Nguồn nhân lực đóng một vai trò rất quan trọng và là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Công ty nói riêng, vì Công ty phải luôn chú trọng tới công tác đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực. Sử dụng
nguồn lao động một cách hợp lý sẽ quyết định đến việc cải thiện khả năng thanh toán công ty. Muốn vậy Công ty phải thực hiện các hoạt động sau:
- Không ngừng công tác tuyển chọn cán bộ có trình độ, chuyên môn tốt, sáng tạo, nhiệt tình với công việc. Kết hợp bố trí công tác những người còn trẻ với những người có kinh nghiệm lâu năm. Đặc biệt là đội ngũ cán bộ kỹ thuật của Công ty. Học tập kinh nghiệm của một số đơn vị khác trong Tổng cục, phát huy tinh thần sáng tạo của chính nhân viên.
- Công ty còn cần phải có chính sách bồi dưỡng, đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ. Thường xuyên có các cuộc kiểm tra trình độ để có thể bổ sung những kiến thức kịp thời cho người lao động, giúp họ hoàn thành tốt công tác và nhiệm vụ của mình.
- Tạo ra sự gắn bó về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đối với công ty, phát động các phong trào thi đua trong làm việc, đưa ra các chỉ tiêu, mục tiêu cho tất cả mọi người cùng cố gắng. Thực hiện các chính sách khen thưởng như: tăng lương, thưởng theo doanh thu, tăng các trợ cấp cho người lao động... Luôn quan tâm, chăm sóc đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty, tạo ra môi trường làm việc thân thiện.
- Đội ngũ CBCNV, nhất là đội ngũ chuyên viên kinh doanh trẻ cần ra sức phát huy tính năng động, sáng tạo trong kinh doanh, đề xuất các giải pháp mới trong công tác tìm tòi và tiếp cận thị trường, củng cố và nâng cao trình độ ngoại ngữ để giao tiếp với các khách hàng nước ngoài.
- Nâng cao trình độ cho nguồn nhân lực phục vụ cho công tác quản trị tài chính. Công ty cần có chính sách đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kế toán tài chính. Việc này có thể thực hiện bằng cách mời các chuyên gia quản lý tài chính bồi dưỡng trực tiếp cho đội ngũ cán bộ tài
chính, cho họ tham gia các hội nghị, các khóa đào tạo ngắn ngày về các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tài chính. Nếu thực hiện được điều đó thì đội ngũ cán bộ tài chính của Công ty mới đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý tài chính tại công ty. Đồng thời, Công ty cũng nên có các chính sách nhằm khuyến khích nhân viên học tập và nâng cao trình độ.
- Công ty cần hoàn thiện quy chế quản trị tài chính, trong đó, quy định rõ nguyên tắc nhất quán, chế độ quản lý tài chính Công ty quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng chức vụ tham gia quá trình quản lý tài chính Công ty và quy định rõ về thẩm quyền quyết định các vấn để liên quan đến tài chính của công ty.
Đồng thời, Công ty cần xây dựng, ban hành các quy trình phục vụ công tác quản lý tài chính: Quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ; Quy trình mua sắm tài sản cố định; Quy trình thanh toán nội bộ công ty; Quy trình thanh toán bên ngoài; Quy trình kiểm soát và phê duyệt chứng từ; Quy trình phân tích tài chính, đảm bảo các quá trình tài chính trong Công ty được thực hiện một cách trôi chảy.
3.2.5. Các giải pháp hỗ trợ
Một là, nâng cao hiệu quả quản lý chi phí
Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường cho doanh nghiệp.
Công ty cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định, tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm, áp dụng cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết và thiếu hợp lý.
Doanh nghiệp phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu
các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần thu thập thông tin về chi phí thực tế và phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Vì thực tế ngành vật liệu xây dựng có nhiều biến động giá cả như vật liệu thép, gang...Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, doanh sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên.
Bên cạnh đó, công ty TNHH Giáo dục và thương mại Trí Tuệ Việt cần tuyên truyền tinh thần tiết kiệm chi phí cho nhân viên, xây dựng ý thức tiết kiệm, khuyến khích và có chế độ thưởng phạt phù hợp, đảm bảo công tác tiết kiệm luôn được nhân viên coi trọng.
Xây dựng một định mức chi phí phù hợp, quản lý lượng chi phí tốt đảm bảo cho doanh nghiệp thu về lợi nhuận cao phục vụ nhu cầu thanh toán ổn định.
Hai là, xây dựng bộ phận Marketing và hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường và khách hàng
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu cùng sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cung ứng vật liệu xây dựng, thị phần của Công là rất nhỏ, chưa thể nổi trội vượt qua các Công ty lớn, Công ty phải đối phó với những thay đổi liên tục từ các yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường ngành, đối thủ cạnh tranh, hành vi người tiêu dùng,... Do đó, việc xây dựng một bộ phận marketing chuyên nghiệp và hệ thống thông tin tình báo marketing ở Công ty là vô cùng cấp thiết để làm cơ sở hỗ trợ hoạt động bán hàng của Công ty.
