Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện cụ thể của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống quá trình vận động của đối tượng kế toán cụ thể.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản nhằm ban hành chế độ và vận dụng
chế độ cho đơn vị hạch toán
Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 (Danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 - Phụ lục 1.2). Ngoài ra các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng hệ thống tài khoản doanh nghiệp thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Theo đó, hệ thống tài khoản gồm 09 loại tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và 01 loại tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, cụ thể:
- Loại 1,2: Nhóm tài khoản tài sản, có số dư cuối kỳ để lập BCĐKT - Loại 3,4: Nhóm tài khoản nguồn vốn, có số dư cuối kỳ để lập BCĐKT - Loại 5,6,7,8,9: Nhóm tài khoản trung gian, không có số dư cuối kỳ,
không được phản ánh trên BCĐKT mà phản ánh trên báo cáo KQHĐKD - Loại 0: Có số dư cuối kỳ ngoài BCĐKT
Nguyên tắc hạch toán các tài khoản nội bảng thực hiện theo nguyên tắc ghi kép, với các tài khoản ngoại bảng thì ghi đơn.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần tôn trọng các nguyên tắ c sau
- Hệ thống tài khoản sử dụng phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị, hoạt động theo đúng chế độ chính sách của nhà nước - Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV (trừ các
tài khoản mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin khách quan, trung thực, kịp thời cho công tác quản trị nội bộ và các đối tượng sử dụng thông tin khác.