TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ QUẬN HOÀN KIẾM
Để kế toán thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, việc tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm cần đuợc thực hiện theo các quan điểm định huớng sau đây:
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm phải đi đôi với việc hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính và nâng cao nhận thức, phát huy vai trò quan trọng của kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô trong công tác quản lý tài chính.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm vừa phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán hiện hành và các văn bản huớng dẫn thi hành Luật, vừa phải phù hợp và tiếp cận với các thông lệ kế toán quốc tế.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính phù hợp với tổ chức bộ máy hành chính và chính quyền các cấp; phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đảm bảo tiết kiệm chi phí kế toán, nâng cao năng suất lao động kế toán.
Bên cạnh đó, cũng nhu các hoạt động khác, tổ chức công tác kế toán phải huớng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải xem xét trong mối quan hệ với chất luợng và hiệu quả, các giải pháp hoàn thiện phải mang tính khả thi và thực tế cao.
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠITRUNG TÂM Y TẾ QUẬN HOÀN KIẾM TRUNG TÂM Y TẾ QUẬN HOÀN KIẾM
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Cần xác định rõ trách nhiệm của nguời làm kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị nhu: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo nội dung và công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài
chính, quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán.
- Phân công sắp xếp công việc của từng phần hành kế toán phải dựa trên yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng cán bộ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc tạo sự phối hợp hài hòa giữa trong công việc giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán.
- Cần có sự phân công xen kẽ các phần hành kế toán của người có kinh nghiệm với nhân viên hợp đồng mới thử việc, người có trình độ chuyên môn cao với người có chuyên môn chưa cao để có sự hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Hàng năm cần xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ phù hợp với công việc và hướng phát triển của Ngành. Có chính sách động viên, khuyến khích cán bộ tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học,..
- Bộ phận Kế toán - Tài vụ cần độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, các phần hành kế toán phải được phân công phân nhiệm rõ ràng, không để một cán bộ kiêm quá nhiều công việc gây chồng chéo trong công tác quản lý và phải đảm bảo tính ổn định trong công việc, đạt kết quả cao khi thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Ban lãnh đạo Trung tâm cần xem xét để bổ sung thêm 2 kế toán ở 2 PKĐK là PKĐK 26 LNQ và PK 21 PCT. Với việc hướng tới cơ chế tự chủ như hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm nói riêng thì hoàn thiện bộ máy kế toán trong việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là bước quan trọng đầu tiên cần phải thực hiện. PKĐK 21PCT, PKĐK 26 LNQ và PK Bác sĩ gia đình, PKĐK 36 Ngô Quyền là 4 phòng khám trực tiếp tạo nguồn thu cho đơn vị, trong đó Phòng khám Bác sĩ gia đình và PKĐK 36 Ngô Quyền đã có kế toán phụ trách theo dõi triêng. Chính vì thế trong thời gian tới việc bổ sung thêm 2 kế toán tại 2 PKĐK theo dõi tình hình thu, chi, hoạt động của từng phòng khám một cách chi tiết hơn nữa là việc làm cần thiết, có thể giúp lãnh đạo trung tâm của đơn vị có cái nhìn cụ thể nhất về hoạt động của từng PKĐK và hướng tới việc tự chủ hoàn toàn về tài chính sắp tới của Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm.
Sơ đồ 3.1: Xây dựng bộ máy kế toán Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị cần phải được thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Trước hết, các đơn vị cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể:
Một là, để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời các mẫu chứng từ theo quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2018, đơn vị cần thay đổi và sử dụng các chứng từ theo quy định mới để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cụ thể: về phiếu thu các phòng khám nên sử dụng phiếu thu 2 liên do Bộ tài chính theo mẫu số: C40 - BB ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017.
Hai là, bổ sung một số chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị để đáp ứng yêu cầu quản lý do Nhà nước chưa quy định mẫu. Các chứng từ này Nhà nước không quy định mẫu nên đơn vị tự thiết lập mẫu và các mẫu này phải đảm bảo có đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của Điều 16 Luật kế toán số 88/2015/QH 13 như:
- Bảng phân chia doanh thu (phụ lục 13): Được sử dụng trong trường hợp đơn vị thực hiện các hợp đồng hợp tác liên doanh, liên kết để mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động dịch vụ, để xác nhận doanh thu cần được phân chia phát sinh trong trường hợp một bên ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ và phát hành hóa đơn cho toàn bộ các dịch vụ do các bên tham gia liên doanh cung cấp. Cụ thể áp dụng cho Phòng khám Chất lượng cao -36 Ngô Quyền và phòng khám Bác sĩ gia đình - 50C Hàng Bài.
- Bảng phân bổ chi phí chung (phụ lục 14): Dùng để xác định và phân bổ các khoản chi phí chung phát sinh trong kỳ không xác định được rõ ràng, cụ thể cho từng hoạt động cần phân bổ cho hoạt động SXKD và hoạt động HCSN. Bảng phân bổ chi phí chung còn được sử dụng trong các hợp đồng liên doanh, liên kết làm cơ sở phân bổ chi phí chung cho các bên tham gia hợp đồng liên doanh, liên kết. Bảng phân bổ chi phí chung kèm theo các chứng từ gốc hợp pháp là căn cứ để mỗi bên liên doanh, liên kết kế toán chi phí chung được phân bổ từ hợp đồng.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (phụ lục 15): Là chứng từ dùng để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư cũng như làm căn cứ tính toán, đối chiếu giá trị vật tư xuất dùng. Trong nội dung của chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tư theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do còn sử dụng hay không sử dụng, trả lại,...
Ba là, đơn vị cần bổ sung thêm phần xác định và phân định rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên các chứng từ kế toán. Ví dụ:quy trình luân chuyển chứng từ về nhập xuất kho thuốc, hóa chất trong quá trình khám chữa bệnh để phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho thuốc, hóa chất và nghiệm
thu, bảo quản chất luợng thuốc, hóa chất đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và xác định đúng trách nhiệm các khoa, phòng ban bộ phận của các đơn vị trực thuộc Trung tâm có nhu cầu sử dụng.
Đối với hóa đơn: Trung tâm nên thực hiện triển khai sử dụng hóa đơn điện tử xác thực để khắc phục những tồn tại. Những lợi ích khi đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử xác thực: Tiết kiệm chi phí mua hóa đơn; tiết kiệm thời gian đi lại, giảm thủ tục hành chính, bảo quản hóa đơn; đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn; không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mỗi quý bởi tất cả thông tin hóa đơn đã đuợc gửi lên và luu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Mặt khác đặcđiểm của Trung tâm có nhiều đơn vị trực thuộc, đối với những bệnh nhân muốn lấy hóa đơn nhu khám sức khỏe VSATTP cho các chủ cơ sở SXKD, kế toán đơn vị phải xuống phòng khám để viết hóa đơn. Nhung khi áp dụng hóa đơn điện tử thì hạn chế này đuợc khắc phục vì đơn vị có thể xuất - gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức nhu: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm; Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu; Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thuờng hoặc copy vào USB hay In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh nhu phuơng thức truyền thống. Đối với việc quyết toán với cơ quan BHXH: Cơ quan BHXH đã thống nhất đồng ý cho các CSYT có thể sử dụng hóa đơn điện tử làm chứng từ khi thanh toán chi phí KCB BHYT. Đây là hình thức thanh toán mới và hiện đại chính vì thế còn khá nhiều vuớng mắc trong khi sử dụng. Ngoài ra, việc truyền, nhận, luu trữ hóa đơn điện tử, thỏa thuận giữa cơ quan BHXH và CSYT cần đảm bảo đầy đủ các nội dung về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật liên quan đến hóa đơn điện tử.
Đối với việc quyết toán với cơ quan BHXH: Cơ quan BHXH đã thống nhất đồng ý cho các CSYT có thể sử dụng hóa đơn điện tử làm chứng từ khi thanh toán chi phí KCB BHYT. Đây là hình thức thanh toán mới và hiện đại chính vì thế còn khá nhiều vuớng mắc trong khi sử dụng. Ngày 11/09/2017, BHXH Việt Nam đã ban hành công văn 3991/BHXH-TCKT huớng dẫn việc này. Cụ thể nội dung huớng dẫn trong công văn nhu sau:
- CSYT sử dụng hóa đơn điện tử khi cung cấp hóa đơn điện tử chuyển đổi cho cơ quan BHXH hoặc cho nguời bệnh có thẻ BHYT theo quy định tại Điều 12 Thông tu 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011.
- BHXH tiếp nhận hình ảnh hóa đơn điện tử do nguời bệnh cung cấp trong truờng hợp nguời bệnh chua đuợc cơ sở KCB cung cấp hóa đơn điện tử chuyển đổi khi thanh toán trực tiếp.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ đuợc chuyển và luu tại nơi phát sinh thanh toán trực tiếp để thanh toán theo quy định của pháp luật.
