Theo Điều 24 Luật kế toán số 88/2015/QH13 đã quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và luu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [25]. Nhu vậy, có thể nói sổ kế toán là phuơng
tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán, từng chỉ tiêu kinh tế. Vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc thù của đơn vị. Do đó, tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo hệ thống hóa được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính để lập được các BCTC nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính. Theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13, nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 thông tư hướng dẫn chế độ kế toán HCSN: Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi quá trình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài theo mục lục NSNN làm cơ sở lập báo cáo quyết toán và yêu cầu của nhà tài trợ. Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được phép bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ, thẻ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo yêu cầu quản lý.
Nguyên tắc mở sổ kế toán:
- Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.
- Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn NSNN sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục
theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán, phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nuớc theo quy định.
Đơn vị đuợc mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Điểm khác biệt của Thông tu 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 so với Quyết định 19/2006/QĐ-BTC là: Các mẫu sổ chi tiết bổ sung thêm mẫu sổ chi tiết theo dõi số liệu quyết toán bao gồm 6 mẫu từ S101-H đến S106-H quy định tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tu 107 gồm: Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN trong nuớc, Sổ theo dõi nguồn viện trợ, Sổ theo dõi nguồn vay nợ nuớc ngoài, Sổ theo dõi kinh phí NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền, Sổ theo dõi nguồn phí đuợc khấu trừ để lại và Sổ theo dõi nguồn thu hoạt động khác đuợc để lại.
Danh mục hệ thống sổ kế toán (Phụ lục 04)
Theo điều 3 Luật kế toán số 88/2015/QH13: “Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phuơng pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán” [25]. Nhu vậy, mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo một trong các hình thức kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế
toán Nhật ký chung (Phụ lục 05 )
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế
toán Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 06)
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế
toán Nhật ký - Sổ cái (Phụ lục 07)
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức
kế
toán Nhật ký - Chứng từ (Phụ lục 08)
- Hình thức kế toán máy: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi
tính (Phụ lục 09)
1.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay các đơn vị sự nghiệp đều phải lập hệ thống BCTC, báo cáo quyết toán ban hành kèm theo Thông tu số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ
Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Đơn vị HCSN lập 2 phân hệ báo cáo theo mục tiêu sử dụng thông tin bao gồm: BCTC (gồm 4 báo cáo: Báo cáo tình hình tài chính; Báo cáo kết quả hoạt động; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh BCTC) và báo cáo quyết toán (gồm 5 báo cáo: Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ để lại; Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình dự án; Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính; Thuyết minh báo cáo quyết toán). Đối với quy định cũ theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC, không có sự tách biệt hai phân hệ báo cáo, hệ thống BCTC của các đơn vị HCSN cấp cơ sở bao gồm 6 báo cáo gồm: Bảng cân đối tài khoản; Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang; Thuyết minh BCTC và 4 phụ biểu khác.
Có thể thấy, thông tư 107 đã có các mẫu biểu báo cáo quyết toán được sửa đổi, bổ sung. Và để phù hợp với cơ chế tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP hệ thống báo cáo theo Thông tư 107 cũng được bổ sung các danh mục BCTC bao gồm: Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của NSNN, kinh phí viện trợ, tài trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí, các đơn vị sự nghiệp có thu có tiến hành các hoạt động SXKD còn phải tổng hợp tình hình thu chi và kết quả của từng loại hoạt động phát sinh trong kỳ nhằm cung cấp thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan Nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị.Nội dung chính của tổ chức hệ thống BCTC trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:
- Thứ nhất, Tổ chức hệ thống BCTC cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên ngoài đơn vị.
- Thứ hai, Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu quản trị và điều hành hoạt động của đơn vị.
Do vậy tổ chức lập báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điềuhành hoạt động của đơn vịchủ yếu là dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý tài chính và yêu cầu thông tin cho quản lý ở từng bộ phận, cũng nhu toàn đơn vị. Từ đó xây dựng các báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết đã xác định và phân công huớng dẫn các bộ phận có liên quan tiến hành lập đúng theo các báo cáo đã đuợc xây dựng.
Hiện nay các đơn vị sự nghiệp đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ban hành kèm theo Thông tu số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Huớng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
1.3.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Theo điều 3 Luật kế toán số 88/2015/QH13: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” [25]. Nhu vậy, kiểm tra kế toán nhằm mục đích đảm bảo thực hiện đúng đắn các phuơng pháp kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán và tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong đơn vị, đảm bảo thực hiện vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính, kiểm tra kế toán tăng cuờng tính đúng đắn, hợp lý, trung thực, khách quan của quá trình hạch toán ở đơn vị, đồng thời kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của Nhà nuớc ở đơn vị. Cụ thể:
1.3.6.1. Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán:
- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
- Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
- Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tu và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tuợng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
- Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
1.3.6.2. Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán
Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. - Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng nhu các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng nhu các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
- Các đơn vị đuợc kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã đuợc phát hiện qua kiểm tra kế toán.
