Thứ nhất, Can chấn chỉnh lại những sai sót trong công tác lập, kiểm tra kiểm soát chứng từ kế toán của Công ty
Để kh c phục những sai sót trong việc lập chứng từ, cần nh c nhở đội ngũ kế toán viên của Công ty tập trung, cẩn thận hơn nữa trong công việc, tổ chức bồi dưỡng nâng cao nhận thức, hiểu biết của nhân viên về công tác lập chứng từ nói riêng và công tác kế toán nói chung. Mặt khác, cần thường xuyên kiểm tra kiểm soát chứng từ kế toán, những chứng từ chưa đầy đủ, gạch xóa, sai sót nội dung phải trả lại để điều chỉnh, bổ sung,... mới được hạch toán. Cần có quy định cụ thể về trách nhiệm của người lập, người kiểm soát chứng từ, nếu còn tái phạm cần có biện pháp từ nhắc nhở khiển trách đến tính thi đua, trừ lương,.
ngũ nhân viên kế toán góp phần chấn chỉnh những bất cập trong công tác lập và kiểm soát chứng từ kế toán của đơn vị.
Thứ hai, Công ty phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Công ty phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý dựa trên đặc điểm hoạt động của Công ty và nội dung của mỗi chứng từ . Quy trình luân chuyển phải xác định rõ đường đi của mỗ i loại chứng từ kế toán, quy định cụ thể về thời gian lưu lại mỗi bộ phận trước khi chuyển sang bộ phận khác của chứng từ, g an trách nhiệm cá nhân ở mỗi khâu luân chuyển trong chu trình vừa tránh chồng chéo, tồn đọng chứng từ vừa nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗ i cá nhân liên quan.
Thứ ba, Can đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất để lưu trữ, thay đổi cách thức lưu trữ, tuân thủ đúng quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.
Công ty cần thực hiện đúng quy định về lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán , chứng từ phải đưa lên kho lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, tài liệu chứng từ kế toán phải được phân loại, hệ thống hoặc mã hóa khi đưa vào lưu trữ, định kỳ phải kiểm tra tài liệu chứng từ lưu trữ của đơn vị. Ngoài ra, cần sửa sang nâng cấp kho lưu trữ, trang bị thêm các bình chữa cháy, thiết bị báo cháy, đầu tư thay thế hệ thống tủ g ỗ bằng hòm, tủ kim loại để bảo quản tài liệu.
Việc các tài liệu kế toán được lưu trữ một cách có hệ thống, khoa học tạo thuận tiện cho việc tra cứu, thanh tra, kiểm tra kế toán. Nâng cấp, trang bị lại kho lưu và sử dụng các hòm, tủ kim loại bảo quản sẽ giúp tài liệu chứng từ được an toàn, tránh được các nguy cơ phá hoại từ chuột mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ.
Thứ tư, Cần xây dựng quy trình hủy tài liệu kế toán chi tiết tại đơn vị nhằm tránh lặp lại việc tiêu hủy chứng từ còn trong hạn lưu trữ
Để không lặp lại việc tiêu hủy tài liệu chưa hết hạn lưu trữ, Công ty cần xây dựng quy trình chi tiết làm cơ sở cho việc tiêu hủy tài liệu tại đơnvị. Quy trình cần quy định cụ thể về thủ tục tiêu hủy: Phải lập hội đồng tiêu hủy gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ; Tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại và lựa chọn tài liệu đã hết hạn lưu trữ để tiêu hủy; Lập danh mục tài liệu tiêu hủy và
Biên bản tiêu hủy; Lựa chọn phương pháp và tiến hành tiêu hủy... đảm bảo thực hiện đúng quy định về thời gian lưu trữ, thủ tục tiêu hủy và phương pháp tiêu hủy tài liệu kế toán.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản và phương pháp kế to án
Thứ nhất, Phải hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và CCDC xuất dùng thẳng cho phân xưởng sản xuất theo đúng chế độ hiện hành; Tiến hành phân bổ giá trị CCDC khi xuất dùng cho nhiều kỳ.
