7. Kết cấu của luận văn
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tàichính tại công ty Công
Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên
3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty đang áp dụng theo mô hình tập trung phát huy tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán kế toán giúp Giám đốc công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra ho ạt động của đơn vị mình. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả thông tin trong tương lai, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định c ần giải quyết tốt các vấn đề dưới đây:
Thứ nhất là, Xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của Công ty.
Xác định số lượng nhân viên kế toán c ần thiết dựa trên khối lượng công việc kế toán của doanh nghiệp, xác định đúng công việc mà mỗi kế toán được giao. Số
lượng phần hành kế toán trong Công ty c ần được xác định phù hợp nhằm đảm bảo mối quan hệ giữa các phần hành kế toán của bộ máy kế toán để có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị Công ty.
Nhân viên kế toán được bổ sung phải có trình độ về các phần hành mà mình phụ trách, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây lắp mà Công ty đang hoạt động để tiết kiệm chi phí đào tạo. Công ty cần phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức cho việc hành ngh của nhân viên kế toán cụ th :
- Kế toán phải có năng lực, trình độ chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ của mình trong việc cung cấp thông tin thích hợp, đáng tin cậy phù hợp các quy định liên quan và các nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
- Kế toán phải có tính cẩn trọng và cẩn thận trong việc ghi nhận và phản ảnh thông tin kế toán. Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được phản ánh đúng, đủ và kịp thời chính xác, tránh sai sót xảy ra.
- Kế toán phải có tính bí mật: kế toán không được tiết lộ những thông tin bí mật của doanh nghiệp, không sử dụng thông tin này vì mục đích cá nhân.
- Kế toán phải có tính chính trực, khách quan: không nhận quà biếu làm ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp, tránh phá vỡ mục tiêu của doanh nghiệp, truyền đạt thông tin sai lệch.
Ngoài ra, Công ty có th áp dụng việc luân chuy n công việc gi a các kế toán phần hành sau mỗi thời gian nhất định để nâng cao hi ểu biết, đồng thời có thể hỗ trợ nhau trong quá trình xử lý công việc.
Thứ hai là, Xây dựng kế ho ạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán.
Công ty phải nhận thức được vai trò của công tác kế toán và có sự đ u tư t o đi u kiện cho nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin v lĩnh vực kế toán cho nhân viên kế toán dưới các hình thức mở các lớp tập huấn, đào tạo... Kết hợp với tổ chức phân công nhiệm vụ của từng phần hành kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm
đảm bảo việc thu nhận, phân tích, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản lý.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ và ghi chép ban đầu
Hệ thống chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính. Công ty vẫn c ần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế. Cụ th :
Thứ nhất là, Công ty nên đưa ra những quy định cụ thể dựa trên những quy định của Nhà nước về việc lập, luân chuyển, ki ể m tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ, quy định trách nhiệm cụ th cho từng nhân viên kế toán trong từng khâu của quy trình, đặc biệt là khâu lập chứng từ.
Thứ hai là, Hoàn thiện quy định về lập chứng từ, cụ thể: Hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán nên c ần được lập đúng theo quy định, tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn, phải ghi đ y đủ thông tin trên hóa đơn, h n chế tới mức tối đa nh ng sai sót. Công ty nên sử dụng ph n m m kế toán kết hợp thiết kế vệc in hóa đơn trên máy vi t nh, tránh tình tr ng mẫu chứng từ lập tùy tiện không thống nhất và kế toán viên thực hiện công việc này c n có tính cẩn thận, có năng lực chuyên môn để việc lập hóa đơn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ. Đối với phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... cũng cần phải được lập và được ghi đầy đủ, chính xác các thông tin, tránh g ạch xóa, bỏ trống các thông tin c ần thiết có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ cùng lo ại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng lo ại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán t i đơn vị và thuận lợi cho việc ki m tra, ki m soát.
Thứ ba là, Mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng l ần tạm ứng.
dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát, kiểm tra về quản lý hàng hóa, vật tư. Cụ thể , khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra ở các phòng ban, tổ đội, chứng từ kế toán c an được chuyển về phòng kế toán hàng ngày để nhân viên kế toán cập nhập vào máy vi tính, đồng thời kiểm tra nội dung của chứng từ kế toán về tính phù hợp, tính pháp lý của chứng từ.
