Nếu khách hàng thanh toán ngay, giai đoạn (4.1) và (4.2) sẽ được thực hiện và không có giai đoạn (7.1) (7.2) và ngược lại.
Bước 3: Thực hiện dịch vụ và hạch toán
Nếu đơn hàng không đuợc duyệt, quy trình kết thúc ở đây, nếu đuợc duyệt, kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền của liệu trình đuợc thực hiện, xuất kho vào phần mềm và lập PXK, PT (nếu trả tiền ngay) và chuyển lại PXK, PT (nếu có), HSKH, bản sao ĐĐH, mỹ phẩm cho kỹ thuật viên đuợc chỉ định.
Lễ tân thu thập thông tin, nhu cầu khách hàng và lập HSKH. Sau đó khách hàng đuợc chuyển đến chuyên viên tu vấn kèm theo HSKH.
Chuyên viên tu vấn xác nhận với khách hàng dịch vụ cần tu vấn trong HSKH đã đúng yêu cầu của khách hàng chua, sau đó kiểm tra thực tế và hỏi chế độ sinh hoạt để tìm nguyên nhân sau đó tu vấn cho khách hàng các loại dịch vụ nên đuợc thực hiện, uu nhuợc điểm và giá cả của các gói dịch vụ đang đuợc cung cấp tại Công ty để khách hàng dễ lựa chọn. Các gói dịch vụ ở đây có thể bao gồm hoặc không bao gồm dịch vụ mà khách hàng đã định huớng ban đầu.
Sau đó, khách hàng cần điền đơn đặt hàng bao gồm cả các chỉ tiêu gói dịch vụ lựa chọn rồi chuyển cho chuyên viên tu vấn. Chuyên viên tu vấn sau đó kiểm tra gói dịch vụ và giá đuợc điền trên ĐĐH đã đúng chua, cập nhật gói dịch vụ và số liệu trình thực hiện, luợng mỹ phẩm cần sử dụng và chỉ định kỹ thuật viên thực hiện dịch vụ vào HSKH. Chuyên viên tu vấn ký trên ĐĐH, HSKH và gửi lại khách hàng. Khách hàng thực hiện dịch vụ từ lần thứ 2 trở đi vẫn phải điền nhu cầu trên đơn đặt hàng, ghi rõ “thực hiện liệu trình ... lần thứ ...” và vẫn tuân theo các quy trình nhu đuợc đề xuất.
Khách hàng gửi ĐĐH, HSKH và nộp tiền tại thủ quỹ. Thủ quỹ xác nhận lại với khách hàng về mặt hàng đã đặt bằng lời nói, kiểm tra gói dịch vụ tại HSKH và ĐĐH đã khớp nhau chua, kiểm tra lại đơn giá sản phẩm, thu tiền khách hàng sau đó đóng dấu đã thu tiền và ký tại chỉ tiêu thủ quỹ trên ĐĐH và HSKH. Thủ quỹ phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ và trả lại ĐĐH, HSKH cho khách hàng.
Bước 2: Tiếp nhận ĐĐH và xử lý đơn hàng
Truởng phòng tu vấn nhận ĐĐH và HSKH từ khách hàng, đối chiếu lại tình hình khuôn mặt, cơ thể, . khách hàng xem luợng mỹ phẩm cần sử dụng, kỹ thuật viên thực hiện dịch vụ trong hồ sơ khách hàng đã phù hợp chua, các dòng liệu trình thừa đã gạch đủ chua sau đó xuất mỹ phẩm, ký phê duyệt trên HSKH. HSKH, ĐĐH, mỹ phẩm đuợc truởng phòng tu vấn chuyển cho phòng kế toán.
Phòng kế toán sau khi tiếp nhận kiểm tra lại đơn giá dịch vụ và thành tiền và hiện trạng thanh toán trên ĐĐH. Khách hàng mới sẽ đuợc tạo mã khách hàng
Kỹ thuật viên nhận các tài liệu nêu trên từ kế toán, kiểm tra lại xem mỹ phẩm đã đuợc cung cấp đầy đủ theo HSKH, PXK chua rồi đua khách hàng vào phòng chuyên môn thực hiện dịch vụ để đảm bảo yếu tố riêng tu. Sau khi thực hiện xong dịch vụ đuợc chỉ định, kỹ thuật viên và khách hàng thực hiện ký xác nhận đã hoàn thành dịch vụ trên HSKH, KH ký trên PXK, PT (nếu có). Hồ sơ sau đó đuợc Kỹ thuật viên chuyển nhu sau: HSKH chuyển cho lễ tân luu; PT (nếu có), bản sao ĐĐH đuợc chuyển cho thủ quỹ đối chiếu và ký trên PT rồi chuyển kế toán, bản sao ĐĐH luu tại thủ quỹ; PXK chuyển ký toán ký rồi trả cho phòng kế toán.
Kế toán nhận đủ bộ hồ sơ nêu trên, thực hiện ghi nhận doanh thu tuơng ứng với dịch vụ đã hoàn thành.
+
Kiểm soát quy trình bán mỹ phẩm:
Bước 1: Tiếp nhận khách hàng
Khách (1) Nhu cầu Lễ tân (2) chu y ển thôn g tinNhân viên
hàng tu vấn
85
TH1: Khách hàng thanh toán ngay
Khách (4.1) Gửi ĐĐH, Nộp tiền (5.1) ĐĐH đã xác nhận (6.1) ĐĐH, SP
' ---—---> Thủ quỹ ---> Thủ kho---—>Ke toán hàng
I (8.1) PXK, PT, giao SP Nhân viên (7.1) PXK, PT, SP, bản sao ĐĐH
ta vấn
(9.1) PXK, PT I
TH2: Khách hàng mua chịu
Khách (4.2) Gửi ĐĐH, Chưa nộp tiền (5.2) ĐĐH đã xác nhận ɪiɪ,j kɪɪθ (6.2) ĐĐH, SPP
làng an u'n "
tư vấn
Ị (8.2) PXK, PT, giao SP (7.2) PXK, SP, bản sao ĐĐH
Kế toán 1631 ”■ - ⅝ •-■
i dfc
(6.4) Ket quả xét duyệt, ĐĐH (9.1) PXK, PT Nhân viên tư vấn (10.1) PT, bản sao ĐĐH PT đã xác nhận (10.2) PXK__________>Thủ kho PXK đã xác nhận Kế toán (10.3) HSKH Lễ tân