Trong thời gian tới, đơn vị nên nghiên cứu sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy để khắc phục trở ngại còn tồn tại ở đơn vị cũng nhu khi thực hiện quyết toán chi phí KCB đối với cơ quan BHXH. Với công nghệ ký số thay cho dấu đỏ, đơn vị không còn nguy cơ bị mất, hu hại. Thêm vào đó, thông tin hóa đơn đã đuợc luu trữ trên server và máy tính nên đơn vị có thể dễ dàng tra cứu bằng mã số thuế hay email.
3.3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Thứ nhất, Để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng khám trực thuộc Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm thì bộ phận Kế toán - Tài vụ nên tiến hành hạch toán các khoản thu- chi theo từng phòng khám. Tất cả các khoản thu phát sinh tại phòng khám nào thì tập hợp mở tài khoản doanh thu của phòng khám đó, tuơng tự với các chi phí cũng vậy, phát sinh tại phòng khám nào thì mở tài khoản chi phí của phòng khám đó. Trên các chứng từ phát sinh liên quan đến thu, chi cần ghi rõ cho hoạt động của phòng khám nào. Cụ thể: Đơn vị cần mở các tài khoản theo dõi doanh thu và chi phí theo từng khoa cụ thể nhu sau:
Về chi phí: Căn cứ vào tình hình sử dụng thuốc và vật tu y tế từng phòng khám sử dụng do bộ phận Duợc cung cấp coi mỗi khoa là một trung tâm chi phí. Mở các tài khoản 152- PK26LNQ, 152- PK21PCT,.. ..để theo dõi luợng thuốc, hóa chất từng khoa sử dụng. Đồng thời căn cứ vào sơ tiền thu đuợc từ khám và điều trị, coi mỗi khoa này cũng là một trung tâm doanh thu.
Hoạt động thu viện phí phát sinh tại phòng khám: Ngày 10/10/2017, Bộ Tài chính ban hành thông tu 107/2017/TT - BTC huớng dẫn chi tiết chế độ kế toán
hành chính, sự nghiệp và được áp dụng từ ngày 01/01/2018. Một trong những điểm mới nổi bật của Thông tư 107 là việc hạch toán kế toán các khoản thu viện phí tại các CSYT công lập. Viện phí là một khoản thu nằm trong Danh mục phí và lệ phí. Ban hành kèm theo Nghị định số 24/2006/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh phí và lệ phí. Trước khi thông tư 107 ban hành, việc hạch toán khoản thu VP được coi là 1 khoản thu sự nghiệp của các CSYT công lập được hạch toán vào TK 511 - Các khoản thu. Tuy nhiên, sự ra đời của Nghị định 16/2015/NĐ-CP và Luật phí và lệ phí số 97/2015/QH13 đã chuyển khoản thu viện phí sang cơ chế giá thực hiện theo quy định của pháp luật về giá cả. Theo đó, việc hạch toán các khoản thu viện phí tại các phòng khám trực thuộc Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm đã có sự thay đổi lớn, không hạch toán vào thu hoạt động sự nghiệp mà hạch toán vào thu hoạt động SXKD, dịch vụ - TK 531. Chính vì thế, kể từ năm 2018 đơn vị nên chi tiết hơn các khoản thu như 5311 - Nguồn thu từ XHH, 5312- PK 21PC'T,... Trong đó 5311 chi tiết thành 53111- Nguồn thu XHH 36 Ngô Quyền, 53112- Nguồn thu XHH 50C Hàng Bài. TK 5312 chi tiết thành 53121 - Nguồn thu viện phíở PK 21 PCT, 53122- Nguồn thu BHYT ở PK 21 PCT. Việc hạch toán chi tiết doanh thu, chi phí sẽ giúp cho lãnh đạo đơn vị nhìn thấy ngay phòng khám nào hoạt động có hiệu quả từ đó có biện pháp tác động thích hợp. Một số điểm mới trong việc hạch toán khoản thu viện phí tại các phòng khám:
về tài khoản sử dụng:
Sử dụng tài khoản 531 - Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ để hạch toán các khoản thu viện phí và mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2 để theo dõi cho doanh thu từng phòng khám.
Sử dụng tài khoản 154 - Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang để hạch toán chi phí liên quan đến hoạt động thuviện phí và mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2 để theo dõi chi phí cho từng phòng khám.
Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu:
- Khi thu viện phí, ghi:
Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
- Chi phí tiền lương, tiền công phải trả và các khoản phải nộp theo lương của bộ phận trực tiếp thu viện phí, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang Có TK 332,334
- Chi phí bằng tiền liên quan trực tiếp đến hoạt động thu viện phí, ghi: