7. Kết cấu của luận văn
1.2.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Số kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đ i diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các lo ại báo cáo tài chính cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng lo ại tài sản từng lo ại nguồn vốn cũng
như từng quá trình ho ạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhi u lo i sổ hác nhau, trong đó có nh ng lo i sổ được mở theo quy định chung của nhà nước và có những lo ại sổ được mở theo yêu
c ầu
và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp c ần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc đi m v tổ chức sản xuất và quản lý, tính chất quá trình sản xuất và đặc đi m v đối tượng kế toán của doanh nghiệp.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo 1 trong 5 mô hình khác nhau (gọi là hình thức sổ kế toán):
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
* Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các lo ại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ---►
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ ---► Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ...
- Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
- Nhược đi ể m: Khối lượng ghi chép nhi ều, trùng lặp.
- Đi ề u kiện áp dụng: Áp dụng với các đơn vị có quy mô vừa, có nhi ều lao động kế toán, sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
* Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng lo i. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các lo ại sổ kế toán: Nhật ký - Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ số 1.2)
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ►
Ghi cuối tháng ►
Đối chiếu, kiểm tra ►
- Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép; số lượng sổ ít, việc ghi chép đòi hỏi ít thao tác, không trùng lặp; việc ki ểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên Nhật ký - Sổ cái, không phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh
các tài khoản.
- Nhược đi ể m: Vì chỉ có một sổ kế toán tổng hợp nên khó phân công công việc trong phòng kế toán; Sổ Nhật ký - Sổ cái sẽ rất cồng kềnh và không
thuận tiện
cho việc ghi chép khi đơn vị có quy mô vừa hoặc quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nhi ều, sử dụng nhi ều tài khoản tổng hợp.
- Đi ề u kiện áp dụng: Áp dụng với đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản tổng hợp.
* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng lo i, có cùng nội dung kinh tế. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các lo i sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ghi chú: Ghi hàng ngày ---► Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra ◄...►
- Ưu đi ể m: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện cho việc phân công lao động.
- Nhược điể m: Khối lượng ghi chép nhi ều, trùng lặp; việc ki ể m tra, đối
chiếu số
liệu dồn vào cuối kỳ nên cung cấp thông tin thường chậm, làm tăng khối
lượng ghi
chép chung, ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu của của công tác kế toán.
- Đi ề u kiện áp dụng: Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa,
quy mô lớn, có nhi ều lao động kế toán, sử dụng nhi ều tài khoản.
*Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ: Tập hợp và hệ thống
hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống
Ghi chú: Ghi hàng ngày ---► Ghi cuối tháng ---► Đối chiếu, kiểm tra 4...►
- Ưu điểm: Giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ, không phải lập
Bảng đối chiếu phát sinh các tài khoản, cung cấp thông tin kịp thời.
- Nhược đi ể m: Mau sổ kế toán phức tạp, yêu c ầu trình độ cao đối với kế toán viên, không thuận tiện trong việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
- Đi ề u kiện áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao.
* Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các lo ại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ số 1.5)
Ghi chú:
---► Nhập số liệu hàng ngày
► ' In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
<4...► Đối chiếu, kiểm tra
- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công tác ghi sổ kế toán máy thay vì việc tổ chức nhập dữ liệu vào máy tính; tính bảo mật thông tin cao; việc kiểm tra, đối chiếu
số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ, không phải lập Bảng đối
chiếu phát sinh các tài khoản; cung cấp và chia sẻ thông tin kế toán kịp thời.
- Nhược đi ểm: Mau sổ kế toán nếu áp dụng hỗn hợp thì sẽ phức tạp; không hi ển thị quy trình ghi sổ kế toán nên công tác ki ểm tra, ki ểm soát c ần có
người có
trình độ cao.
- Đi ề u kiện áp dụng: Áp dụng đối với mọi đơn vị có quy mô từ nhỏ, quy mô vừa, quy mô lớn; đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao; cơ sở vật chất
kỹ thuật được trang bị tốt.
Tóm l ại, mỗi hình thức sổ kế toán nêu trên đ ề u có những đặc trưng riêng, có ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau. Doanh nghiệp c ần phải cân nhắc, lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp nhằm phát huy được cao nhất vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý.
1.2.5 Tổ chức lập báo cáo tài chính và phân tích báo cáo tài chính1. 2.5.1 Báo cáo tài chính