Thứ năm là, Hoàn thiện về kiểm tra chứng từ: Công ty c an có kế ho ạch kiểm tra thường xuyên về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ để kịp thời phát hiện và điều chỉnh các hiện tượng gian lận, cố ý gây sai sót trong khâu lập chứng từ, ghi chép nội dung chứng từ cho đến khâu lưu trữ chứng từ. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán ở các đơn vị trong công ty phải được tiến hành như sau:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đay đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ. + Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
3.3.3 Hoàn thiện tổ chức vận dụng và thực hiện hệ thống tài khoản kế toán
Theo hướng dẫn của Chế độ kế toán mới, các tài khoản được xây dựng không chia thành tài khoản phản ánh tài sản ng ắn hạn, dài hạn hoặc nợ phải trả ng ắn hạn, dài hạn mà mỗi một tài khoản dùng để phản ánh, theo dõi một đối tượng kế toán. Thường tài khoản cấp 1 để theo dõi tổng hợp và tài khoản cấp 2, 3... dùng để theo dõi các đối tượng kế toán chi tiết trong đối tượng tổng hợp liên quan.
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ đ thu thập nh ng thông tin can thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cau của người sử dụng. Ở Công ty Công ty cổ phan Đ au tư Xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên hệ thống tài khoản đã được xây dựng dựa trên chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, đã đáp ứng được yêu c u v hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán với các nghiệp vụ kinh tế- tài chính chủ yếu. Việc sử dụng phan mềm kế toán cũng giúp cho
quá trình hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán qua các tài khoản kế toán dễ dàng và chính xác hơn. Công ty nên thực hiện vận dụng hướng dẫn của Thông tư 200 theo hướng xây dựng và mã hóa các đối tượng theo dõi trong danh mục tài khoản trên cơ sở quy định phân lo ại ngay từ đầu thành tài sản ng ắn hạn, tài sản dài hạn, nợ phải trả ng ắn h ạn, nợ phải trả dài hạn... để t ạ o đi ề u kiện cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính thuận lợi. Bởi làm như vậy, tại thời điể m cuối kỳ, kế toán chỉ c ần lưu ý phân lo ại tất các khoản dài hạn đến kỳ hạn thanh toán trong kỳ tới thành ng ắn hạn, không mất thời gian cho việc phân lo ại tất cả các khoản mục. Việc mã hóa tài khoản kế toán c ần để ở dạng mở (có thể thêm, bớt tài khoản) để phục vụ cho yêu c u quản lý.
Chẳng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả Công ty nên phân loại và theo dõi công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp theo thời gian công nợ thanh toán ng n h n hay dài h n đ có kế ho ch thu nợ hay thanh toán kịp thời. Việc phân lo i nợ theo thời gian thanh toán có th giúp các nhà quản trị cân đối luồng tiền, đảm bảo cân đối thu chi và giúp cho kế toán phụ trách công nợ tránh được nhầm lẫn hoặc sai sót số liệu trong quá trình hạch toán. Đồng thời để đảm bảo công nợ được chính xác, Công ty nên tiến hành đối chiếu công nợ một cách thường xuyên, có th tiến hành đối chiếu theo tháng.
Trong phần mềm kế toán ở mục “danh mục tài khoản sử dụng” nên xoá các tài khoản không có số dư.Trong suốt quá trình sử dụng phần m ềm từ lúc cài đặt. Đây chính là các tài khoản kế toán mà công ty chưa có nhu c u sử dụng và không còn được áp dụng. Có th coi thao tác này chính là việc xác định các tài khoản c n thiết, phù hợp đ hệ thống hoá, xử lý thông tin kế toán ở công ty. Việc xoá bớt nh ng tài khoản chưa có nhu c ầu sử dụng ra khỏi cơ sở dữ liệu của phần mềm sẽ giúp hạn chế được nh ng sai sót do nh m lẫn hi định khoản kế toán. Công ty nên bổ sung một số tài khoản vào hệ thống tài khoản của mình nhằm phục vụ cho công tác hạch toán một số nghiệp vụ liên quan.
