Hệ thống mẫu biểu và chế độ báo cáo kế toán cuả Công ty thực hiện theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. BCTC của Công ty gồm:
Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) Bảng Cân đối tài khoản ( Mẫu số F01-DNN)
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN)
Bản Thuyết minh BCTC (Mẫu số B09-DNN)
Việc lập BCTC được tiến hành trên phần mềm kế toán của Công ty, cụ thể:
Hàng ngày, kế toán viên tập hợp chứng từ, kiểm tra, ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm kế toán theo phần hành mà mình được phân cấp. Định kỳ lập báo cáo, kế toán thực hiện rà soát kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách, số liệu đã cập nhật trên phần mềm. Sau đó vào phân hệ tạo báo cáo đã được lập sẵn thực hiện các thao tác tạo báo cáo tự động, phần mềm sẽ tạo BCTC theo đúng yêu cầu. Do ảnh hưởng của những sai sót trong vận dụng hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán nên số liệu trên các BCTC chưa chuẩn xác, BCTC cuối năm mới chỉ được gửi cho cơ quan thuế. Việc phân tích BCTC của Công ty chưa được chú trọng, còn khá sơ sài, khái quát. Ở Công ty chưa có hệ thống báo cáo kế toán quản trị
2.2.5 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế to án
Theo quy định của Công ty, kiểm tra kế toán được tiến hành thường xuyên hoặc định kỳ, cụ thể:
Công tác kiểm tra thường xuyên diễn ra tại mỗ i phần hành kế toán. Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra toàn diện đối với từng nghiệp vụ phát sinh mà mình hạch toán, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, trung thực, đầy đủ đúng chế độ. Bên cạnh đó kế toán trưởng cũng thực hiện kiểm tra kiểm soát lại đối với từng nghiệp vụ trước khi phê duyệt, ghi sổ nhằm đảm bảo tính chính xác, đúng đắn của thông tin và nghiệp vụ kế toán.
kế toán, thực hiện bởi Ke toán trưởng của Công ty.
Nội dung kiểm tra công tác kế toán tại đơn vị bao gồm:
Kiểm tra việc lập, luân chuyển chứng từ kế toán, kiểm tra việc sử dụng tài khoản kế toán, hạch toán ghi chép trên các sổ kế toán và lập Báo cáo kế toán đảm bảo đúng quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
Kiểm kê quỹ tiền mặt, tài sản, vật tư và đối chiếu, xác nhận số liệu kế toán với các bên có liên quan ( Ngân hàng, thuế, nhà cung cấp,...) nhằm đảm bảo các số liệu kế toán khớp đúng với thực tế. Đối với các BCTC kiểm tra số liệu thông tin trên từng Báo cáo, đảm bảo đúng đắn trước khi chuyển đến người sử dụng thông tin.
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán nhưng thực tế cho thấy, Công ty chưa thực sự coi trọng vấn đề này. Công ty hiện không có ban kiểm soát nội bộ, chưa xây dựng hệ thống quy trình, quy định kiểm tra kiểm soát nội bộ. Việc kiểm tra kiểm soát đối với kế toán nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng không chặt chẽ dẫn tới tình trạng tạm ứng chồng chéo, thậm chí nhầm lẫn , quy định về tạm ứng của Công ty không được thực hiện.
2.2.6 Thực trạng tổ chức bộ m áy kế to án .
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý chung trong công tác kế toán, đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách kế toán hiện hành về hạch toán kế toán. Thực hiện toàn bộ công tác kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tổng hợp định kỳ và phát sinh khi có yêu cầu. Đảm trách công tác kế toán thuế, kế toán tiền lương; chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của Công ty....
Kế toán kho, nguyên vật liệu và TSCĐ: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; tình hình hiện có và biến động của TSCĐ, tiến hành phân bổ giá trị CCDC, TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ. Lập các báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo CCDC và TSCĐ định kỳ phục vụ công tác kế toán tổng hợp và khi có yêu cầu. Thực hiện kiểm kê kho và TSCĐ định kỳ và khi có vụ việc phát sinh.
Kế toán thanh toán, công nợ và vốn bằng tiền: Thực hiện công tác kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và công tác thanh toán với các bên liên quan theo đúng quy định của Công ty và chế độ quản lý của Nhà nước. Hạch toán, theo dõi, quản lý, đối chiếu tình hình công nợ phải thu phải trả. Lập các báo cáo liên quan đến thanh toán, vốn bằng tiền và công nợ phục vụ kế toán tổng hợp và yêu cầu quản lý.
