7. Kết cấu của luận văn
2.2.4 Thực trạng tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, có 5 hình thức kế toán là : Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Kế toán máy.
Đ ể phù hợp với tình hình ho ạt động kinh doanh của Công ty, tiết kiệm chi phí và thời gian. Công ty đã tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán Fast theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức này đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi nhận vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
Quy trình h ch toán kế toán được b t đ u từ các chứng từ gốc khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ kết toán, tổng hợp từng tài khoản... lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi chép kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện như sau: Hằng ngày, nhân viên kế toán phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiể m tra nhập dữ liệu liên quan đến phần hành kế toán do mỗi kế toán viên quản lý để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên phần mề m kế toán. Sau đó căn cứ vào
các số liệu đã được lập tại các phần hành của các kế toán viên. Ke toán tổng hợp kiểm tra kết chuyển tài khoản. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển tài khoản. Phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung và là căn cứ ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán chỉ c ần vào phần mềm kế toán chọn mục báo cáo để kiểm tra tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung. Sau khi ki ểm tra đối chiếu các số liệu nếu khớp đúng thì dùng bảng cân đối phát sinh, sổ cái đ lập báo cáo tài chính.
Căn cứ vào danh mục sổ kế toán theo quy định của Nhà nước, Công ty đã xây dựng đầy đủ các lo ại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Ví dụ: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu ti ền, Sổ Nhật ký chi ti ề n, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài khoản, Sổ chi tiết các tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản, Sổ chi tiết hàng hóa...
Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty gồm 20 mẫu sổ. Danh mục hệ thống sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên theo Phụ lục số 03 - Danh mục sổ kế toán. Căn cứ vào mẫu sổ này một bộ phận kế toán phần hành đã thiết kế lại, hoặc mở thêm sổ chi tiết theo từng đối tượng, từng vụ việc cho phù hợp với phần hành kế toán mình đảm nhận nhưng vẫn đảm bảo đúng và đ y đủ nội dung.