Cơ sở hình thành giải pháp: Hiện tại, mặc dù nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì công ty càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Mục đích: nếu quản lý tốt nợ phải thu, một mặt góp phần thúc đẩy doanh thu nhờ chính sách bán chịu, một mặt thúc đẩy khách hàng trả nợ đầy đủ và đúng hạn, tăng vòng quay khoản phải thu và cũng làm cho Công ty tăng khả năng thanh toán.
* Xây dựng chính sách quản lý nợ phải thu
Muốn quản trị tốt các khoản phải thu, công ty phải có chính sách tín dụng tốt, chính sách tín dụng này liên quan đến mức độ, chất lượng và độ rủi ro của doanh thu. Chính sách tín dụng bao gồm các yếu tố như: Tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu, thời hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu... Việc hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu hoặc mở rộng thời hạn bán chịu hay tăng tỷ lệ chiết khấu đều có thể làm cho doanh thu và lợi nhuận tăng, đồng thời kéo theo các khoản phải thu cùng với những chi phí đi kèm các khoản phải thu này cũng tăng và có nguy cơ phát sinh nợ khó đòi. Vì thế, khi công ty quyết định thay đổi một yếu tố nào cũng cần cân nhắc, giữa lợi nhuận mà công ty có thể thu được với mức rủi ro do gia tăng nợ không thể thu hồi mà doanh nghiệp phải đối mặt để có thể đưa ra chính sách tín dụng phù hợp.
- Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng
thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
- Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, đến nhân viên kinh doanh. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong công ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
Ngoài ra công ty cần chú ý đến các mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp, cần quan tâm đến việc phân tích uy tín của khách hàng trước khi quyết định có nên bán chịu cho khách hàng đó hay không. Công ty cũng cần thực hiện tốt việc phân loại khách hàng để với mỗi nhóm khách hàng khác nhau sẽ được hưởng những chính sách tín dụng thương mại khác nhau.
* Xây dựng bộ phận chuyên trách quản lý nợ
- Công ty nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
- Công ty nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng như báo cáo công nợ chi tiết đến từng khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
- Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mau hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về thời hạn thanh toán, mức phạt và các chế tài kèm theo khi chậm thanh toán...
Trong nội dung ký kết hợp đồng công ty cần chú ý về các điều khoản ứng trước, điều khoản về thanh toán, mức phạt quy đinh khi thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán đã thoả thuận, thông thường mức phạt không quá 8% giá trị thanh toán chậm.
- Sau khi ký hợp đồng, công ty nên gửi bản liệt kê, hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo hoặc trực tiếp mang đến trụ sở của khách hàng bàn giao để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3... với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng nợ quá thời gian cho phép của Hợp đồng; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.