Kế toán chi phí sản xuất, chi phí quản lý kinh doanh: Thực hiện công tác kế toán tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm và kế toán chi phí quản lý kinh doanh. Lập các báo cáo sản xuất, chi phí sản xuất ( vật tư, nhân công,...), chi phí quản lý, chi phí bán hàng theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu chi tiền mặt, ghi sổ qu ; định kỳ kiểm kê, đối chiếu với các bên liên quan,... Lập các báo cáo thu chi phục vụ công tác kế toán tổng hợp và yêu cầu quản lý.
Tại Công ty không có phần hành kế toán quản trị, công tác kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng nhưng không có sự luân chuyển cán bộ giữa các phần hành. Cơ cấu bộ máy kế toán chưa hợp lý, khối lượng công việc do kế toán
trưởng đảm trách quá lớn nên có hiện tượng quá tải. Trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán không đồng đều, đa phần là tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng với khả năng chuyên môn nghiệp vụ còn nhiều hạn chế. Công ty chưa có chế độ đãi ngộ khuyến khích nhân viên cống hiến, g an bó lâu dài và không chú trọng đến việc nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên.
2.2.7 Thực trạng tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Công ty đã trang bị hệ thống máy tính nối mạng internet phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý nói chung. Phần mềm kế toán Fast Accounting đang sử dụng giao diện đơn giản trên nền ngôn ngữ tiếng việt dễ sử dụng nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán quản trị . Bên cạnh đó hệ thống máy tính của Công ty hiện đã hết khấu hao, lạc hậu, cũ kỹ nhưng chưa được đầu tư thay thế. Trình độ sử dụng CNTT của cán bộ nhân viên kế toán còn rất hạn chế. Công ty chưa có kế hoạch chuẩn bị để đưa Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng vào công tác kế toán tại đơn vị.
2.3ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ INOX VIỆT NAM
2.3.1 Những kết quả đạt được trong vận dụng tổ chức công tá c kế to án
2.3.1.1 Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được xây dựng tương đối khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, lập đúng mẫu biểu quy định. Mọi nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh đều đã được phản ánh, ghi chép đầy đủ. Chứng từ đã được phân loại, s p xếp theo nghiệp vụ và trình tự thời gian để đóng tập theo tháng.
2.3.1.2 về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp kế toán
Hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng khoa học, đầy đủ, phản ánh được tình hình biến động tài sản, nguồn vốn của đơn vị. Nội dung và phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty
về cơ bản thực hiện theo đúng quy định của luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ hiện hành.
2.3.1.3 Về vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Việc vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hệ thống sổ kế toán hiện nay là phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của công tác kế toán tại đơn vị. Mau biểu sổ kế toán, trình tự ghi sổ và phương pháp ghi sổ kế toán của đơn vị thực hiện đúng quy định hiện hành.
2.3.1.4 Về thực hiện chế độ BCTC
Hệ thống BCTC của Công ty đã được lập theo đúng mẫu biểu, đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định cuả Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
2.3.1.5 Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán của Công ty bước đầu đã góp phần làm công tác kế toán tại đơn vị về cơ bản đã tuân thủ theo Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành, hạn chế được phần nào những sai phạm , tiêu cực trong công tác quản lý tài chính, góp phần đưa công tác kế toán của Công ty dần đi vào nề nếp.
2.3.1.6 Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ theo hình thức tập trung, các phần hành kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo tiết kiệm chi phí, về cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
2.3.1.7 Về ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của đơn vị
Công ty đã có sự đầu tư nhất định cho việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, các máy tính tại Công ty đã được kết nối internet. Sử dụng phần mềm kế toán giúp làm giảm khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng độ chính xác của số liệu. Việc ứng dụng CNTT của Công ty phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành và phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị.
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại trong tổ chức công tá c kế toán
2.3.2.1 về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Thứ nhất, Công tác lập và kiểm tra, kiểm soát chứng từ kế toán tại Công ty còn nhiều thiếu sót
Thực tế cho thấy tại Công ty chứng từ lập đúng mẫu biểu nhưng ghi chép không đúng quy định, có chứng từ thiếu các yếu tố nôi dung như địa chỉ, tên người mua hàng, chữ ký, dấu,..., có những chứng từ nội dung bị gạch xóa; nội dung nghiệp vụ ghi chưa chính xác,
cá biệt có chứng từ số tiền bằng số và bằng chữ không khớp nhau, đơn giá nhân số lượng không khớp với thành tiền...
Điều này làm cho chứng từ kế toán của Công ty không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, làm sai lệch số liệu, thông tin kế toán của đơn vị.
