1.2 Các thành phần của Kiểm soát nội bộ
1.2.3 Hệ thống thông tinvà trao đổi thông tin
KSNB muốn hoạt động tốt thì phải có thông tin và sự trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Sự trao đổi thông tin này diễn ra từ cả 2 huớng. Nhà quản lý đua ra các chỉ thị, huớng dẫn xuống các cấp nhân viên và nhận lại sự phản hồi, sự đề xuất từ cấp duới lên cho mình. Việc trao đổi thông tin diễn ra liên tục để cung cấp thông tin phục vụ cho các mục tiêu tuân thủ pháp luật và quy định, điều hành hoạt động của doanh nghiệp và lập BCTC.
Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống báo cáo tài chính: bao gồm hệ thống kế toán và chu trình kinh doanh.
Chu trình kinh doanh (Mua hàng, bán hàng, nhân sự...): Chu trình kinh
đoanh đuợc thiết kế gồm một loạt các hành động đuợc thiết kế để tạo ra một kết quả nhất định. Chúng tạo ra các giao dịch đuợc ghi chép, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thông tin của đơn vị.
Hệ thống kế toán: Bao gồm phần mềm kế toán, các bảng tính điện tử, và các
chính sách, thủ tục đuợc sử dụng để lập báo cáo tài chính cuối niên độ. Thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ, ghi chép sổ sách tổng hợp, lập BCTC, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên hệ thống kế toán đuợc coi là một bộ phận quan trọng của KSNB.
Các yêu cầu của hệ thống kế toán:
- Sự phê chuẩn: Tất cả các nghiệp vụ đuợc ghi sổ luôn đuợc phê duyệt
- Tính có thực: Nghiệp vụ được ghi nhận phải thực sự tồn tại và được ghi nhận đúng kỳ;
- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ thực tế phát sinh phải được ghi chép,
phản ánh lên sổ kế toán, không được bỏ sót.;
- Sự đánh giá: Tại thời điểm lập BCTC, các chỉ tiêu trên BCTC phải
được ghi nhận theo giá trị hợp lý theo các chuẩn mực hiện hành được áp dụng;
- Sự phân loại: Các nghiệp vụ được phản ánh đúng tài khoản, đúng đối
ứng tài khoản và đúng bản chất;
- Tính kịp thời: Nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận kịp thời, đúng kỳ
theo quy định;
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ chi
tiết phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác các chỉ tiêu trên cáo BCTC của doanh nghiệp.
Một hệ thống thông tin hiệu quả phải đảm bảo được các yêu cầu của hệ thống kế toán, liên tục được tổng hợp, phân tích từ các hoạt động trong doanh nghiệp trong quá khứ và ở hiện tại, đồng thời thông tin phải chính xác và dễ dàng truy cập và chỉ được truy cập và chỉnh sửa bởi người có thẩm quyền.
Trao đổi thông tin: là sự cung cấp thông tin trong nội bộ đơn vị và giữa đơn vị với bên ngoài. Thông tin được trao đổi theo cả chiều ngang (giữa các bộ phận) và chiều dọc (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên). Việc trao đổi thông tin của đơn vị về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọng liên quan đến BCTC cần đồng thời cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn với KSNB đối với BCTC. Việc trao đổi thông tin gồm các vấn đề như: mức độ hiểu biết của một cá nhân về mối liên hệ giữa công việc của họ trong hệ thống thông tin BCTC với công việc của những người khác và cách thức báo cáo các tình huống ngoại lệ tới các cấp quản lý phù hợp trong đơn vị. “Việc trao đổi thông tin có thể dưới dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách và tài liệu hướng dẫn về lập báo cáo tài chính. Các kênh thông tin mở giúp đảm bảo rằng các trường hợp ngoại lệ được báo cáo và xử lý.”- VSA 315.
Tl
Tại các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, các thông tin được trao đổi theo cả chiều dọc và chiều ngang. Thông tin theo chiều dọc là các thông tin được trao đổi từ cấp trên xuống cấp dưới nhằm đưa ra các quy định, chính sách, chỉ thị để cấp dưới thực hiện, hoặc từ cấp dưới lên cấp trên để báo cáo, đề xuất các phương án từ đó xin ý kiến chỉ thị của cấp trên. Thông tin theo chiều ngang là các thông tin được trao đổi giữa các bộ phận, các phòng ban với nhau nhằm cung cấp bổ sung thông tin để đối chiếu hoặc để thực hiện cho giai đoạn tiếp theo. Ví dụ như các thông tin góp ý, đánh giá chất lượng dịch vụ của khách hàng được phòng kinh doanh tổng hợp, chuyển sang phòng hành chính nhân sự để đánh giá nhân sự thực hiện dịch vụ, từ đó có cơ sở khách quan trong việc khen thưởng cũng như nhắc nhở, phê bình, hoặc phòng kinh doanh gửi báo cáo kết quả thực hiện dịch vụ sang phòng kế toán để đối chiếu doanh thu đã được ghi nhận trên sổ kế toán đã đúng hay chưa. Việc trao đổi thông tin trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ thường được trao đổi qua email, qua điện thoại hoặc qua phần mềm bán hàng như các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhân viên sẽ tích món ăn trên thiết bị gọi món theo yêu cầu của khách hàng, sau đó thông tin trên phần mềm được gửi trực tiếp đến bộ phận bếp để chuẩn bị món ăn.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin là một nhân tố quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp và kịp thời, đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra.