2.3.2.1 về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Thứ nhất, Công tác lập và kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán tại Công ty còn nhiều thiếu sót
Thực tế cho thấy tại Công ty chứng từ lập đúng mẫu biểu nhưng ghi chép không đúng quy định, có chứng từ thiếu các yếu tố nôi dung như địa chỉ, tên người mua hàng, chữ ký, dấu,..., có những chứng từ nội dung bị gạch xóa; nội dung nghiệp vụ ghi chưa chính xác,
cá biệt có chứng từ số tiền bằng số và bằng chữ không khớp nhau, đơn giá nhân số lượng không khớp với thành tiền...
Điều này làm cho chứng từ kế toán của Công ty không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, làm sai lệch số liệu, thông tin kế toán của đơn vị.
Thứ hai, Chưa xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ
Tại Công ty hiện chưa có quy trình về luân chuyển chứng từ, dẫn đến thời gian luân chuyển chứng từ kéo dài. Việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh do đó không nhanh chóng, kịp thời, gây chậm trễ trong công tác kế toán và các quyết định quản trị của Công ty
Thứ ba, Lưu trữ, bảo quản chứng từ chưa khoa học, điều kiện bảo quản không bảo đảm được an toàn cho tài liệu lưu trữ
Hiện nay, Các chứng từ tài liệu ở Công ty sau khi hoàn thành được phân loại, đóng tập và thường để lưu tại Phòng kế toán quá 12 tháng. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty chỉ đơn thuần là xếp các tập chứng từ tài liệu vào tủ ở kho bảo quản lưu trữ mà chưa có sự phân loại hay hệ thống tài liệu lưu trữ theo một tiêu chí cụ thể. Một số tủ g ỗ dùng để lưu trữ bảo quản chứng từ bị hư hỏng, có những tài liệu bị ẩm mốc, nhòe dữ liệu do nhà kho ẩm thấp.
Cách bảo quản lưu trữ hiện nay không chỉ gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu mà còn vi phạm chế độ lưu trữ tài liệu kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 “Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa”, Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” và Luật Kế
toán, về thời gian đưa tài liệu kế toán đi lưu trữ, về điều kiện, cách thức lưu trữ. và đặc biệt là không đảm bảo an toàn cho tài liệu kế toán.
Thứ tư, Công ty tiêu hủy chứng từ kế toán trước khi hết hạn lưu trữ
Viêc tiêu hủy một số tài liệu kế toán của các năm 2011, 2012, 2013 đang trong hạn lưu trữ bằng thanh lý phế liệu mà không lập hội đồng tiêu hủy, không có biên bản tiêu hủy chứng từ đã vi phạm quy định hiện hành về thời hạn bảo quản lưu trữ, về cách thức tổ chức và phương pháp tiêu hủy tài liệu.
2.3.2.2 Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp kế toán
Thứ nhất, Hạch toán sai nghiệp vụ mua vật tư xuất thẳng cho phân xưởng không qua kho; Không phân bổ giá trị CCDC xuất dùng
• Vật tư CCDC mua về không qua kho vẫn được hạch toán vào tài khoản 152,153
Do nhu cầu sản xuất nên việc mua vật tư, CCDC chuyển thẳng xuống phân xưởng sản xuất không qua kho diễn ra khá thường xuyên. Tại Công ty nghiệp vụ này được hạch toán như sau:
Nợ TK152: Giá mua vật tư chưa thuế Nợ TK153: Giá mua CCDC chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, CCDC (nếu có) Có TK 111,112,331,...: Tổng tiền
• Không phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho nhiều kỳ mà hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ xuất dùng, cụ thể:
Tại Công ty, CCDC thường được mua và xuất dùng luôn cho nhiều kỳ với giá trị khá lớn (10tr-15tr) nhưng không được phân bổ mà hạch toán luôn vào chi phí trong kỳ xuất dùng. Khi xuất dùng CCDC kế toán vật tư tại Công ty hạch toán:
Nợ TK 1543: CCDC xuất dùng cho sản xuất Nợ TK 6421: CCDC xuất dùng cho bán hàng
Nợ TK 6422: CCDC xuất dùng cho hoạt động quản lý Có TK 153: Giá trị CCDC xuất dùng
tắc hạch toán và làm sai thông tin trên BCTC của đơn vị.
Thứ hai, Công ty hiện chưa mở các tài khoản chi tiết phục vụ công tác kế toán quản trị
Tại Công ty hiện nay chưa xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ riêng cho công tác kế toán quản trị. Các báo cáo định kỳ và đột xuất đều dựa trên số liệu của kế toán tài chính, điều này đưa ra cái nhìn không toàn diện cho nhà quản lý về đối tượng cần được ra quyết định.. Các quyết định quản trị vì vậy có thể không hợp lý, không hiệu quả
Thứ ba, Phương pháp tài khoản kế toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị.
Những năm gần đây lượng sản phẩm của Công ty liên tục tăng qua các năm, chủng loại sản phẩm ngày càng đa dạng phong phú cả về mẫu mã và thông số kỹ thuật đáp ứng được nhu cầu thị trường, lượng sản phẩm tiêu thụ tăng mạnh, hoạt động bán hàng được đầu tư mở rộng, kéo theo chi phí sản xuất, chi phí bán hàng của Công ty tăng. Hạch toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC tất cả chi phí sản xuất đều hạch toán qua tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Chi phí bán hàng thì được hạch toán theo dõi chung trên TK 642. Quản lý chi phí hiệu quả là một trong các yếu tố then chốt cho thành công của mọi doanh nghiệp nên với mức hoạt động hiện nay chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải được theo dõi chi tiết cụ thể theo từng loại chi phí sản xuất riêng biệt, theo từng loại sản phẩm, chi tiết theo từng yếu tố của chi phí bán hàng (nhân công, vật liệu bao bì, bảo hành,...). Đây là một bất cập đối với Công ty hiện nay.
2.3.2.3 Về vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Thứ nhất,Lập sổ kế toán của Công ty còn nhiều sai sót, một sO sổ kế toán không được in ra để lưu trữ theo quy định
Quan sát thực tế cho thấy trên sổ sách kế toán của Công ty nhiều chỗ thiếu chữ ký của các bên liên quan: thủ quỹ, kế toán, giám đốc,... , không đóng dấu giáp lai giữa hai trang sổ, dữ liệu trên sổ bị sai do chứng từ lập sai, sửa chữa tẩy xóa trên sổ do sai sót trong quá trình lập và hạch toán chứng từ,. .Bên cạnh đó, nhiều sổ kế
toán chi tiết không được in ra để lưu trữ như: sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua; các sổ chi tiết các tài khoản,...
Những sai sót này làm cho hệ thống sổ kế toán của đơn vị vi phạm quy định về chế độ sổ kế toán và chế độ bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán.
Thứ hai, Không mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng tài sản cố định
Tại Công ty, TSCĐ được theo dõi trên Sổ TSCĐ, Sổ TSCĐ & CCDC tại nơi sử dụng, không mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết tình hình biến động nguyên giá, giá trị hao mòn của từng TSCĐ theo quy định chế độ kế toán TSCĐ, gây khó khăn cho công tác quản lý tài sản.
Thứ ba, Cô ng ty kh ô ng xây dựng hệ th ống sổ kế toán quản trị
Do công tác kế toán quản trị tại Công ty chưa được tổ chức nên hệ thống sổ kế toán quản trị cũng chưa được xây dựng và sử dụng. Công tác quản trị cần số liệu trên góc độ quản trị, ra quyết định quản trị khi không có thông tin kế toán quản trị về đối tượng có thể làm cho quyết định quản trị không phù hợp, không hiệu quả, nên đây là một bất cập lớn còn tồn tại ở Công ty cần phải được điều chỉnh.