Sơ đồ 3.1: Hệ thống thông tin marketing (MIS)
Nhân viên quản trị marketing sẽ lấy thông tin tình báo marketing chủ yếu từ kênh phân phối, khách hàng, nhà cung ứng, đọc hay xem trên các kênh truyền thông đại chúng (báo, tạp chí, tivi, radio, internet...), hoặc thông qua báo cáo từ các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, việc thiết lập một hệ thống thông tin tình báo marketing bài bản đòi hỏi yêu cầu về nhân sự, vốn, thời gian, thiết bị,. Do vậy, với quy mô doanh nghiệp vừa như Công ty TNHH Giáo dục và thương mại Trí Tuệ Việt, Công ty có thể sử dụng công cụ hỗ trợ vì không đủ nhân lực và vốn. Ví dụ, Công ty có thể sử dụng dịch vụ Monitoring & Clipping (trích lục) từ các đơn vị nghiên cứu thị trường, nhà cung cấp dịch vụ marketing. Công cụ này có thể tìm kiếm các thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng về bản thân Công ty bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm kỹ thuật số và công nghệ quét hiện đại. Về bản chất, Monitoring & Clipping là dịch vụ thu thập, phân tích, đánh giá tin tức, đo lường giá trị truyền thông trên các phương tiện thông tin như: báo in, báo hình, báo điện tử, báo phát thanh. theo một đơn vị thời gian nhất định (thông thường báo cáo theo ngày). Theo đó, doanh nghiệp luôn theo sát động
thái của đối thủ cạnh tranh và có được đánh giá sơ bộ hiệu quả chiến dịch, chương trình marketing, truyền thông của họ, nhờ vậy nhà quản trị đưa ra phương án phản ứng nhanh hơn, chính xác hơn.
Ngoài thông tin về đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp còn nắm bắt được một cách toàn diện các chính sách, quy định, định hướng, phát ngôn của chính phủ, các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền liên quan tới ngành hàng và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị chiến lược và ứng phó tình huống kinh doanh kịp thời. Mặt khác, mọi ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối, chương trình khuyến mại, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được ghi nhận trong hệ thống Monitoring and Clipping. Nhờ đó, doanh nghiệp thu được những thông tin thị trường một cách khách quan, chính xác với chi phí thấp hơn nhiều so với tổ chức các cuộc nghiên cứu khách hàng.
Ba là, thành lập website riêng
Hiện nay Công ty chưa có website riêng, Công ty cần có 1 website riêng, để có thể cung cấp các thông tin về sản phẩm, giá cả, dịch vụ của mình đến nhiều người tiêu dùng. Bằng việc lập website riêng, chi phí thấp so với các ấn phẩm quảng cáo thông thường, Internet rất khác các ấn phẩm quảng cáo thông thường với giá rẻ, quảng cáo của Công ty có thể truy cập trong một thời gian dài, nội dung có thể thay đổi mà không cần phải yêu cầu một ai đó để làm điều đó cho Công ty và Công ty có thể có khả năng tiếp cận với một đối tượng rộng lớn hơn.
Đây không phải là để nói rằng Công ty không nên sử dụng các hình thức khác của việc quảng cáo. Tất cả các Công ty có thể sử dụng nó để thu hút người truy cập vào trang web của Công ty và tìm hiểu về công ty của Công ty . Ngoài
ra website có khả năng mở ra cách thức giao tiếp giữa các khách hàng tiềm năng và một người bán hàng.
Việc có 1 website riêng cũng giúp Công ty mở rộng thị trường. Internet đã cho phép các doanh nghiệp ở bất cứ vị trí địa lý nào đều có thể bỏ qua các rào cản và trở nên dễ tiếp cận, từ bất cứ quốc gia nào trên thế giới của một khách hàng tiềm năng có truy cập Internet cũng có thể biết đến sản phẩm của Công ty.
Webiste cũng giúp doanh nghiệp đa dạng hóa doanh thu. Một trang web không phải chỉ là một phương tiện truyền thông đại diện cho công ty của Công ty , nó là một hình thức của phương tiện thông tin mà từ đó mọi người có thể thu được thông tin. Công ty có thể sử dụng phương tiện truyền thông này để bán không gian quảng cáo cho các doanh nghiệp khác. Công ty cũng có thể tăng khả năng phục vụ cho khách hàng mọi lúc, website như một công cụ hữu ích để cung cấp thông tin mọi nơi mọi lúc ngày cả vào ban đêm khi Công ty hết giờ làm, hơn nữa, đem lại sự thuận tiện cho khách hàng của Công ty, tạo thêm rất nhiều thuận lợi cho một người nghiên cứu một sản phẩm trên Internet mà không cần phải đi đến một nơi nào đó hoặc yêu cầu một ai đó để có thông tin về một sản phẩm. Các khách hàng tiềm năng có thể truy cập vào trang web của Công ty bất cứ khi nào họ muốn một cách riêng tư và thoải mái, không có những căng thẳng tồn tại trong thế giới thực.
