Hệ thống sổ kế toán của Công ty được xây dựng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung ứng dụng trên phần mềm kế toán Fast Accounting thiết kế phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị. Hệ thống sổ của Công ty gồm:
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng, Sổ cái Hệ thống sổ chi tiết : sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa,...
(Danh mục hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty CP Thiết bị Inox Việt Nam - Phụ lục 2.3)
Quá trình ghi sổ kế toán tại Công ty như sau:
Hàng ngày, kế toán viên tại các phần hành căn cứ chứng từ gốc đã qua kiểm tra, nhập dữ liệu liên quan đến phần hành của mình vào phần mềm kế toán. Căn cứ vào các dữ liệu đã nhập vào phần mềm của mỗi phần hành, kế toán trưởng kiểm tra và kết chuyển tài khoản, phần mềm tự động ghi vào nhật ký chung, là căn cứ ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán vào phần mềm chọn mục báo cáo rà soát lại tổng số phát sinh Nợ, Có trên Bảng cân đối số phát sinh và trên Nhật ký chung xem đã khớp nhau chưa. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh đảm bảo khớp đúng số liệu thì dùng bảng cân đối phát sinh, sổ cái để lập BCTC.
Ở Công ty vẫn còn hiện tượng sổ kế toán thiếu chữ ký của các cá nhân liên quan, chưa đóng dấu giáp lai giữa hai trang liền kề, có hiện tượng tẩy xóa sửa chữa trên sổ, .. Nhiều sổ kế toán không được in ra để lưu trữ như sổ chi tiết thanh toán công nợ, sổ chi tiết của các tài khoản, ... không sử dụng thẻ tài sản để theo dõi chi tiết cho từng tài sản. Tại đơn vị hiện không có hệ thổng sổ kế toán quản trị.