1.3.6.3. Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán
- Một là, kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán, gồm: Kiểm tra về chứng từ kế toán; kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán; kiểm tra về báo cáo tài chính; kiểm tra việc kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, thực hiện luu trữ tài liệu kế toán; kiểm tra việc thực hiện chế độ, kế hoạch kiểm tra kế toán; kiểm tra thuê làm kế toán
- Hai là, kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, nguời làm kế toán, gồm:
+ Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem có phù hợp với nhiệm vụ kế toán của đơn vị, cán bộ kế toán có đảm bảo tiêu chuẩn quy định và yêu cầu công tác của chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán.
+ Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị sự nghiệp công lập có chặt chẽ và đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu cầu chính xác, đầy đủ và kịp thời.
+ Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung và Kế toán truởng (hoặc phụ trách kế toán) nói riêng.
- Ba là, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán, gồm: Kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn điều kiện cho người hành nghề kế toán; kiểm tra cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán.
Những công việc kiểm tra trên có thể tiến hành một cách toàn diện hay theo từng chuyên đề, kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch hay kiểm tra bất thường, đột xuất, có thể do do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoặc do nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc bộ phận kiểm tra chuyên trách thực hiện theo chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng.
1.3.7. Tổ chức phân tích thông tin kế toán
Bên cạnh việc tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị và tổ chức lập báo cáo kế toán của đơn vị SNCL, để quản lý tốt nguồn kinh phí được NSNN cấp phát cũng như nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ khác thì ngoài nhiệm vụ tổ chức tổng hợp, trình bày và cung cấp thông tin kế toán, tổ chức công tác kế toán các đơn vị SNCL cần phải thực hiện việc phân tích tình hình sử dụng nguồn vốn, tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD, dịch vụ,... của đơn vị. Để phân tích thông tin của kế toán, đơn vị có thể lựa chọn các phương pháp phân tích phù hợp. Thực tế, các đơn vị thường sử dụng các phương pháp chủ yếu sau:
- Phương pháp chi tiết: Mọi kết quả hoạt động đều cần thiết và có thể chi tiết theo những hướng khác nhau. Thông thường trong phân tích, phương pháp chi tiết được thực hiện theo những hướng như: Chi tiết theo các bộ phận hay yếu tố cấu thành chỉ tiêu; Chi tiết theo thời gian; Chi tiết theo địa điểm
- Phương pháp so sánh: So sánh là phương pháp được sử dụng phổ biến trong phân tích xác định xu hướng, mức độ biến động của chỉ tiêu phân tích. Vì vậy, để tiến hành so sánh phải giải quyết những vấn đề, như xác định số gốc để so sánh, xác định điều kiện so sánh và xác định mục tiêu so sánh.
Mục tiêu so sánh trong phân tích kinh tế - tài chính là xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối cùng xu hướng biến động của chỉ tiêu phân tích. Mức biến động tuyệt đối được xác định trên cơ sở so sánh trị số của chỉ
tiêu giữa hai kỳ: Kỳ phân tích và kỳ gốc, hay chung nhất là so sánh giữa số phân tích và số gốc.
- Phương pháp loại trừ: Loại trừ là một phuơng pháp nhằm xác định mức độ ảnh huởng lần luợt của từng nhân tố đến kết quả hoạt động, bằng cách khi xác định sự ảnh huởng của nhân tố này thì loại trừ ảnh huởng của các nhân tố khác.
Chẳng hạn, khi phân tích chỉ tiêu tổng mức viện phí thu đuợc có thể quy về sự ảnh huởng của hai nhân tố:
+ Số luợng bệnh nhân phải nộp viện phí; + Số viện phí bình quân 1 bệnh nhân phải nộp.
Cả hai nhân tố trên cùng đồng thời ảnh huởng đến tổng mức viện phí thu đuợc, nhung để xác định mức độ ảnh huởng của một nhân tố này phải loại trừ ảnh huởng của các nhân tố khác. Muốn vậy, điều này có thể thực hiện bằng hai cách:
Cách thứ nhất: Có thể dựa trực tiếp vào mức biến động của từng nhân tố và đuợc gọi là phuơng pháp “số chênh lệch”.
Cách thứ hai: Có thể dựa vào phép thay thế sự ảnh huởng lần luợt từng nhân tố và đuợc gọi là phuơng pháp “thay thế liên hoàn”.
1.3.8. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đua máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tuơng đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán