7. Kết cấu khóa luận
1.2.1. Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa thông qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa nhà cung cấp với khách hàng. Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, xuất phát điểm từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng...) và kết thúc bằng việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết và chấp nhận thanh toán.
Để đánh giá việc kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không, các nhà quản lí phải quan tâm đến các vấn đề như: sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp có bán được không, tài sản của doanh nghiệp có bị thất thoát không, nợ phải thu có được kiểm soát tốt hay không,...Vì vậy, doanh nghiệp phải kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền thật tốt để việc kinh doanh đạt hiệu quả caọ
Quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn cũng như rất nhiều hình thức bán hàng và thanh toán khác nhau nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng. Nhìn chung, quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm chủ yếu các công việc và chức năng sau:
- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng là xuất phát điểm của cả chu trình, nó cho thấy nhu cầu và sự sẵn sàng mua của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của đơn vị trong hiện tại hoặc tương laị Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu cầu mua hàng (yêu cầu qua điện thoại, thư điện tử, fax,...). Dựa vào thông tin nhận được, doanh nghiệp sẽ xem xét khả năng doanh nghiệp có thể chấp nhận yêu cầu hay không, từ đó đưa ra quyết định có bán hàng hay không.
- Lập lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xem xét đơn đặt hàng về số lượng, chủng loạị..để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng. Trường hợp nhận đặt hàng qua mail hoặc điện thoạị..cần có thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng.
- Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu: Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi được các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp. Việc bán
chịu sẽ giúp doanh nghiệp tăng về mặt lượng khách hàng, tăng doanh số bán Iiang,... nhưng đi kèm với nó thì cũng sẽ có nhiều rủi ro tiềm ẩn khi khách hàng mất khả năng thanh toán. Vậy nên các bộ phận phụ trách kiểm tra, xét duyệt bán chịu cần phải tìm hiểu và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, đưa ra hạn mức tín dụng tối đa với từng khách hàng, hoặc yêu cầu khách hàng có tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc có sự bảo lãnh từ phía ngân hàng nhằm giảm hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi và không ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Sau khi lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận xét duyệt cần phải hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng để tránh tranh chấp xảy rạ
- Xuất kho và chuyển giao hàng hóa: Căn cứ vào đơn đặt hàng và lệnh bán hàng đã được phê chuẩn đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng, đồng thời lập phiếu xuất kho gửi cho các bộ phận liên quan. Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ vận chuyển và gửi hàng cho khách dựa trên phiếu xuất kho,. chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu bán hàng. Phiếu xuất kho và các chừng từ liên quan cần phải đảm bảo phù hợp về lượng, quy cách, chủng loại,. của hàng hóa thực tế xuất với hợp đồng kinh tế đã ký.
- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ doanh thu: Kế toán sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ các bộ phận như đơn đặt hàng đã được phê duyệt, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa, ... sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, tính trung thực và tính chính xác rồi mới lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 và liên 3 thường được lưu và luân chuyển nội bộ trong doanh nghiệp để quản lý đồng thời để ghi nhận doanh thu bán hàng; liên 2 được gửi đến cho khách hàng.
- Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: Nghiệp vụ thu tiền thường được quan tâm với mục đích hạn chế gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ. Yêu cầu đề ra là phải đảm bảo được tất cả số tiền thu được đã vào sổ nhật ký, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Cụ thể, nếu thu tiền bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi nhận vào sổ Nhật ký thu tiền; nếu khách hàng chưa thanh toán thì phải ghi nhận vào tài khoản 131 - Phải thu khách hàng và theo dõi chi tiết từng khách hàng đúng với số tiền phải thu một cách kịp thờị
- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ này phải được cần một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, phê chuẩn, khấu trừ các khoản liên
quan đến hàng hóa này trước khi ghi sổ chính thức và phải được ghi sổ chính xác, kịp thời và có bằng chứng để chứng minh cho các khoản giảm trừ nàỵ
- Theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng: Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, kế toán cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ. Doanh nghiệp nên phân công cho hai người phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài ra, cần thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi được nợ, xác minh và điều chỉnh chênh lệch giữa hai bên.
+ Xử lý, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không thu hồi được các khoản nợ từ khách hàng nên trước khi xóa sổ, để tránh sai sót thì doanh nghiệp cần phải có bộ phận tìm hiểu và xem xét các khoản nợ nàỵ Nếu khách hàng không có khả năng thanh toán hay cố tình không trả hoặc lý do bất khả kháng dẫn đến không thu được nợ thì có thể chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ nợ phải thu khách hàng theo đúng quy định và chế độ kế toán hiện hành.
+ Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu nàỵ Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn,...