Công ty lập website riêng tạo việc tăng thêm giá trị gia tăng và hài lòng của khách hàng. Trang web của Công ty có thể tăng thêm giá trị trong các mặt khác, bởi có lời khuyên, tư vấn giải đáp tất cả các thắc mắc của khách hàng. Điều này cũng sẽ giúp khách hàng nhớ Công ty tốt hơn.
Đồng thời, website sẽ cho Công ty cơ hội để thông báo cho các khách hàng tiềm năng về những gì Công ty đang có và tại sao Công ty xứng đáng được
họ tin tưởng. Trong thực tế, nhiều người sử dụng Internet nghiên cứu trước khi mua hàng để họ có thể xác định cho mình cái mà họ cần mua. Internet cũng cho phép các khách hàng của Công ty làm tiếp thị cho Công ty.
Bên cạnh đó, website giúp Công ty nghiên cứu thị trường giá, rẻ công ty có thể sử dụng các tính năng trên trang web của Công ty như là phiếu thăm dò ý kiến người truy cập, các cuộc điều tra trực tuyến và các số liệu thống kê của trang web của Công ty để tìm hiểu những gì khách hàng muốn để xác định xem Công ty có thể cải thiện sản phẩm của mình và cách thức kinh doanh của mình. Số liệu thống kê trang web hiển thị cho Công ty có bao nhiêu lưu lượng truy cập trang web nhận được, làm thế nào người truy cập được vào trang web của Công ty và ở đâu, người truy cập là từ đâu.
Bốn là, nâng cao năng lực cạnh tranh
Cơ chế thị trường đòi hỏi phải tiến hành nghiên cứu thị trường để nắm được các thông tin kinh tế và biết được các nhu cầu của khách hàng trên cơ sở đó công ty tìm được thời cơ hấp dẫn đối với doanh nghiệp để phát huy được cơ hội và sẽ chiến thắng trên thương trường. Có sự cạnh tranh của nhiều thành phần kinh tế thì doanh nghiệp phải tiến hành đồng thời nhiều biện pháp để tạo ra khả năng xâm nhập đứng vững và phát triển ra thị trường mới.
Chữ tín của khách hàng phải được đặt lên hàng đầu, không vì lợi ích trước mắt mà đánh mất uy tín của khách hàng, đó là biện pháp hữu hiệu thu hút và giữ mối quan hệ lâu dài với khách hàng và cũng là biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh sản phẩm với các công ty khác. Đồng thời các hoạt động kiểm tra được thực hiện thường xuyên liên tục, kịp thời phát hiện và ngăn chặn những trừơng hợp làm tổn hại đến uy tín của công ty.
Yếu tố đặc trưng của sản phẩm vật liệu xây dựng là khối lượng lớn, đa dạng hóa sản phẩm, các sản phẩm phải được bảo quản đúng tiêu chuẩn chất lượng.
Ngoài ra, để nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm công ty với các sản phẩm khác trên thị trường cung ứng vật liệu xây dựng, ngoài các yếu tố đảm bảo về chất lượng công ty nên hạ giá thành sản phẩm. Giá giảm thì lượng hàng bán ra sẽ tăng, và do đó khả năng cạnh tranh của sản phẩm sẽ cao. Để giảm giá thành thì:
+ Công ty cần cố gắng giảm chi phí vận chuyển vì đây là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, đầu tư mua sắm các phương tiện chuyên dụng, giảm thời gian đi trên tuyến, tăng vòng tua của xe.
+ Tìm kiếm nguồn hàng ổn định từ các bạn hàng, giá cả phù hợp nhất là nguồn hàng được sản xuất trong nước
+ Đầu tư xây dựng kho bãi, giảm thiểu chi phí lưu thông
Năm là, tăng cường hô trợ bán hàng
Như các công ty khác, công ty cũng áp dụng chính sách hỗ trợ điều kiện cho nhân viên kinh doanh, tạo tâm lý thoải mái trong công tác bán hàng.
Ngoài ra công ty cũng thẳng thắng trong chính sách hoa hồng cho nhân viên, có nghĩa là có doanh thu thì hưởng, tỉ lệ hoa hồng là mức mà công ty quy định cho nhân viên, nó thay đổi tùy theo điều kiện, tình hình của công ty và quyết định của ban giám đốc.
Tuy nhiên mức sống ngày càng tăng, công ty cũng cần phải có xu hướng thay đổi, cải thiện chính sách đẩy mạnh công tác bán hàng hơn. Nâng cao và cân đối chi phí công tác cho nhân viên kinh doanh để họ có cảm giác thoải mái, an tâm và làm việc có hiệu quả hơn. Mức hoa hồng cho nhân viên có thể theo chính
sách, tuy nhiên bên cạnh đó, công ty nên đưa ra các chương trình có thưởng để nhân viên cố gắng phấn đấu hơn. Điển hình như công ty có thể đưa ra mục tiêu giải thưởng vàng cho tháng phấn đấu hoặc giải thưởng cho người chiến thắng.
Sáu là, nâng cao dịch vụ hậu mãi
Việc cung cấp được vật liệu xây dựng cho khách hàng chỉ là khởi đầu, để có thể giúp cho khách hàng luôn sử dụng sản phẩm của Công ty, gắn bó với sản