Bước 1: Tiếp nhận khách hàng
Lễ tân chỉ làm nhiệm vụ đón khách, phân loại khách thực hiện dịch vụ hay mua mỹ phẩm hay có nhu cầu -ì.
Khách hàn- mua mỹ phẩm được chuyển tới bộ phận tư vấn. Bộ phận tư vấn dựa trên nhu cầu của khách hàn-, đặc điểm làn da và truy xuất danh mục sản phẩm tồn kho trên phần mềm kế toán MISA để -iới thiệu sản phẩm, tư vấn để khách hàn- lựa chọn. Sau đó khách hàn- điền đầy đủ các thôn- tin trên đơn đặt hàn-. Nhân viên tư vấn sẽ kiểm tra lại thôn- tin trên đơn đặt hàn- đã được điền đún- chưa như tên sản phẩm, số lượn-, đơn -iá, thành tiền, ... nếu đún- sẽ -ửi lại khách hàn-, nếu sai yêu cầu khách hàn- điền lại.
Bước 2: Xử lý đơn hàng và bán hàng
Sau khi được tư vấn, khách hàn- thực hiện quy trình đặt hàn-. Giai đoạn này chia làm 2 trườn- hợp bán hàn- thu tiền n-ay và bán chịu.
TH1: Khách hàng trả tiền ngay:
Khách hàng gửi đơn đặt hàng và nộp tiền tại thủ quỹ. Thủ quỹ xác nhận lại với khách hàng về mặt hàng đã đặt bằng lời nói, kiểm tra lại đơn giá sản phẩm, thu tiền khách hàng sau đó đóng dấu đã thu tiền và ký tại chỉ tiêu thủ quỹ trên đơn đặt hàng. Thủ quỹ phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ.
Thủ quỹ chuyển đơn đặt hàng đã xác nhận cho thủ kho, thủ kho xuất hàng và phản ánh nghiệp vụ xuất trên phần mềm, đồng thời đóng dấu đã xuất kho trên đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng và sản phẩm sau đó đuợc chuyển cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán sau khi nhận đuợc đơn đặt hàng và sản phẩm từ thủ kho sẽ kiểm tra lại mặt hàng đuợc xuất ra đã đúng số luợng với đơn đặt hàng chua và hạch toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền trên sổ kế toán. Kế toán sau đó in phiếu xuất kho và phiếu thu từ phần mềm, ký trên đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu. Đơn đặt hàng luu tại bộ phận kế toán; các chứng từ còn lại, bản sao ĐĐH và sản phẩm đuợc chuyển cho nhân viên tu vấn.
Nhân viên tu vấn đối chiếu lại mặt hàng đã nhận từ phòng kế toán với đơn đặt hàng, sau đó chuyển phiếu xuất kho, phiếu thu cho khách hàng ký nhận và bàn giao sản phẩm. Phiếu xuất kho, phiếu thu đuợc chuyển lại cho thủ quỹ và thủ kho ký và trả lại cho bộ phận kế toán luu và xin chữ ký Giám đốc, bản sao ĐĐH đuợc thủ quỹ luu.
TH2: Khách hàng mua chịu
Các buớc xử lý nhu TH1: Khách hàng trả tiền ngay, nhung thay vì khách hàng trả tiền luôn, khách hàng gửi đơn đặt hàng cho nhân viên tu vấn để thực hiện các buớc tiếp theo. Khi kế toán tiếp nhận hồ sơ, kế toán kiểm tra camera xem khách hàng có thực sự hiện hữu không, hay đây là đơn hàng khống, tiếp đó sẽ truy xuất công nợ, điền chi tiết công nợ chua thu hồi trên đơn đặt hàng và gửi giám đốc phê duyệt. Nếu giám đốc không duyệt nghiệp vụ, đơn đặt hàng sẽ dừng tại đây, còn không quy trình tiếp theo nhu bán hàng thu tiền ngay.
Tại đây chu trình gắn với nhân viên tu vấn đề nhân viên đuợc huởng hoa hồng có trách nhiệm phải đòi nợ, chịu chung rủi ro với Công ty. Nếu nợ không thu hồi đuợc, nhân viên bị trừ vào luơng theo tỷ lệ Công ty đặt ra. Việc kiểm soát đơn
87
hàng khống cũng đã được đề xuất thủ tục kiểm soát tại phòng kinh doanh thông qua hoạt động chăm sóc khách hàng.
+ Kiểm soát tồn kho mỹ phẩm
Mỹ phẩm là mặt hàng đóng vai trò xuyên suốt trong hoạt động kinh doanh của Công ty nên việc hoàn thiện kiểm soát tồn kho mỹ phẩm đóng vai trò quan trọng.
Hiện tại, Công ty mới chỉ chú trọng kiểm tra chất lượng mỹ phẩm mua vào mà chưa chú ý đến việc quản lý hạn sử dụng của mỹ phẩm để đảm bảo mỹ phẩm hạn sử dụng gần hơn sẽ được bán/sử dụng trước mặc dù mỹ phẩm được phân bổ về nhiều kho và được nhập thành nhiều đợt khác nhau. Khi nhập kho sản phẩm lên phần mềm kế toán, ngoài việc theo dõi mỹ phẩm theo kho và theo cơ sở kinh doanh, chỉ tiêu tại mã và tên mỹ phẩm Công ty nên gán thêm hạn sử dụng để tiện trong công tác theo dõi, luân chuyển mỹ phẩm giữa các kho và giữa các cơ sở kinh doanh nhằm hạn chế mỹ phẩm bị hết hạn. Ví dụ như mã sản phẩm là AladinHC-190422 và tên sản phẩm là Aladin Home Care HSD 19/04/2022. Khi xuất kho mỹ phẩm, Công ty cần kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm đó, xuất kho đúng mã sản phẩm và đảm bảo mỹ phẩm có hạn sử dụng gần hơn sẽ được xuất trước. Công ty cần thành lập hội đồng hủy mỹ phẩm hết hạn sử dụng, hư hỏng, kiểm kê và lập biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng đồng thời phản ánh trên sổ kế toán.
Việc phân công quản lý kho mỹ phẩm trưng bày và kho mỹ phẩm dịch vụ nên được giao cho phòng tư vấn, cụ thể chịu trách nhiệm cao nhất là trưởng phòng tư vấn. Mỹ phẩm thực hiện dịch vụ trực tiếp do trưởng phòng tư vấn lấy theo đúng hồ sơ khách hàng để đảm bảo lượng mỹ phẩm sử dụng cho khác hàng là đủ, không thừa cũng không thiếu, do nếu sử dụng quá nhiều cho khách hàng, chất lượng dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng. Điều này sẽ hạn chế được rủi ro lễ tân và kỹ thuật viên thông đồng thực hiện dịch vụ nhưng không khai báo cũng như phải mua quá nhiều thiết bị cân đong cho từng phòng chuyên môn thực hiện dịch vụ. Ngoài ra, như trong quy trình bán hàng đã đề xuất, khách hàng luôn phải được nhân viên tư vấn thuộc phòng
tư vấn tư vấn dịch vụ cũng như sản phẩm bán ra để đảm bảo tính chuyên môn cao, do vậy lễ tân không cần thiết phải quản lý kho mỹ phẩm trưng bày.
Hàng tặng cần được phản ánh trong đơn đặt hàng của khách hàng. Mỹ phẩm tiêu dùng nội bộ cần được trưởng phòng tư vấn phê duyệt như quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng và được thông tin tới thủ kho và phòng kế toán để thực hiện xuất kho và hạch toán trên phần mềm.
Ngay từ khi ấp ủ thành lập Công ty Anh Vũ với thương hiệu The Beauty Aesthetic & Clinic, BGĐ đã tìm hiểu rất kỹ về các nhà cung cấp mỹ phẩm trên thị trường về độ uy tín, danh mục sản phẩm cung cấp, giá cả, ... và lựa chọn được tập đoàn y tế thẩm mỹ hàng đầu Hàn Quốc - WonJin Beauty Medical Group là nhà cung cấp sản phẩm cho Công ty. Trong suốt thời gian mua hàng, chính sách bảo hành được áp dụng là các sản phẩm bị móp méo, hư hỏng do quá trình vận chuyển từ Hàn Quốc sang Việt Nam sẽ được nhà cung cấp giảm giá hoặc hoàn tiền tùy theo chất lượng thực tế của sản phẩm. Tuy nhiên để phòng ngừa rủi ro, Công ty vẫn nên tìm hiểu và mua sản phẩm từ các nhà cung ứng khác để đảm bảo khi có yếu tố bất thường ảnh hưởng đến nhà cung cấp chính như nguồn hàng tạm hết, đóng cửa biên giới không nhập khẩu hàng được do ảnh hưởng của dịch Corona, . thì Công ty Anh Vũ có thể ngay lập tức nhập hàng từ nhà cung ứng khác để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục.
