Bộ máy kế toán của doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị
Tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức kế toán trong doanh nghiệp, xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức kế toán, nhằm hoàn thành tổ chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức kế toán với chi phí thấp nhất
1.3.6.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp
- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả - Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
1.3.6.2 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể áp dụng theo một trong ba hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý SXKD của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán.
- Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện k thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán - Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc
động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động SXKD không kịp thời, bị hạn chế.
- Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ , địa bàn SXKD tập trung. (Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung - Phụ lục 1.9)
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không chỉ được tiến hành ở phòng kế toán tại doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những đơn vị trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công tác kế toán ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp
- Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở
- Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn doanh nghiệp
Ưu nhược điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đảm bảo cho công tác kế toán g n liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại ch các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, nó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị
Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng. Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ , địa bàn hoạt động hẹp. (Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán - Phụ lục 1.10)
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa
phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên. Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập BCTC gửi về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: - Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
- Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng
- Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp toàn doanh nghiệp
Ưu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán g ắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị
Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán. (Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán - Phụ lục 1.11)
Như vậy, m ỗ i mô hình tổ chức bộ máy kế toán đều có ưu nhược điểm riêng. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế toán hiện có và mức độ trang bị các phương tiện k thuật tính toán cho công tác kế toán để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị mình.