Về lý thuyết, càng được nhà cung cấp cho nợ trong thời gian dài, doanh nghiệp càng có thêm vốn để quay vòng, gia tăng lợi nhuận cho mình. Số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp, nếu không dùng để mua hàng hoặc tái đầu tư thì gửi tiết kiểm ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp tạo ra một khoản lãi không nhỏ. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng đồng ý cho chậm trả mà không phải phát sinh thêm chi phí, đồng thời cũng có khả năng làm mất uy tín của công ty trên thị trường. Vì vậy, song song với việc quản lý các khoản phải thu, doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới khoản phải trả, sử dụng một số phương thức quản trị để có cái nhìn toàn diện về công nợ phải trả:
- Phân chia công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, trong đó kê rõ hóa đơn đến hạn thanh toán, hóa đơn quá hạn, hóa đơn còn nợ, số tiền đã tạm ứng cho từng hóa đơn.
-Thống nhất với nhà cung cấp về thời gian chốt hóa đơn thanh toán. Tuần đầu tiên của mỗi tháng nên gửi bảng xác nhận công nợ cho nhà cung cấp qua email, fax... để kế toán hai bên cùng các nhận lại số tiền thanh toán chính xác, tránh trường hợp phát sinh chênh lệch giữa hai bên, gây nên những tranh chấp không đáng có.
- Đưa ra thời hạn nộp chứng từ, hóa đơn, hợp đồng từ bộ phận phụ trách thu mua cho phòng kế toán. Nếu quá thời hạn, bộ phận thu mua tự chịu trách nhiệm giải thích việc trả chậm với nhà cung cấp.
- Một số doanh nghiệp cố tình trả chậm với lý do chứng từ sai, thiếu. Do đó trước khi thực hiện chi trả các khoản nợ, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát lại chứng từ để kịp thời yêu cầu nhà cung cấp bổ sung sửa đổi những sai sót, tránh thanh toán trễ hạn.
- Đôi khi doanh nghiệp không thực hiện chi trả hết toàn bộ hóa đơn đến hạn, để dễ dàng cho việc đối chiếu công nợ sau khi thanh toán, kế toán lập
bảng kê chi tiết thanh toán để lưu trữ và gửi tới nhà cung cấp để xác nhận đã thanh toán cho những hóa đơn nào, giao hàng ngày bao nhiêu để nhà cung cấp kiểm tra lại sau khi nhận được tiền.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KHẢ NĂNG THANH TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC
VÀ THƯƠNG MẠI TRÍ TUỆ VIỆT TRONG THỜI GIAN QUA 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Giáo dục và Thương mại Trí tuệ Việt