7. Kết cấu của luận văn
1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lượng, đơn giá, số ti ền của nghiệp vụ kinh tế ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi ghi bằng số, ghi bằng chữ; chữ ký, họ, tên người lập, người duyệt và nh ng người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài nh ng nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán có th có thêm nh ng nội dung khác theo từng lo i chứng từ.
1.2.2.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin đầu vào được xem như nguồn số liệu mà kế toán sử dụng để qua đó lập nên những thông tin có tính tổng hợp phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do đó, tổ chức chế độ chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán tài chính.
Chứng từ kế toán là nh ng chứng minh bằng giấy tờ v nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không
chỉ với công tác kế toán mà còn có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp liên quan nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên mạng tính đa dạng g ắn li ề n với đặc đi ể m ho ạt động, lĩnh vực kinh doanh...
Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước quy định có tính chất chung, liên quan đến nhiều lĩnh vực ho ạt động cũng như các thành phần kinh tế khác nhau. Do đó, c ần căn cứ vào quy định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm ho ạt động của
doanh nghiệp để chọn lựa, xác định các lo ại chứng từ c ần phải sử dụng trọng công tác kế toán. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay được Bộ Tài chính quy định tại Phụ lục số 03 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 bao gồm 5 lo ại tương ứng với 5 chỉ tiêu kinh tế - tài chính: Lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định.
C ần lưu ý bên c ạnh những chứng từ được quy định trong chế độ còn có những
chứng từ mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật và phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp c ần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu c ầu cung cấp thông tin và xử lý thông tin.
Chứng từ kế toán được lập ở nhi u bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp k cả bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập quy trình luân chuy n chứng từ cho các chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về đến phòng kế toán trong thời gian ng ắn nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kịp thời cho việc ki m tra, xử lý và cung cấp thông tin.
1.2.2.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài ch nh phát sinh liên quan đến ho t động của doanh nghiệp đ u phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một l n cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đ y đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số ti ền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số ti ền viết bằng số.
cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần cho tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng lo ại mực không phai, không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất, chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ, chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi ti n phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán đ giao dịch với khách hàng, ngân hàng, ch ký kế toán trưởng được thay thế bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Ch ký của người đứng đ u doanh nghiệp, của kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyề n” của người đứng đ u doanh nghiệp. Người được ủy quy n hông được ủy quy n l i
cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng giám đốc (và người được ủy quyề n). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để kiểm tra khi c an. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cau quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
1.2.2.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đay đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; ki m tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi ki m tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi ph m chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu c au làm thêm thủ tục và đi u chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
1.2.2.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuy n đến đ u phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Chứng từ sẽ được ki m tra và sử dụng làm căncứ ghi sổ, lưu tr , bảo quản và sau khi hết thời h n lưu tr theo qui định đối với từng lo ại chứng từ, được phép huỷ.
Trong doanh nghiệp, Ke toán trưởng và thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm về trình tự luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên trình tự luân chuyể n chứng từ thông thường gồm bốn bước sau: Lập hoặc nhận chứng từ; kiểm tra chứng từ; sử dụng ghi sổ kế toán; bảo quản, lưu trữ, huỷ.
* Lập hoặc nhận chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến ho ạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số ti ền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số ti ền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một l n tất cả các liên chứng từ thì có th viết hai l n nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có ch điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các ch ký trên chứng từ kế toán đ u phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên và phải có chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng và ch ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì ch ký l n sau phải khớp với ch ký các l n trước đó.
* Kiểm tra chứng từ
Ki m tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải ki m tra v tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ; tính rõ ràng, trung thực và đ y đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ; tính chính xác của số liệu, thông tin, hoàn thiện chứng từ. Sau khi ki m
tra xong mới ghi sổ kế toán.Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. * Sử dụng ghi sổ kế toán
Thông tin cho người quản lý, phân lo ại chứng từ phù hợp với yêu c ầu ghi sổ, lập định khoản và vào sổ kế toán.
* Bảo quản, lưu trữ, huỷ
Chứng từ được sử dụng để có thể sử dụng lại làm căn cứ đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán và để phục vụ cho các mục đích kiể m tra này. Chứng từ là căn cứ pháp lý đ ể ghi sổ và là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi kết thúc mỗi kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ. Hết thời hạn lưu trữ mới được đem hủy chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ kế toán được qui định chi tiết trong Luật Kế toán năm 2003:
- Tối thi ểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, đi ề u hành của đơn
vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp đ ghi sổ kế toán và
lập báo cáo tài chính;
- Tối thi ể u 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán
và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác;
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Bieu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyề n in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Đối với các bi eu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có the mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Đi ề u 16 Luật Kế toán.
Theo Điều 21 Luật Kế toán quy định: Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là
căn cứ đe ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế
toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm
quy n phải sao chụp chứng từ bị t m gi , bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số
lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quy n niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng lo i chứng từ kế toán bị niêm phong và tên, đóng dấu.
1.2.2.7 Chứng từ kế toán sao chụp
Căn cứ Điề u 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016, tài liệu kế toán sao chụp được quy định như sau:
Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quy n quyết định t m gi ,
kết phải nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài thì chứng từ kế toán sao chụp sử dụng tại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế
toán.
Trường hợp dự án, chương trình, đề tài do một cơ quan, đơn vị chủ trì nhưng được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài. Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ về cơ quan, đơn vị chủ trì thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán và gửi bản sao chụp