Để khắc phục hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán như hiện nay kết hợp với định hướng phát triển của ngành Y tế nói chung và củaTrung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm trong thời gian tới, tác giả mạnh dạn đề xuất đơn vị sử dụng ERP (Enterprise Resource Planning). Mục đích của phần mềm ERP là hợp nhất mọi phòng ban và chức năng của tổ chức vào một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng bất kỳ nhu cầu đặc thù nào từ những bộ phận khác nhau. Thay vì đơn vị phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý TSCĐ, phần mềm BHYT, phần mềm quản lý nhân sự... song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên kết với nhau. Bên cạnh đó, ngoài những chức năng kế toán tài chính thông thường, hệ thống ERP cung cấp những chức năng và báo cáo kế toán quản trị giúp cho đơn vị luôn kiểm soát tốt và phân tích được tình hình tài chính của mình như lập và theo dõi kế hoạch tài chính; lập dự toán ngân sách và theo dõi tình hình thực hiện dự toán ngân sách; lập và kiểm soát định mức chi phí theo khoản mục phí và theo từng khoa, phòng. Ngoài ra việc nhập dữ liệu một lần, chia sẻ nhiều thông tin chung sẽ tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tin liên quan đến nhiều khoa, phòng, đến tận bộ phận thu phí, phân hệ kế toán và kế toán công nợ phải thu; thông tin nhà cung cấp chia sẻ cho các phân hệ mua hàng và kế toán công nợ phải trả; mã vật tư hàng hóa, kho hàng, nhân viên đơn vị. Chính vì thế, ưu điểm lớn nhất của ERP là tính tích hợp các phân hệ theo một quy trình chuẩn và hiệu quả dựa trên nền tảng một hệ cơ sở dữ liệu, một hệ thống thông tin kế toán chung đồng bộ khắc phục được hạn chế của đơn vị hiện nay là các PK được đặt ở nhiều địa điểm khác nhau dẫn đến thông tin rời rạc, chồng chéo và không có tính liên kết. Tác giả đề xuất quy trình chủ yếu trong phần mềm ERP phù hợp với hoạt động của đơn vị, gồm: Quy trình quản lý tài chính kế toán; quy trình quản lý từ mua hàng đến thanh toán; quy trình quản lý chi cho khám chữa bệnh; quy trình quản lý thanh toán viện phí; quy trình quản lý kho thuốc, vật tư hàng hóa; quy trình quản lý tài sản cố định; quy trình quản lý nhân sự tiền lương.
Hình 3.1: Phân hệ thiết kế trong phần mềm ERP
Cụ thể xây dựng đối với Phân hệ tài chính kế toán quản lý hiệu quả và kiểm soát chu kỳ luu chuyển tiền tệ trong bệnh viện, đảm bảo khả năng thanh toán bằng tiền mặt và các khoản công nợ cũng nhu các khoản chi phí khác. Quản lý kinh phí ngân sách, viện phí, viện trợ, thu hoạt động kinh doanh, nguồn khác. Hàng ngày các chứng từ kế toán phát sinh phải cập nhật, sau đó chuyển đến kế toán tổng hợp. Mọi thông tin liên quan đến tài chính kế toán và viện phí sẽ đuợc ghi nhận chính xác và tự động thông qua hệ thống mạng máy tính kết nối toàn Trung tâm. Các giao dịch kế toán đuợc tích hợp với các phân hệ quản lý khác nhu quản lý kho, quản lý mua hàng hóa - vật tu hóa chất, quản lý hoạt động thu viện phí,... Nhờ đó, khi các giao dịch xảy ra thì các bút toán hạch toán tuơng ứng nhu tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho hàng), công nợ phải thu (từ phân hệ chi hoạt động điều trị), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán viện phí (theo yêu cầu, BHYT) đuợc tạo ra tự động và ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Hệ thống tích hợp cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp phải thực hiện việc khóa sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kỳ đó. Phân hệ này cung cấp cho các báo cáo theo quy định của Nhà nuớc cũng nhu các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
Hình 3.2: Khái quát quá trình triển khai và ứng dụng ERP
Khái quát qua có thể thấy ưu điểm mà phần mềm ERP đem lại cho đơn vị là rất lớn. Mặc dù thế, việc lựa chọn phần mềm ERP trong nước hay của nước ngoài cũng như quy trình ứng dụng triển khai phần mềm ERP trong đơn vị cũng sẽ gặp nhiều khó khăn như: chi phí mua phần mềm khá là cao (giá phần mềm ERP tại Việt Nam cung cấp có giá từ khoản 20.000 USD đến 400.000 USD), việc đào tạo cho cán bộ chủ chốt, cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ; ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP đến tâm lý mọi người (Việc ứng dụng hệ thống phần mềm giải pháp ERP làm thay đổi hẳn mọi quy trình và thói quen, cách thức làm việc của tất cả mọi người; về tâm lý mọi người ngại thay đổi thói quen làm việc cũ);... Tuy nhiên trong tương lai nếu Trung tâm Y tế quận Hoàn Kiếm có thể triển khai thành công phần mềm ERP thì sẽ đem lại hiệu quả cao trong cơ chế quản lý tài chính cũng như trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.