7. Kết cấu của luận văn
1.2.8 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Đ ể kế toán đáp ứng được yêu c ầu quản lý mới của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, chúng ta phải thiết lập và đưa vào vận hành một hệ thống kế toán doanh nghiệp thích ứng với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế khi Việt Nam gia nhập WTO, thông lệ quốc tế về kế toán và phù hợp với Luật Kế toán.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát tri ển, quy mô ho ạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng mở rộng, tính chất ho ạt động càng phức tạp, yêu c ầu hợp tác quốc tế và hội nhập càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp, do yêu cầu ki ểm soát và sử dụng thông tin kế toán của đối tượng sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán phân chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Xuất phát từ đặc đi m ho t động kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tài chính là một tất yếu khách quan. Vấn đ đặt ra là ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tài chính như thế nào cho hợp lý, khoa học và hiệu quả, vừa đáp ứng được yêu c ầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tài chính là việc áp dụng ph n m m kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán tài chính. Phần mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Với kế toán máy, các công việc của kế toán khi làm thủ công như ghi sổ, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán đều do máy tính đảm nhiệm, còn công việc của nh ng người làm kế toán là ki m tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nhập chứng từ vào máy, ki m tra tính chính xác của chứng từ trong việc
quản lý nghiệp vụ. Như vậy, khi áp dụng kế toán máy, công việc của những người làm kế toán sẽ bị thay đổi, năng suất lao động tăng lên, thông tin kế toán cung cấp sẽ đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý.
* Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính cần đảm bảo nguyên tắc:
Một là, Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính c ần tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, đồng thời phải phù hợp với cơ chế, chính sách và yêu cầu quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở Việt Nam.
Hai là, Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính phải tạo cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp số liệu thông tin kế toán trong hệ thống ngành như các Bộ, ngành chủ quản...
Ba là, Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô và phạm vi ho ạt động của đơn vị.
Bốn là, Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính phải phù hợp với trình độ cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ kế toán thống kê; phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Năm là, Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính phải trang bị vật chất đồng bộ, tự động hóa cao nhưng an toàn, bảo mật và đảm bảo tính hiệu quả và khả thi.
* Yêu cầu tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tài chính:
Thứ nhất, phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu c ầu, đặc thù tổ chức xử lý thông tin bằng máy vi tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán tài chính.
Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, do đó một số cán bộ kết toán có th kiêm nhiệm một số ph n hành.
Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu.
Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ.
- Các lo ại sổ kế toán và các báo cáo tài chính; do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.
- Thông tin trên các sổ và các báo cáo được tổ chức theo hướng gọn nhẹ nhưng phải chứa đựng đầy đủ các thông tin c ần thiết cho các quyết định quản lý.
Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc ki m tra, ki m toán khi c n thiết.
* Các nhân tố tác động đến tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Một là, Nhân tố v ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phụ thuộc rất nhi u vào trình độ khoa học kỹ thuật và việc tổ chức ứng dụng các trang bị khoa học kỹ thuật thông tin.
Hai là, Nhân tố môi trường pháp lý: Các nhân tố ho ạt động SXKD mong muốn có một môi trường pháp lý ổn định.
Ba là, Nhân tố tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán các doanh nghiệp như:
- Ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán: bộ máy kế toán tập trung, hay phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán;
- Ảnh hưởng tới việc tổ chức hạch toán nội bộ doanh nghiệp như việc tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, nhân viên hạ ch toán ban
đầu, cũng
nghiệp, như Phòng Ke toán, Phòng Ke ho ạch, Phòng Tổ chức Cán bộ....
Bốn là, Nhân tố về tổ chức SXKD của doanh nghiệp: Ở mỗi doanh nghiệp có đặc điể m ho ạt động riêng, kinh doanh riêng, có tổ chức công tác kế toán riêng, hình thức kế toán riêng, đặc đi ể m kế toán riêng..
KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý luận, đặc điểm của tổ chức công tác kế toán tài chính t i các doanh nghiệp, nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tài chính tại các doanh nghiệp. Mặt khác luận văn đã phân tích, làm sáng tỏ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính các khía c ạnh: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu, tổ chức vận dụng và thực hiện hệ thống tài khoản, tổ chức hình thức kế toán, tổ chức lập báo cáo tài chính và phân tích báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tài chính tại doanh nghiệp, tác giả sẽ có căn cứ để nghiên cứu, phân tích và đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán kế toán tài chính tại Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên trong chương 2.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ ĐƯỜNG BỘ II ĐIỆN BIÊN 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện B iên
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ Phần đầu tư xây
dựng và
quản lý đường bộ II Điện Biên
Tên Công ty (tên giao dịch): Công ty Cổ Ph an đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên, tên công ty viết tắt: CPĐTXD&QL đường bộ II Điện Biên;
Địa chỉ: Phố 15, phường Him Lam, Thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên; Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên tiền thân là Đo ạn Bảo dưỡng đường bộ II (sau đây gọi là Công ty) là doanh nghiệp công ích được thành lập vào năm 1963. Từ ngày 07/5/2010 cho đến nay Công ty đi vào ho ạt động theo mô hình công ty Cổ ph n.
* Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Thiết lập thủ tục, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, triển khai thi công các công trình trúng th u; chỉ định th u (nếu có); nghiệm thu, thanh toán; quyết toán các công trình đã thi công; đảm bảo giao thông trong ph ạm vi các tuyến đường được giao quản lý, khai thác, sử dụng. Quản lý, khai thác sử dụng, bảo vệ kết cấu hạ tầng giao thông trong ph m vi trách nhiệm được giao.
* Ngành nghề kinh doanh
Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần số: 5600101143, đăng ký l ần đầu, ngày 06/7/2010, bao gồm:
- Quản lý, khai thác, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng giao thông;
- Đảm bảo giao thông khi có thiên tai, địch họa xảy ra;
- Tư vấn thiết kế, xây dựng công trình giao thông đường bộ;
- San ủi mặt bằng các công trình;
- Khai thác, chế biến, kinh doanh đá, cát, sỏi và mua bán vật liệu xây dựng;
- Sản xuất, kinh doanh cấu kiện bê tông đúc sẵn;
- Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường thủy nội địa;
- Bảo dưỡng, sửa chữ a cơ khí ô tô và máy xây dựng;
- Cho thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị thi công, nhà xưởng, bãi đỗ xe, bãi để vật tư và hàng hóa;
- Kinh doanh khách sạn và dịch vụ ăn uống;
- Trồng rừng, khai thác, chế biến, mua bán gỗ và lâm sản khác.
* Sản phẩm dịch vụ - Sản phẩm dịch vụ chính:
+ Công trình, hạng mục công trình kết cấu hạ tầng giao thông trúng thầu xây l ắp; quản lý, khai thác duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa vừa, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng giao thông; đảm bảo giao thông khi có thiên tai địch họa xảy ra;
+ Khai thác, chế biến vật liệu xây dựng.
- Sản phẩm dịch vụ khác: San ủi mặt bằng các công trình; cho thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị thi công...
* Phạm vi hoạt động
- Ho t động chủ yếu (có tính chất truy n thống với nhiệm vụ chính trị) quản lý bảo
trì kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ; đảm bảo giao thông khi có thiên tai
(mưa lũ), địch
họa xảy ra, hiện tại Công ty đang thực hiện hợp đồng đặt hàng với chủ đầu tư
(được giao,
ủy thác quản lý cơ sở hạ tầng giao thông trên địa bàn tỉnh Điện Biên) thực
hiện quản lý,
khai thác, bảo trì tổng số 356Km đường QL; 6Km tỉnh lộ, cụ thể: + Tuyến QL 12(Tx Mường Lay - Tp Điện Biên Phủ): 85Km;
+ Tuyến QL12 kéo dài(Tp Điện Biên Phủ - Chiềng Sơ, giáp Sơn La): 75Km; + Tuyến đường Quốc lộ 4H(Na Pheo - Si Pha Phìn - Mường Nhé):115Km;
- Trong công tác xây dựng cơ bản; quản lý, khai thác, bảo trì kết cấu hạ tầng giao
thông ; chế biến vật liệu xây dựng... phạm vi ho ạt động của Công ty chủ yếu là trên địa
bàn tỉnh Điện Biên và một số công trình dự án khi trúng thầu thuộc tỉnh lân cận.
2.1.2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần đầu tư xâydựng và quản lý đường bộ II Điện Biên dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên
Sơ đổ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần đầu tư xây dựng và quản lý đường bộ II Điện Biên
- Đ ại hội cổ đông: 102 cổ đông.
- Hội đồng quản trị: 05 thành viên.
- Ban Kiem soát: 03 thành viên.
- Ban Giám đốc: 03 người.
- 04 phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng kế ho ạch kỹ thuật, Phòng Quản lý giao thông và Phòng Kế toán.
công và 02 đội xây dựng.
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị SXKDa. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - Hành chính a. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - Hành chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty và thực hiện nghiệp vụ về công tác tổ chức, hành chính; quản trị nhân sự; quản trị cơ sở vật chất được giao; chế độ chính
sách, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động theo đúng chế độ chính sách của
Nhà nước và quy chế ho ạt động của Công ty.
- Quản lý lao động, tiề n lương, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng kế ho ạch tuyển dụng lao động; kế ho ạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ,
thi nâng ng ch, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Tham mưu giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, nghỉ hưu, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, công tác quy hoạch cán bộ, phương án kiện
toàn tổ chức, bộ máy quản lý đảm bảo tinh gọn, ho ạt động hiệu quả.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ nghiên cứu, xây dựng định mức lao động, xây
dựng quỹ tiền lương, kế hoạch SXKD, thỏa ước lao động tập thể, nội quy,
quy chế của
Công ty phù hợp với ho ạt động SXKD của Công ty và quy định của pháp luật.
- Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các đơn vị, cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị Ban Giám đốc áp dụng các biện pháp
khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm của người lao động.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu c ầu của Ban Giám đốc.
kế ho ạch, chiến lược đầu tư, phát triển dài hạn, trung hạn và ng ắn hạn trong công tác XDCB giao thông đường bộ.
- Thực hiện công tác thiết lập mọi thủ tục, hồ sơ các công tác XDCB. Phối kết hợp với phòng kế toán hoàn thiện thủ tục hợp đồng giao khoán và nghiệm thu công
tác XDCB giữa Công ty với các đơn vị thi công.
- Đôn đốc, hướng dẫn, kiể m tra, giám sát các đơn vị thi công đảm bảo kỹ thuật chất lượng, tiến độ công trình. Phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh và tham mưu
đề xuất Ban Giám đốc giải quyết.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Ban Giám đốc phân công.
c. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý giao thông
- Tham mưu cho Ban Giám đốc và tổ chức triển khai thực hiện công tác quản
lý, bảo
trì đường bộ của Công ty.
- Thực hiện công tác thiết lập, hoàn thiện mọi thủ tục, hồ sơ đối với công tác quản lý, bảo dưỡng thường xuyên kết cấu hạ tầng giao thông c ầu đường bộ. Thiết
lập thủ tục giao khoán công tác quản lý, bảo dưỡng thường xuyên kết cấu hạ tầng
giao thông c u đường bộ.
- Đôn đốc, hướng dẫn, ki ểm tra, giám sát các đơn vị quản lý đường bộ thực hiện công tác quản lý, bảo dưỡng thường xuyên kết cấu h t ng giao thông c u đường bộ đảm bảo chất lượng, khối lượng, tiến độ theo quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ
thuật hiện hành của chủ đầu tư. Phát hiện các vấn đề tồn tại, phát sinh và đề