Thứ hai, Chưa xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ
Tại Công ty hiện chưa có quy trình về luân chuyển chứng từ, dẫn đến thời gian luân chuyển chứng từ kéo dài. Việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh do đó không nhanh chóng, kịp thời, gây chậm trễ trong công tác kế toán và các quyết định quản trị của Công ty
Thứ ba, Lưu trữ, bảo quản chứng từ chưa khoa học, điều kiện bảo quản không bảo đảm được an toàn cho tài liệu lưu trữ
Hiện nay, Các chứng từ tài liệu ở Công ty sau khi hoàn thành được phân loại, đóng tập và thường để lưu tại Phòng kế toán quá 12 tháng. Việc lưu trữ chứng từ ở Công ty chỉ đơn thuần là xếp các tập chứng từ tài liệu vào tủ ở kho bảo quản lưu trữ mà chưa có sự phân loại hay hệ thống tài liệu lưu trữ theo một tiêu chí cụ thể. Một số tủ g ỗ dùng để lưu trữ bảo quản chứng từ bị hư hỏng, có những tài liệu bị ẩm mốc, nhòe dữ liệu do nhà kho ẩm thấp.
Cách bảo quản lưu trữ hiện nay không chỉ gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu mà còn vi phạm chế độ lưu trữ tài liệu kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 “Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa”, Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về “Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán” và Luật Kế
toán, về thời gian đưa tài liệu kế toán đi lưu trữ, về điều kiện, cách thức lưu trữ. và đặc biệt là không đảm bảo an toàn cho tài liệu kế toán.
Thứ tư, Công ty tiêu hủy chứng từ kế toán trước khi hết hạn lưu trữ
Viêc tiêu hủy một số tài liệu kế toán của các năm 2011, 2012, 2013 đang trong hạn lưu trữ bằng thanh lý phế liệu mà không lập hội đồng tiêu hủy, không có biên bản tiêu hủy chứng từ đã vi phạm quy định hiện hành về thời hạn bảo quản lưu trữ, về cách thức tổ chức và phương pháp tiêu hủy tài liệu.
2.3.2.2 Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp kế toán
Thứ nhất, Hạch toán sai nghiệp vụ mua vật tư xuất thẳng cho phân xưởng không qua kho; Không phân bổ giá trị CCDC xuất dùng
• Vật tư CCDC mua về không qua kho vẫn được hạch toán vào tài khoản 152,153
Do nhu cầu sản xuất nên việc mua vật tư, CCDC chuyển thẳng xuống phân xưởng sản xuất không qua kho diễn ra khá thường xuyên. Tại Công ty nghiệp vụ này được hạch toán như sau:
Nợ TK152: Giá mua vật tư chưa thuế Nợ TK153: Giá mua CCDC chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư, CCDC (nếu có) Có TK 111,112,331,...: Tổng tiền
• Không phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho nhiều kỳ mà hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ xuất dùng, cụ thể:
Tại Công ty, CCDC thường được mua và xuất dùng luôn cho nhiều kỳ với giá trị khá lớn (10tr-15tr) nhưng không được phân bổ mà hạch toán luôn vào chi phí trong kỳ xuất dùng. Khi xuất dùng CCDC kế toán vật tư tại Công ty hạch toán:
Nợ TK 1543: CCDC xuất dùng cho sản xuất Nợ TK 6421: CCDC xuất dùng cho bán hàng
Nợ TK 6422: CCDC xuất dùng cho hoạt động quản lý Có TK 153: Giá trị CCDC xuất dùng
tắc hạch toán và làm sai thông tin trên BCTC của đơn vị.
Thứ hai, Công ty hiện chưa mở các tài khoản chi tiết phục vụ công tác kế toán quản trị
Tại Công ty hiện nay chưa xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ riêng cho công tác kế toán quản trị. Các báo cáo định kỳ và đột xuất đều dựa trên số liệu của kế toán tài chính, điều này đưa ra cái nhìn không toàn diện cho nhà quản lý về đối tượng cần được ra quyết định.. Các quyết định quản trị vì vậy có thể không hợp lý, không hiệu quả
Thứ ba, Phương pháp tài khoản kế toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị.
Những năm gần đây lượng sản phẩm của Công ty liên tục tăng qua các năm, chủng loại sản phẩm ngày càng đa dạng phong phú cả về mẫu mã và thông số kỹ thuật đáp ứng được nhu cầu thị trường, lượng sản phẩm tiêu thụ tăng mạnh, hoạt động bán hàng được đầu tư mở rộng, kéo theo chi phí sản xuất, chi phí bán hàng của Công ty tăng. Hạch toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC tất cả chi phí sản xuất đều hạch toán qua tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Chi phí bán hàng thì được hạch toán theo dõi chung trên TK 642. Quản lý chi phí hiệu quả là một trong các yếu tố then chốt cho thành công của mọi doanh nghiệp nên với mức hoạt động hiện nay chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty đòi hỏi phải được theo dõi chi tiết cụ thể theo từng loại chi phí sản xuất riêng biệt, theo từng loại sản