7. Kết cấu của luận văn
2.2.6 Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Đ ể đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ, trung thực các thông tin v tình hình quản lý sử dụng tài sản, vật tư, lao động, nguồn kinh phí trong đơn vị mình. Công ty cũng thường xuyên ki m tra kế toán và nâng cao vai trò tác dụng của ki ể m tra kế toán. Công ty đã thực hiện công tác ki ể m tra dưới 2 hình thức: Kiểm tra thường xuyên và ki ểm tra định kỳ.
Công tác kiể m tra thường xuyên được thực hiện bởi các kế toán viên đối với từng ph n hành cụ th của mình, đồng thời có sự đối chiếu gi a các ph n hành với nhau đ đảm bảo chính xác, phù hợp trong công tác kế toán. Bên c ạnh đó, kế toán trưởng cũng thường xuyên ki m tra chứng từ kế toán trước khi duyệt và ghi sổ kế toán.
Hằng ngày, khi nhận các chứng từ từ các bộ phận gửi về , kế toán phân lo ại chứng từ, sau đó kiểm tra các thông tin trên chứng từ đó có đúng, đủ và hợp lệ không. Các chứng từ không được tẩy xóa, đúng nội dung, mẫu bi ể u do công ty đưa ra, phải có đ y đủ ch ký của các bên liên quan. Nếu chứng từ bị thiếu hay không hợp lệ, kế toán c n chuy n l i cho bên bộ phận gửi tới và yêu c u làm l i hoặc sửa
đúng. Nếu chứng từ đúng, kế toán thực hiện ghi chép và nhập liệu trên phần m ềm kế toán.Đồng thời, kế toán c ần thực hiện lưu quyển chứng từ tránh trường hợp lẫn chứng từ, thất lạc hoặc mất chứng từ.
Hàng tháng, phòng kế toán kiểm tra l ại số liệu trên các sổ đã khớp với nhau chưa, các chứng từ kế toán đã được lưu đúng quyển, đúng cách và ghi theo thứ tự chưa.
Về vật tư công trình, kế toán vật tư thường xuyên liên lạc với các đội thi công và thủ kho để kiểm tra lại vật tư và máy móc. Nếu công trình nào thừa vật tư cần được điều chuyển đi công trình khác gần đó, công trình nào đang thiếu cần được mua thêm hoặc điều chuyển từ nơi khác đến. Sau đó, kế toán vật tư ghi chép và nhập liệu trên ph n m m kế toán cho phù hợp. Các yêu c u mua vật tư đ u c n có báo giá, tuy nhiên một số trường hợp bị thiếu báo giá vật tư và chỉ có hóa đơn mua hàng.
Công tác kiểm tra định kỳ áp dụng đối với công tác kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán. Hiện nay, Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên công tác hạch toán, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cơ bản được thực hiện trên máy tính. Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được phê duyệt, kế toán các ph n hành tiến hành h ch toán và nhập số liệu vào ph n m m kế toán, kế toán trưởng sẽ kiể m tra, đối chiếu số liệu rồi cuối cùng thực hiện khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Sau khi đã đối chiếu và ki ể m tra số liệu đã khớp đúng, ế toán thực hiện in sổ và báo cáo tài chính.