2.3.2.4 về thực hiện chế độ BCTC và các báo cáo kế toán khác
Thứ nhất, Số liệu trên BCTC của Công ty vẫn còn sai sót
Những sai sót trong công tác lập chứng từ, trong phương pháp hạch toán kế toán đã làm số liệu trên các sổ kế toán sai lệch dẫn đến các BCTC của đơn vị cũng bị sai lệch theo. BCTC là tài liệu kế toán quan trọng, không chỉ cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp mà còn cung cấp cho các nhà đầu tư, đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước vì vậy cần phải hoàn thiện công tác lập BCTC ngay từ công tác hạch toán kế toán ban đầu của Công ty.
Thứ hai, Chưa thực hiện đúng quy định gửi BCTC năm cho các Cơ quan quản lý.
Theo QĐ 48/2006 doanh nghiệp phải gửi BCTC năm về Cơ quan thuế, Cơ quan cấp đăng ký kinh doanh và Cơ quan thống kê. Trên thực tế đơn vị mới chỉ nộp BCTC năm cho Cơ quan Thuế, còn Cơ quan cấp đăng ký kinh doanh và Cơ quan Thống kê Công ty thường không gửi.
năng thanh toán, cơ cấu - khả năng luân chuyển vốn và khả năng sinh lời;
Công tác phân tích BCTC của Công ty mang tính khái quát, tổng thể, hệ thống các chỉ tiêu phân tích mới chỉ đáp ứng yêu cầu cơ bản của việc phân tích BCTC, chưa đi sâu phân tích các chỉ tiêu: Cơ cấu nguồn vốn; Khả năng luân chuyển vốn, Khả năng sinh lời; Khả năng thanh toán, vì vậy việc đánh giá tình hình tài chính của Công ty chưa toàn diện, không phản ánh được tổng thể tài chính của đơn vị.
Thứ tư, Công ty không lập các Báo cáo quản trị phục vụ công tác quản lý tại đơn vị.
Tại đơn vị các quyết định quản lý đều dựa trên kết quả đánh giá, phân tích số liệu thông tin của kế toán tài chính, các thông tin này chưa phản ánh được hết tình hình SXKD của Công ty trên góc độ kế toán quản trị. Việc ra các quyết định quản trị khi không có đủ thông tin về đối tượng, hoặc thông tin không phù hợp sẽ làm cho quyết định không hợp lý và không hiệu quả.
2.3.2.5 Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Thứ nhất, Khâu kiểm tra kiểm soát đối với kế toán nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng tại Công ty không chặt chẽ.
Khi nhận được chứng từ đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán của Công ty không kiểm tra lại các khoản tạm ứng trước đó, chỉ cần chứng từ hợp lệ hợp pháp việc tạm ứng sẽ được tiến hành ngay. Việc tất toán, đối chiếu tạm ứng của m i cá nhân cũng chỉ được làm một lần vào cuối năm tài chính và thường rất vất vả do quá trình tạm ứng kéo dài.
Bất cập này dẫn đến tạm ứng chồng chéo, tạo kẽ hở cho việc chiếm dụng và sử dụng vốn của Công ty cho mục đích cá nhân trong thời gian dài, đây thực sự là một bất cập, đặc biệt là khi Công ty vẫn phải sử dụng vốn vay Ngân hàng để đầu tư cho hoạt động SXKD.
Thứ hai, Công ty không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán độc lập
Tại Công ty hiện không có ban kiểm soát nội bộ, không xây dựng hệ thống quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra kế toán thường xuyên hay định kỳ đều do kế toán trưởng và các kế toán viên thực hiện, về bản chất đây mới
chỉ là việc tự kiểm tra lại của phòng kế toán mà không có sự kiểm tra từ bộ phận kiểm soát độc lập.Việc kiểm tra kế toán của đơn vị vì vậy không tối ưu, không phát huy được vai trò của công tác kiểm tra kế toán mà ảnh hưởng trực tiếp có thể thấy ngay là việc các sai phạm trong công tác kế toán vẫn còn tồn tại. Điều này cũng làm thông tin kế toán của Công ty thiếu đi tính khách quan, minh bạch, làm giảm độ tin cậy từ nhà đầu tư và các bên liên quan.
