7. Kết cấu của luận văn
1.2.7 Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH2013 ngày 20/11/2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-Cp ngày 30/12/2016 Quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Tài liệu kế toán lưu tr phải là bản ch nh theo quy định của pháp Luật cho từng lo i tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị t m gi , bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy
ho ại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
Tài liệu kế toán đưa vào lưu tr phải đ y đủ, có hệ thống, phải phân lo i, s p xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Đối với việc lưu tr tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin d liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời h n lưu tr . Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Khi có yêu c u của cơ quan có thẩm quy n đ phục vụ cho việc ki m tra, thanh tra, giám sát và ki m toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu tr trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đ i diện theo pháp Luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu
đi ề u 41 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được duyệt.
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.