, quy trách nhiệm cho nhân
viên đó khi có sự cố mất hàng, không thu được tiền hàng xảy do sự bất cẩn hoặc cố tình bỏ qua chính sách để chấp nhận khách hàng của nhân viên.