Căn cứ vào yêu c ầu quản trị doanh nghiệp, yêu c ầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ quản lý của công ty.. .Công ty có th ể xây dựng hệ
thống tài khoản chi tiết cấp 2, cấp cho từng đối tượng c ần quản lý chi tiết để phục vụ nhu c ầu kế toán quản trị. Tuy nhiên việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết c ần chú ý khi xác định các tài khoản chi tiết sử dụng thì c ần tổ chức mã hoá các tài khoản đó sao cho khoa học và hợp lý. Do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast nên việc mã hoá tài khoản tuân theo một vài quy tắ c đặc trưng của phần m ềm này như sau :
Bước 1: T ạo nhóm đối tượng c ần chi tiết và đặt tên từng nhóm đối tượng đó. Ví dụ: Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhà th u, ngân hàng. Công ty TNHH Thương m ại và dịch vụ Yên Thịnh phải liệt kê và lập toàn bộ các nhóm đối tượng c n chi tiết này ngay từ đ u khi xây dựng danh mục tài khoản.
Bước 2: Chọn các tài khoản cấp 1, cấp 2 muốn t o chi tiết vào từng nhóm đối tượng phù hợp. Các tài khoản này phải được chọn vào các nhóm đối tượng ngay từ đầu trước khi sử dụng để hạch toán tránh tình trạng không thể tạo được tài khoản chi tiết khi đã sử dụng tài khoản này.
Bước 3: Tạo toàn bộ tài khoản chi tiết và mã hoá tài khoản chi tiết theo số thứ tự để khi nhìn vào hệ thống tài khoản của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Yên Thịnh có thế biết được mỗi tài khoản gốc có bao nhiêu tài khoản chi tiết. Và Công ty có tổng số bao nhiêu tài khoản và lo i tài khoản khác nhau.
3.3.4 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Áp dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán giúp cho các kế toán viên giảm bớt được rất nhiều công đo ạn, đạt độ chính xác cao và là tài liệu đáng tin cậy cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, Công ty c ần đề ra phương pháp quản lý hệ thống sổ sách một cách khoa học, tạo điều kiện tốt hơn nữa trong công tác kiểm tra sổ sách, số liệu ghi sổ.
Thực hiện việc sửa số liệu sai sót trên sổ kế toán đúng theo phương pháp sửa chữa sổ quy định như: Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán. Trong trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, Công ty phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Tùy theo hình thức sổ kế toán sử dụng và lo ại sổ kế toán sử dụng, Công ty quy định rõ số lượng sổ kế toán, kết cấu, căn cứ và trình độ ghi sổ cũng như phương pháp thu thập thông tin, ki ểm tra đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán. Các sổ kế toán in ra từ hệ thống máy tính thì đảm bảo đầy đủ nội dung và mẫu biểu theo quy định của Nhà nước. Khi thay đổi v ề chế độ kế toán và chính sách tài chính thì kế toán phải cập nhật thông tin đ đi u chỉnh, nâng cấp, sửa đổi l i ph n m m cho phù hợp. Các sổ sau hi được in ra phải đóng quy n, phải có đ y đủ ch ký của người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, đóng dấu giáp lai, sắp xếp hợp lý và khoa học.
3.3.5 Hoàn thiện về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là một công cụ h u ch đ đánh giá tình hình tài ch nh của một công ty và đ so sánh một công ty với đối thủ c nh tranh. Các báo cáo th hiện các khoản vay, các khoản đầu tư, lợi nhuận hoặc các khoản lỗ trong một khoảng thời gian nhất định, vị thế của công ty đã thay đổi như thế nào từ báo cáo cuối cùng của họ. Thông qua Báo cáo tài chính các nhà quản lý có th thấy được tình tr ng ho t động của đơn vị là tốt hay xấu, nhận thấy được mặt c n kh c phục đ đưa ra giải pháp thích hợp. Công ty c n chú trọng hơn n a đến nh ng lợi ích của Báo cáo tài ch nh đem l i cho doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện, vận dụng c n phải
hoàn thiện theo các đề xuất sau:
- C an phải lập, in Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán đầy đủ theo quy định và nộp đúng hạn giúp cho các nhà quản lý và cơ quan chủ quản nắm b ắt thông tin kịp thời và đưa ra quyết định quản lý tốt nhất.
- Bên c ạnh những báo cáo bắt buộc trong hệ thống Báo cáo tài chính cũng c ần có nhữmg báo cáo chi tiết như: Báo cáo chi tiết về tình hình công nợ, Báo cáo chi tiết về tăng giảm lãi tài sản, Báo cáo chi tiết về tạm ứng...
Đối với phân tích Báo cáo tài chính thông qua các công cụ và kỹ thuật phân tích giúp cho tình hình tài chính của doanh nghiệp, cũng như dự tính được nhữmg