Để đảm bảo kiểm soát nội bộ là hiệu lực và hiệu quả, khi thiết kế KSNB, cần tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Nguyên tắc toàn diện: KSNB được thiết kế bao trùm các hoạt động trong
doanh nghiệp và được thay đổi, sửa chữa để phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tất cả các hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp đều được kiểm soát không phân biệt hoạt động được kiểm soát là hoạt động chính hay không để giảm thiểu sai sót và gian lận có thể ảnh hưởng tới mục tiêu được xác lập.
Nguyên tắc “4 mắt”: Tùy thuộc vào xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng
của sai phạm mà số lượng người kiểm soát một hoạt động có thể nhiều hay ít. Tuy nhiên một hoạt động cần được kiểm soát bởi ít nhất 2 người, 1 người thực hiện và 1 người phê duyệt. Nếu một hoạt động muốn xảy ra chỉ cần một người thực hiện sẽ tạo cơ hội để nhân viên thực hiện gian lận do đó thiết kế KSNB cần áp dụng nguyên tắc “4 mắt” để không tạo cơ hội để nhân viên thực hiện gian lận và rà soát được các rủi ro mà người thực hiện chưa kiểm soát được từ đó đưa ra biện pháp khắc phục.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí: Thủ tục kiểm soát chỉ được thiết kế,
vận hành nếu chi phí thực hiện thủ tục ấy nhỏ hơn lợi ích mà nó mang lại. Mục đích của việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, tổn thất cho doanh nghiệp. Nếu hậu quả khi rủi ro phát sinh gây ra tổn thất thấp hơn chi phí để thiết kế
26
các thủ tục kiểm soát rủi ro thì doanh nghiệp sẽ chấp nhận rủi ro, không thiết kế thủ tục kiểm soát để lợi ích đem lại cao nhất, KSNB là tối ưu nhất.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người tham
gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không làm dẫn tới tốc độ xử lý, phê duyệt hoạt động trong doanh nghiệp hiệu quả chưa cao. Phân công phân nhiệm phải rõ ràng, phù hợp với trình độ chuyên môn, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc nhằm hạn chế sai sót xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện bởi KSNB.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn, đặc biệt trong các vấn đề bảo vệ tài sản với kế toán, trong việc trực tiếp thực hiện và phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế và trong việc ghi sổ với điều hành. Nguyên tắc này giúp giảm thiểu khả năng KSNB bị khống chế nhằm thực hiện các hành vi bất lợi cho doanh nghiệp.
Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: Phê chuẩn là nguyên tắc kiểm soát hữu
hiệu của nhà quản lý. Theo nguyên tắc này, trước khi thực hiện một nghiệp vụ cần phải báo cáo và được sự cho phép của nhà quản lý. Những nghiệp vụ quan trọng được thực hiện mà chưa qua phê duyệt thể hiện dấu hiệu chúng đã vượt khỏi tầm kiểm soát của các nhà quản lý, dẫn tới tính hiệu lực của KSNB không được đảm bảo, tiềm ẩn các rủi ro ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp. Thủ tục phê chuẩn thường được thực hiện qua thủ tục phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung là việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ ví dụ như hạn mức tín dụng cho khách hàng. Phê chuẩn cụ thể được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, thường là các nghiệp vụ bất thường, số tiền lớn, ví dụ như tùy mức độ rủi ro, mỗi khách hàng sẽ được cấp hạn mức tín dụng khác nhau.
Chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ: Mọi nghiệp vụ xảy ra đều phải lưu đầy
quyền, đồng thời dễ dàng kiểm tra việc phản ánh trên sổ kế toán đã đúng so với chứng từ gốc chưa.
Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: Khi thiết kế KSNB phải đảm bảo tài sản,
vật chất được bảo quản, được giới hạn đối tượng truy cập và sửa dữ liệu, đồng thời cần kiểm kê định kỳ để tránh rủi ro thất thoát tài sản. Doanh nghiệp thường sử dụng camera giám sát, két an toàn, hệ thống báo động, ban hành quy chế ra vào kho hàng, phân quyền truy cập dữ liệu, ... để đảm bảo độ an toàn cho tài sản.
Kiểm tra độc lập: Bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các bộ phận
thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác, đáng tin cậy, tránh sự thông đồng.
Phân tích rà soát: cần so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau
như giữa đơn vị với bên ngoài, giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ kho, sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán, giữa thông tin kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế thực hiện với kế hoạch để tìm ra điểm bất thường, ngăn chặn rủi ro phát sinh