Tám là, việc đánh giá và điều chỉnh KSNB: KSNB của Công ty vẫn còn
nhiều hạn chế do Công ty không có bộ phận có chuyên môn trong lĩnh vực kiểm soát nên Công tác đánh giá và điều chỉnh KSNB chưa được tốt. Công ty có thể cân nhắc thuê các Công ty kiểm toán có chuyên môn cung cấp dịch vụ soát xét đánh giá KSNB từ đó xây dựng và hoàn thiện KSNB cho phù hợp và hiệu quả.
3.4 Kiến nghị
3.4.1 Kiến nghị đối với Cơ quan Nhà nước
Cơ quan Nhà nước không có trách nhiệm trong việc thiết kế, vận hành KSNB của từng doanh nghiệp, nhưng để các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu
89
quả, hạn chế rủi ro thì các văn bản hướng dẫn về việc thiết kế, vận hành và đánh giá KSNB có một vai trò quan trọng. Hiện nay một số văn bản liên quan đến KSNB đã được nhà nước ban hành nhưng chưa hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng, vận dụng KSNB cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 với mục đích định hướng cho Kiểm toán viên độc lập đánh giá KSNB chứ chưa hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện; thông tư số 13/2018/TT-BTC ngày 18/05/2018 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài với đặc thù khác biệt do với các doanh nghiệp. Do đó, Bộ Tài chính cần nghiên cứu và sớm ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết việc thiết kế, vận hành và đánh giá KSNB để các nhà quản lý vận dụng vào doanh nghiệp.
Các cơ sở đào tạo và nghiên cứu phải tăng cường việc giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức và tổ chức các hội thảo về KSNB giúp doanh nghiệp và các nhà quản lý nhận thức đẩy đủ hơn về tầm quan trọng, các lợi ích mang lại từ KSNB vững mạnh.
Dịch vụ thẩm mỹ là dịch vụ tiềm ẩn nhiều nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tính mạng con người, trên thực tế nhiều bệnh nhân trong khi thực hiện dịch vụ thẩm mỹ đã bị tử vong hoặc xảy ra biến chứng do công tác quản lý các cơ sở thực hiện dịch vụ thẩm mỹ vẫn còn lỏng lẻo. Sở Y tế, Ủy ban Nhân dân các cấp và các đơn vị có chức năng cần tăng cường hoạt động kiểm tra cơ sở đăng ký kinh doanh các loại hình dịch vụ thẩm mỹ đảm bảo việc chấp hành pháp luật của các cơ sở trong quá trình hoạt động. Đặc biệt không để cơ sở thực hiện dịch vụ khi chưa được cấp phép từ đó xử lý sai phạm, thu hồi giấy phép kinh doanh đối với đơn vị không thực hiện đúng quy định, ngăn chặn nguy cơ mất an toàn cho người bệnh.
3.4.2 Kiến nghị đối với Công ty
KSNB được ví như là khung xương quyết định tới sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tuy nhiên yếu tố bất thường có thể xảy ra nên để KSNB được hoạt động hiệu lực và hiệu quả cần:
BGĐ Công ty cần nâng cao hiểu biết về KSNB, liên tục trau dồi và cập nhật kiến thức, tham gia các hội thảo về KSNB được tổ chức để từ đó vận dụng hoàn thiện KSNB tại Công ty hiệu quả hơn.
Tổ chức đào tạo, tuyên truyền kiến thức về KSNB đối với toàn thể nhân viên trong Công ty để mỗi cá nhân đều phải tự ý thức mình là một mắt xích quan trọng trong hoạt động kiểm soát và đua ra các biện pháp nhằm khuyến khích nhân viên nghiêm túc thực hiện, góp phần nâng cao hiệu quả của KSNB.
Việc tuyển dụng phải đuợc thực hiện nghiêm túc đảm bảo nhân viên có đạo đức tốt và đủ năng lực để làm việc. Nhân viên thuờng xuyên đuợc đào tạo và đuợc hỗ trợ kinh phí học nâng cao kiến thức để chất luợng nhân sự tăng cao có thể hoàn thành tốt các công việc đề ra.