2.3.2.6 về tổ chức bộ máy kế toán
Thứ nhất, Bộ máy kế toán của Công ty chưa thật sự hợp lý
Trong cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty, Kế toán trưởng vừa là người chỉ đạo chung, vừa chịu trách nhiệm triển khai vận dụng chế độ chính sách vào công tác kế toán tại đơn vị, vừa làm kế toán tổng hợp, phụ trách công tác kế toán tiền lương, kế toán thuế, ngoài ra chịu trách nhiệm mảng kế hoạch tài chính của Công ty,.... Đảm trách khối lượng công việc lớn, có tính chất quan trọng nhưng khi vắng mặt không có người thay thế đã gây chậm trễ, ách tắc cho công tác kế toán và hoạt động của đơn vị. Mặt khác do đảm nhiệm quá nhiều công việc nên Kế toán trưởng có hiện tượng quá tải, không bao quát, quản lý tốt tất cả các khâu các công đoạn của công tác kế toán tại Công ty, đây là một trong các nguyên nhân dẫn đến việc tồn tại các sai phạm tại Công ty.
Thứ hai, Công ty không tổ chức công tác kế toán quản trị tại đơn vị.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện tại không tổ chức bộ phận kế toán quản trị, mọi hoạt động chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính. Điều này gây khó khăn cho việc ra quyết định quản trị thậm chí làm cho các quyết định quản trị không phù hợp do thiếu thông tin kế toán quản trị.
Thứ ba, Không có sự luân chuyển cán bộ kế toán giữa các phần hành trong bộ máy kế toán của Công ty
Bộ máy kế toán gồm các bộ phận kế toán riêng biệt, từng phần hành kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng, chuyên môn hóa tới từng cá nhân, từng công việc cụ thể nhưng không có sự luân chuyển cán bộ kế toán giữa các phần hành, các bộ phận của bộ máy kế toán.
khi số lượng cán bộ kế toán có hạn nên khi có sự vắng mặt của một nhân viên kế toán nào đó các kế toán viên còn lại bị lúng túng trong xử lý công việc không phải
chuyên môn mình thường làm, điều này gây khó khăn, chậm trễ cho công tác kế toán, làm đội ngũ nhân viên kế toán bị xơ cứng.
Thứ tư, Công ty chưa chú trọng đến việc bOi dưỡng cập nhật và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ kế toán,chưa có chế độ đãi ngộ để khuyến khích lao động gắn bó lâu dài.
Trình độ của cán bộ kế toán tại Công ty không đồng đều, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, kỹ năng tin học vi tính còn hạn chế nhưng Công ty chưa chủ động tổ chức các lớp bồi dưỡng, cập nhật, nâng cao kiến thức cho nhân viên, không có chính sách hỗ trợ khuyến khích người lao động tham gia các khóa học để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Trình độ chuyên môn hạn chế nên đôi khi chậm trễ trong áp dụng các chế độ chính sách thậm chí áp dụng sai chế độ. Ngoại ngữ kém cũng là bất cập đặc biệt là khi Công ty có chủ trương phát triển thêm thị trường nước ngoài trong thời gian tới. Bên cạnh đó, do không có chế độ đãi ngộ tốt nên nhân viên kế toán thường xuyên thay đổi đã ảnh hưởng đến chất lượng và sự ổn định của bộ máy kế toán. Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả công tác của bộ máy kế toán tại đơn vị.
2.3.2.7 về tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Thứ nhất, Công ty chưa chú trọng đầu tư nâng cấp hệ thống máy móc cho ứng dụng CNTT
Hệ thống máy tính hiện nay ở đơn vị được mua từ những ngày đầu thành lập Công ty đã l i thời về công nghệ, tốc độ xử lý chậm và hiện cũng đã hết khấu hao nhưng vẫn đang được sử dụng, Công ty chưa có kế hoạch đầu tư, mua s ắm thay thế cho các máy tính này.