2.2.4.1. Quản trị hàng tồn kho
Kể từ năm 2014, giám đốc công ty bắt đầu chú trọng hơn công tác quản lý hàng tồn kho. Bắt đầu bằng việc thêm một đội ngũ kế toán chỉ phụ trách quản lý kho hàng trong phòng kế toán, phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng người để dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Tổ trưởng quản lý kho luôn tiếp nhận ý kiến đóng góp của nhân viên để thực hiện quản lý hiệu quả hơn.
Hàng hóa trong khi được sắp xếp căn cứ theo lô hàng phục vụ cho các dự án khách nhau, có biển đánh dấu phía ngoài, dễ nhận biết. Ngoài cửa kho thường xuyên được cập nhật sơ đồ kho hàng phục vụ cho việc tìm kiếm hàng hóa và kiểm kê nhanh chóng. Năm 2015, doanh nghiệp cũng mạnh tay chi mua phần mềm quản lý hàng hàng hóa trong kho, thực hiện thống nhất quy định đặt mã tên cho các hàng hóa theo quy chuẩn chung do doanh nghiệp tự quy định và được nhân viên quản lý kho dán nhãn lên các thùng hàng lưu trữ.
Tuy có những đổi mới hơn trong công tác quản lý kho lưu trữ, nhưng do cơ sở hạ tầng tại kho của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế nến một số ít hàng hóa vẫn bị hư hại trong quá trình bốc dỡ, bảo quản bị rách vỏ bao bì, bị ẩm mốc... Ngoài ra, trình độ nghiệp vụ và khả năng đánh giá đối với chất lượng hàng lưu kho của nhân viên vẫn còn chưa cao, dẫn tới sai sót trong một số báo cáo về hàng tồn.
2.2.4.2. Quản trị công nợ phải thu, phải trả
Đặc thù ngành xây dựng là thời gian thi công dài, trải qua nhiều giai đoạn như xin giấy phép, khảo sát, thiết kế, giải tỏa, đền bù, thi công.. ..Các khách hàng
của doanh nghiệp cũng rất đa dạng từ cá nhân không có đăng ký kinh doanh, các nhà thầu nhỏ lẻ đến doanh nghiệp có quy mô lớn, hay thậm chí là các cơ quan chính phủ.
Với khoản phải thu:
- Thực hiện chiết khấu thanh toán: để khuyến khích bạn hàng thanh toán sớm, công ty áp dụng nhiều mức chiết khấu ứng với số ngày chi trả sớm như nếu thanh toán trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận hàng hóa và hóa đơn chứng từ thì được hưởng mức chiết khẩu 4% , 10 ngày sẽ được hưởng mức 2%....
- Lập bảng kê chi tiết nợ phải thu theo từng nhà cung cấp, từ đó, chi tiết thêm các công nợ cho từng dự án, ghi chú rõ ràng thời gian thu tiền. Thực hiện quản lý trên cả phần mềm kế toán công nợ và trên excel để có căn cứ đối chiếu.
- Một tuần trước khi đến hạn thanh toán, nhắc nhở bạn hàng thời gian đến hạn bằng cách gửi đề nghị thanh toán tới bộ phận kế toán phụ trách chi trả. Đồng thời kiểm tra lại toàn bộ chứng từ để chắc chắn không bị mất mát, hay sai sót xảy ra.
Với khoản phải trả:
- Doanh nghiệp tận dụng việc hưởng chiết khấu thanh toán để cố gắng chi trả sớm cho các nhà cung cấp, đồng thời tiết kiệm thêm được một khoản chi phí.
- Cũng giống như khoản phải thu, kế toán phụ trách lập bảng kê theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp, ứng với các dự án tương ứng.
- Phối hợp với nhà cung cấp trong việc đối chiếu công nợ để tiến hành thanh toán kịp hạn, tránh làm mất uy tín của mình trên thị trường.
Tuy nhiên, doanh nghiệp gặp khó khăn với việc tuyển dụng thêm nhân viên cho công việc này, hiện nay chỉ có một nhân viên phụ trách mảng công nợ, không có người thay thế khi nhân viên này nghỉ ốm, bận việc gia đình đột xuất.
Ngoài ra, đối với một số bạn hàng thân quen như cá nhân hoặc nhà thầu nhỏ, doanh nghiệp thường không lập hợp đồng, chỉ thỏa thuận miệng hoặc giao dịch viết tay, nên đôi khi bị quỵt nợ, dây dưa khó đòi.
2.2.4.3. Quản trị tiền mặt
Việc quản trị tiền mặt của doanh nghiệp còn nhiều yếu kém. Doanh nghiệp ghi nhận các khoản thu chi ngay tại thời điểm kế toán nhận được hóa đơn chứng từ hợp lệ. Kế toán thực hiện dự toán thu chi tiền mặt 2 lần một tháng, khi thực hiện dự toán luôn thêm một khoản tiền dự trữ đề phòng các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên, việc kiểm tra, đánh giá về việc thu chi thực tế có hợp lý với các khoản đã dự chi hay không thì chỉ được thực hiện 1 năm một lần vào thời điểm kết thúc tháng 11 hàng năm.
Mặt khác, doanh nghiệp không xây dựng mô hình khoa học để xác định mức tiền mặt tối ưu, chỉ dự toán mức tồn quỹ trên cơ sở kinh nghiệm. Thông thường tới thời điểm gần cuối tháng, số dư tiền mặt thực tế không đảm bảo theo yêu cầu về mức tiền tồn quỹ tối thiểu.