CNTT và các phương thức, kỹ thuật tính toán hiện đại đang giữ vai trò quan trọng trong công tác kế toán hiện nay.Với tính năng nổi trội về khả năng, tốc độ, tính chính xác trong xử lý thông tin CNTT cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất của lao động kế toán.
Để thực hiện việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, đòi hỏ i các doanh nghiệp phải tuyệt đối chấp hành ché độ pháp luật về bảo mật thông tin, chứng từ
điện tử và các quy định của cơ quan quản lý cấp trên.
Ứng dụng CNTT bản chất chính là việc sử dụng phương pháp kế toán máy trong tổ chức công tác kế toán, để thực hiện tốt điều này, các đơn vị cần thực hiện các yêu cầu sau:
Mua s ắm trang thiết bị cần thiết, lựa chọn phầm mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm, quy mô của doanh nghiệp
Tổ chức mã hóa số liệu, tài khoản kế toán, đối tượng kế toán, thuận tiện cho việc nhập và tra cứu số liệu
Xây dựng quy trình về bảo mật thông tin, trình tự luân chuyển, cập nhật chứng từ, trách nhiệm của từng bộ phận tham gia vào hệ thống
Khảo sát nguồn nhân lực kế toán, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ có trình độ kỹ năng kế toán máy nhằm phát huy tối đa vai trò của CNTT trong công tác kế toán, nâng cao hiệu quả đầu tư thiết bị, thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
Kết luận chương 1
Nội dung chương 1đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung của Tổ chức công tác kế toán, về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, các nguyên tắc và nội dung của tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.Đây là những vấn đề quan trọng, là cơ sở cho việc vận dụng lý luận để phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán nói chung và cụ thể tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam nói riêng.
5 0 4 2 Tổng nợ phải trả 398.968.42 2 1.205.524.75 0 2.085.974.68 4 CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỚ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỚ PHẦN THIẾT BỊ INOX VIỆT NAM
2.1TỚNG QUAN VỀ CÔNG TY CỚ PHẦN THIẾT BỊ INOX VIỆT NAM 2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt Nam
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt Nam
Tên Công ty bằng tiếng nước ngoài: Inox Vietnam Equipment Joint Stock Company
Tên Công ty viết tắt: Inox Viet Nam., JSC
Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Cổ phần số 0107005113 cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội
Trụ sở Công ty: Xã Liên Ninh - Huyện Thanh Trì - Hà Nội Điện thoại/Fax: 04 3200 3659 Hotline: 0948 348 546 Website: www.inoxvietnamjsc.com
Email: tbinoxvietnam@gmail.com
Người đại diện theo pháp luật: Ông Cao Trung Kiên - Chức vụ: Giám đốc
Xuất phát từ doanh nghiệp trẻ, sức cạnh tranh còn non yếu những năm tháng đầu đi vào hoạt động công ty phải đối mặt với rất niều khó khăn,. Trước hết là khó khăn về chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị trong khi doanh thu chưa ổn định. Bên cạnh đó là khó khăn khách quan từ hậu quả của cuộc khủng hoảng kinh tế vẫn còn tác động rất lớn mà điển hình là việc DN khó tiếp cận vốn vay của tổ chức tín dụng, lãi suất vay vốn cao, chi phí vay vốn l(ón... Bằng sự nhạy bén, năng nổ của ban lãnh đạo công ty, sự nỗ lực của tâp thể cán bộ nhân viên, Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam đã vượt qua khó khăn vươn lên khẳng định được thương hiệu và vị trí của mình sau 05 năm hoạt động.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty CP Thiết bị Inox ViệtNam Nam
Công ty Cổ phần Thiết Bị Inox Việt Nam là nhà sản xuất, cung cấp, tư
vấn, thiết kế và thi công các sản phẩm inox trong lĩnh vực thiết bị nhà bếp công nghiệp, thiết bị nhà hàng, khách sạn, bếp ăn tập thể, bệnh viện, trường học, trang trí nội thất,... Sản phẩm phong phú đa dạng cả từ mẫu mã, chủng loại dến kích
thước, chức năng. Một số sản phẩm Công ty cung cấp: Tủ cơm công nghiệp; Bếp Âu, bếp Á, bếp hầm; Hệ thống hút khử mùi; Hệ thống chậu rửa công nghiệp; Thiết bị xe đẩy; Thiết bị sấy bát đĩa diệt khuẩn; Thiết bị lọc thu gom dầu mỡ; Thiết bị kho lạnh; Thiết bị y tế....
Đối tượng khách hàng của Công ty khá đa dạng, vừa bán buôn vừa bán lẻ, vừa sản xuất tại xưởng vừa thi công tại công trình theo yêu cầu khách hàng.
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm, tích cực đổi mới sản phẩm cả về mẫu mã và tính năng công dụng, từ đó xây dựng được thương hiệu uy tín, gia tăng lượng khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam:
MỘT SỐ CHỈ TIÊ U KINH TẾ CƠ BẢN CỦA CT CP THIẾT BỊ INOX VIỆT NAM
5 Doanh thu 6.910.323.56 0 9.678.300.67 8 10.578.893.20 0
6 Lợi nhuận trước thuế 407.132.69 8
596.738.81 9
604.498.41 3
7 Lợi nhuận sau thuế 313.492.17
7 477.391.055
483.598.73 0
2.1.3 Tổ chức bộ m áy quản lý của CTCP Thiết bị Inox Việt Nam
Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của Công ty và cũng là người đại diện theo pháp luật của Công ty chịu trách nhiệm trước các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hội đồng quản trị về mọi hoạt động của Công ty.
Các Phòng nghiệp vụ: Dưới Giám đốc là các phòng nghiệp vụ chức năng với cơ cấu mỗ i phòng gồm Trưởng phòng và các nhân viên cụ thể như sau:
Phòng Hành chính nhân sự:
+ Thực hiện các chức năng quản trị về nhân sự, quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên, làm thủ tục tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc phân công công tác cán bộ nhân viên, tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức, cơ cấu hoạt động để kiện toàn bộ máy tổ chức của Công ty.
+ Thực hiện công tác quản trị hành chính: văn thư lưu trữ, thông tin liên lạc, quản lý tài sản và đảm bảo các điều kiện làm việc của Công ty.
đến hoạt động kinh doanh: Marketing; Bán hàng; Nghiên cứu nhu cầu, khai thác và
tìm hiểu thị trường, phát triển quảng bá sản phẩm mới ra thị trường; Quản lý và chăm sóc khách hang...
Phòng Tài chính kế toán: Thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ, hạch toán kế toán, công tác thống kê theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước; Phân tích đánh giá thông tin kế toán và số liệu hoạt động kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch tài chính, tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán của Công ty.
Phòng Kỹ thuật: Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật thi công làm cơ sở để đấu thầu và ký kết hợp đồng kinh tế; Tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật, thi công, định mức và chất lượng sản phẩm; Triển khai các hợp đồng/dự án, quản lý k thật, chất lượng thi công, giám sát, nghiệm thu công trình; Chịu trách nhiệm sửa chữa bảo dưỡng, bảo hành toàn bộ máy móc thiết bị và sản phẩm của Công ty
Phân xưởng sản xuất: Trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm của Công ty theo kế hoạch, đơn hàng, hợp đồng do phòng kỹ thuật chuyển xuống
2.1.4 Đặc điểm công t ác kế to án
Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt Nam áp dụng “Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa” ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, Luật Kế toán, Chuẩn mực Kế toán Việt nam do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện.
Đơn vị tiền tệ ghi chép hạch toán kế toán là Đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Niên độ kế toán b ắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp giá gốc, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Tài sản cố định trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ khấu hao hàng năm thực hiện phù hợp với Thông tư 45/2013/TT_BTC ngày 25/04/2013 về chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hình thức kế toán Công ty áp dụng là kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm Fast Acounting được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung
2.2THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ INOX VIỆT NAM
2.2.1 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế to án
2.2.1.1 Thực trạng tổ chức lập và ký chứng từ kế toán
Căn cứ vào danh mục và biểu mẫu chứng từ của Bộ Tài chính, các chứng từ của Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt nam hiện đang sử dụng gồm 05 loại sau:
- Chứng từ lao động tiền lương - Chứng từ hàng tồn kho
- Chứng từ bán hàng - Chứng từ tiền tệ - Chứng từ TSCĐ
Ngoài ra căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu của công tác quản lý, tại Công ty cũng đã xây dựng thêm một số mẫu chứng từ đảm bảo đầy đủ các yếu tố về nội dung theo quy định, phục vụ hữu ích cho công tác kế toán tại đơn vị. (Danh mục hệ th ống chứng từ kế toán sử dụng tại Cô ng ty - Phụ lục 2.1)
Khảo sát thực tế cho thấy tại Công ty mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ kế toán. Một số chứng từ bị thiếu hoặc bị b ỏ trống nội dung, bị gạch xóa trên chứng từ. Có những chứng từ, hóa đơn thiếu chữ ký, thiếu dấu, cá biệt có những chứng từ số tiền viết bằng số và bằng chữ không khớp nhau.
