1.2 Các thành phần của Kiểm soát nội bộ
1.2.4 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các chính sách, các thủ tục kiểm soát để đảm bảo các chỉ thị của BGĐ được thực hiện, nhằm giảm thiểu, loại bỏ khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.
Các hoạt động kiểm soát diễn ra ở mọi bộ phận trong tổ chức. Các hoạt động kiểm soát thường được áp dụng trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ bao gồm:
Mọi hoạt động của doanh nghiệp cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi xảy ra. Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Việc phân cấp quản lý là cần thiết do BGĐ không có đủ thời gian và nguồn lực để ra quyết định đối với mọi việc trong tổ chức, mỗi nhân sự sẽ có quyền hạn phê duyệt, ủy quyền và thực hiện các hoạt động nhất định phù hợp với năng lực chuyên môn, giúp hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru nhưng ít rủi ro và không bị chồng chéo.
Thông qua việc phê duyệt, hoạt động đã phần nào được giảm thiểu rủi ro do chứng từ liên quan đến hoạt động đã được kiểm tra, đưa ra các nghi vấn, nhận diện rủi ro, phân tích và đánh giá, nếu đạt tiêu chuẩn mới được phê duyệt và được gắn liền với trách nhiệm của người có năng lực được phân quyền để đảm bảo người phê duyệt đã xem xét thận trọng đối với giao dịch.
Đánh giá hoạt động
Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với dự báo hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động.
Xử lý thông tin
Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệ thông tin.
- Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng
ứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra và thông báo các hóa đơn đầu vào bị hạch toán, kê khai trùng, kiểm tra các chi phí mua hàng chưa được phân bổ, ...
- Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ
tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Ví dụ về kiểm soát chung về công nghệ thông tin
24
như: kiểm soát các thay đổi về chương trình và đối tượng chỉnh sửa, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữ liệu, kiểm soát việc đề nghị và phê duyệt giao dịch, ...
Kiểm soát vật chất
Các kiểm soát vật chất tỏ ra đắc lực trong hoạt động thường ngày của doanh nghiệp như khóa an toàn, két bảo vệ, camera, ... Thông qua các kiểm soát nêu trên, doanh nghiệp có thể ngăn ngừa phần nào các cá nhân không có quyền tiếp cận tài sản lại cố ý tiếp cận, đe dọa sự phát triển của doanh nghiệp. Thông thường các tài sản cần nâng cao bảo vệ, áp dụng kiểm soát vật chất trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ là tiền, bí mật kinh doanh, dữ liệu kế toán, con dấu, ...
Doanh nghiệp thương mại dịch vụ phải thường xuyên kiểm kê các tài sản,so sánh số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán để tránh rủi ro bị mất cắp, bị chiếm dụng vốn, ... dẫn tới thông tin để ra quyết định không phù hợp.
Phân chia nhiệm vụ
Phân chia nhiệm vụ là một hoạt động kiểm soát quan trọng giúp BGĐ giảm tải gánh nặng quản lý. Khi phân chia nhiệm vụ, cần đảm bảo 1 nhiệm vụ ít nhất phải có 2 người tham gia để tránh cá nhân lạm quyền, thực hiện nhiệm vụ gian lận hay sai sót trong quá trình thực hiện.
Các kiểm soát chu trình kinh doanh có thể được phân loại thành:
- Kiểm soát phòng ngừa: kiểm soát giúp tránh các lỗi hoặc sự không tuân thủ. - Kiểm soát phát hiện: kiểm soát giúp phát hiện lỗi hoặc sự không tuân thủ sau
khi nó đã xảy ra từ đó các hành động khắc phục có thể được thực hiện. - Kiểm soát sửa chữa: kiểm soát giúp khắc phục các lỗi đã được phát hiện.