Học hỏi và tiếp thu các kinh nghiệm của các doanh nghiệp trong cùng ngành không chỉ là ở trong nuớc mà còn ở các nuớc có nền kinh tế phát triển trên thế giới. Từ đó, áp dụng những chính sách phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Kiểm soát nội bộ là sản phẩm, là trách nhiệm của cấp quản lý công ty, đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong Công ty để trở nên hữu hiệu. Và kiểm soát nội bộ hữu hiệu không thể xây dựng một cách nhanh chóng trong thời gian ngắn hạn. Hơn nữa, các yếu tố bất thuờng kéo theo nhiều rủi ro tiềm ẩn. Chính vì vậy, các nhà quản lý phải luôn theo dõi sát sao những biến động để cập nhật rủi ro để từ đó, đua ra những biện pháp phù hợp hoàn thiện KSNB.
Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Thuơng mại, Dịch vụ và Đào tạo Anh Vũ để tìm ra các uu điểm, hạn chế còn tồn tại, tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB phù hợp với quy mô, đặc điểm ngành nghề của Công ty qua đó giúp Công ty xây dựng và vận hành KSNB ngày càng hiệu quả. Đồng thời tác giả đã đua ra một số kiến nghị tới cơ quan quản lý nhà nuớc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty xây dựng và hoàn thiện KSNB.
91
KẾT LUẬN
Với mức độ cạnh tranh gay gắt trong ngành nghề dịch vụ thẩm mỹ, việc nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực quản trị trong đó có hoàn thiện kiểm soát nội bộ là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp. Tại Công ty Anh Vũ, KSNB đã đuợc quan tâm xây dựng trong thời gian gần đây, tuy nhiên với tốc độ tăng truởng nhanh và thị truờng cạnh tranh gay gắt đã khiến KSNB bộc lộ nhiều hạn chế, chua theo kịp với sự phát triển của Công ty. Do vậy hoàn thiện kiểm soát nội bộ cần thuờng xuyên thực hiện và là nhiệm vụ cấp bách của Công ty trong giai đoạn hiện nay.
Qua quá trình nghiên cứu, luận văn đã đạt đuợc một số kết quả nhu sau: Luận văn đã cụ thể hóa lý luận về KSNB vào các doanh nghiệp thuơng mại - dịch vụ, cụ thể hơn là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thẩm mỹ.
Luận văn đã khái quát đuợc quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Thuơng mại, Dịch vụ và Đào tạo Anh Vũ, chỉ ra đuợc thực trạng KSNB tại Công ty qua đó phân tích, đánh giá KSNB tìm ra các uu điểm, hạn chế còn tồn tại và các nguyên nhân. Luận văn đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần đạt mục tiêu của doanh nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhung do thời gian và năng lực còn hạn chế nên Luận văn còn nhiều thiếu sót. Tác giả mong nhận đuợc sự đóng góp của các thầy cô và nhà khoa học để Luận văn hoàn thiện hơn.
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt
1. Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần FIDITOUR”, luận văn thạc sỹ, Truờng
Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
2. Học viện Tài chính (2013), Giáo trình Lý thuyết kiểm toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
3. Đinh Hoài Nam (2016), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nôi bộ tại các
doanh nghiệp trong tổng công ty đầu tư và phát triển nhà và đô thị ”, luận án
tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội.
4. Lê Thị Bảo Nhu (2014), “Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH URC
Việt Nam - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”, luận văn thạc sỹ, Truờng
Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh
5. Bùi Thị Tĩnh (2018), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp
sản xuất giấy Việt Nam ”, luận án tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà
Nội.
6. Trần Thị Huyền Trang (2017), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Ngân hàng TMCP Công thương mại Việt Nam chi nhánh Hoàng Mai”, luận
văn thạc sĩ kế toán, Truờng Đại học Lao động- Xã hội, Hà Nội.
7. Website: http://daidoanket.vn/goc-nhin-dai-doan-ket/an-hoa-lam-dep- tintuc456110 8. Website: http://dangcongsan.vn/khoa-giao/can-tang-cuong-thanh-tra-cac-co- so-tham-my-542065.html 9. Website: http://danketoan.com/threads/he-thong-kiem-soat-noi-botheo-coso- 2013.249876/