2.2.1.2 Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt nam công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện ở từng phần hành kế toán, bởi từng nhân viên kế
toán và kế toán trưởng. Khi nhận chứng từ, kế toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi hạch toán. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế cho thấy khâu kiểm tra, kiểm soát chứng từ còn lỏ ng lẻo nên vẫn còn các chứng từ thiếu nội dung; thiếu dấu, chữ ký hoặc sai nội dung, gạch xóa trên chứng từ;... mà vẫn được hạch toán.
2.2.1.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ sau khi phát sinh được luân chuyển qua các bộ phận tạo nên lộ trình vận động nhất định đối với từng loại chứng từ.
Tại Công ty chưa xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, chưa quy định cụ thể đường đi của chứng từ và thời gian lưu trữ chứng từ ở từng bộ phận. Vì vậy thời gian luân chuyển chứng từ thường bị kéo dài, chứng từ không được chuyển ngay đến phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ, cập nhật sổ sách và các báo cáo .
2.2.1.4 Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt Nam tiến hành như sau:
Chứng từ sau khi đã hạch toán, ghi sổ được phân loại theo nội dung nghiệp vụ, sắp xếp theo trình tự thời gian, đóng tập theo tháng sau đó vẫn để tại các bộ phận kế toán thường quá 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính mới đưa lên kho.
Tại kho, các chứng từ được bảo quản trong tủ g , một số tủ có hiện tượng hư hỏng do chuột tấn công, nhà kho ẩm thấp xuống cấp nên một số tập chứng từ có hiện tượng ẩm mốc, nhòe dữ liệu. Các tập chứng từ chuyển lên từ nhiều phần hành kế toán khác nhau nhưng không được phân loại, mã hóa hay s p xếp theo một tiêu chí cụ thể nào.
Công ty có tiêu hủy một số chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...) của các năm 2011, 2012, 2013 bằng cách thanh lý phế liệu mà không lập hội đồng và biên bản thanh lý, các chứng từ này vẫn đang trong hạn lưu trữ
Có thể nói, việc bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của Công ty chưa khoa học, không tuân thủ đúng chế độ dẫn tới không bảo đảm an toàn cho tài
liệu kế toán của đơn vị.
2.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và phương pháp kế to án
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính, Thông tư 138/2011/TT- BTC ngày 04/10/2011và các văn bản quy định sửa đổi, bổ sung theo theo chuẩn mực kế toán Việt nam. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu của công tác kế toán, đơn vị đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán một cách chi tiết, chính xác hơn. Cụ thể:
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng 1311: Phải thu KH khác
1312: Phải thu KH BV108
1313: Phải thu KH BVYHCT QĐ ...
Tài khoản 141: Tạm ứng
1411: Tạm ứng Đàm Quang Minh 1412: Tạm ứng Vũ Văn Triệu
(Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam - Phụ lục 2.2)
Hệ thống tài khoản hiện nay đã xuất hiện một số bất cập trong hạch toán theo dõi chi phí sản xuất, chi phí bán hàng khi vận dụng tại Công ty. Chi phí sản xuất liên tục tăng do sản lượng tăng cả về số lượng và chủng loại. Lượng sản phẩm tiêu thụ mạnh, công tác bán hàng được đầu tư nên chi phí bán hàng tăng lên. Việc hạch toán theo dõi chung chi phí sản xuất trên TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí bán hàng trên TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh gây khó khăn cho người làm kế toán trong việc theo dõi , hạch toán chi tiết các chi phí, không đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, CCDC không qua kho chuyển thẳng xuống phân xưởng tại Công ty vẫn được
hạch toán qua TK 152, 153; CCDC xuất dùng cho nhiều kỳ không tiến hành phân bổ mà hạch toán vào chi phí của kỳ xuất dùng. Hiện tại, Công ty chưa xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho công tác kế toán quản trị
2.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng ghi sổ kế to án và hình thức kế toán
Hệ thống sổ kế toán của Công ty được xây dựng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung ứng dụng trên phần mềm kế toán Fast Accounting thiết kế phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị. Hệ thống sổ của Công ty gồm:
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng, Sổ cái Hệ thống sổ chi tiết : sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa,...
(Danh mục hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam - Phụ lục 2.3)
Quá trình ghi sổ kế toán tại Công ty như sau:
Hàng ngày, kế toán viên tại các phần hành căn cứ chứng từ gốc đã qua kiểm tra, nhập dữ liệu liên quan đến phần hành của mình vào phần mềm kế toán. Căn cứ vào các dữ liệu đã nhập vào phần mềm của mỗi phần hành, kế toán trưởng kiểm tra và kết chuyển tài khoản, phần mềm tự động ghi vào nhật ký chung, là căn cứ ghi sổ