• Với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và CCDC xuất dùng thẳng cho phân xưởng sản xuất không qua kho, kế toán phải hạch toán như sau:
Nợ TK 154: Giá mua vật tư, CCDC chưa thuế Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ ( Nếu có)
Có TK 111, 112, 331,...
• Với giá trị CCDC xuất dùng cho nhiều kỳ cần tiến hành phân bổ để đảm bảo ghi nhận chi phí phải phù hợp với doanh thu. Hạch toán xuất dùng CCDC khi có phân bổ như sau:
Khi xuất dùng CCDC cho nhiều kỳ:
Nợ TK 142: Giá trị CDCD chờ phân bổ ng n hạn Nợ TK 242: Giá trị CDCD chờ phân bổ dài hạn
Có TK 153: Giá trị CCDC xuất dùng
Định kỳ phân bổ giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 154: Giá trị CCDC xuất dùng cho sản xuất phân bổ kỳ này Nợ TK 6421:Giá trị CCDC xuất dùng cho bán hàng phân bổ kỳ này Nợ TK 6422: Giá trị CCDC xuất dùng cho quản lý phân bổ kỳ này
Có TK142, 242: Giá trị CCDC được phân bổ kỳ này
Cách hạch toán này phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, tránh nhầm lẫn, đảm bảo được nguyên t c phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
Thứ hai, Xây dựng các tài khoản chi tiết phục vụ công tác kế toán quản trị dựa trên đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị
hành, căn cứ vào đặc điểm hoat động SXKD và yêu cầu quản lý, đơn vị xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị bằng cách chi tiết hóa theo các cấp 2,3,4... sao cho phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán quản trị tại doanh nghiệp.
Với kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành; Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nên chi tiết tài khoản theo từng công việc, sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất kinh doanh,... Với kế toán hàng tồn kho thì chi tiết theo từng thứ loại, với kế toán các khoản phải thu phải trả thì chi tiết theo từng chủ thể, thời hạn,...
Việc xây dựng tài khoản kế toán quản trị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị của đơn vị
- Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tính thống nhất về ký hiệu, cấp độ
- Việc chi tiết hóa tài khoản không được làm sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản
Cụ thể:
*TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK1541 — ChiphíNVL trực tiếp TK15411 - Chi phí NVL chính trực tiếp TK154111 - Chi phí Inox 201 TK1541111 - CP Inox 201 ống TK1541112 - CP Inox 201 hộp TK154112 - Chi phí Inox 304 TK15412 - Chi phí NVL phụ trực tiếp
TK1542 — Chiphí nhân công trực tiếp
TK15421 - CP nhân công thường xuyên
TK154211 - CPNCTX cho hợp đồng/SP A TK154212 - CPNCTX cho ...
TK15422 - CP nhân cồng thời vụ
TK1543 — Chi phí sản xuẩt chung
TK15431 - Chi phí nhân viên phân xưởng
TK154311 - CPNVPX trong giờ
TK1543111- CPNVPX trong giờ chờ phân bổ TK1543112- CPNVPXTG H.đồng /SP A
TK154312 - CPNVPX thêm giờ
TK15432 - Chi phí nguyên nhiên liệu phân xưởng
TK154321 - CP nguyên liệu phân xưởng TK1543211 - CP Nguyên liệu PX chờ phân bổ
TK1543212 - CP Nguyên liệu PX tính cho Hđồng/SPA TK154322 - CP nhiên liệu phân xưởng
TK15433 - Chi phí dụng cụ sản xuất
*TK 511 - Doanh thu
TK 5112 — Doanh thu bán sản phẩm
TK51121-Doanh thu bán SP thu tiền ngay
TK511211-DTSP thu tiền ngay Hđồng/SPA TK511212-DTSP thu tiền ngay Hđồng/SPB
TK51122-Doanh thu bán SP qua đại lý (ký gửi)
TK511221-DTBH đại lý X TK5112211-DTBH ĐLX SPA
TK51123-Doanh thu chưa thực hiện C nhận trước) TK51124-Doanh thu bán SP người mua chưa thanh toán
TK 5118 - Doanh thu khác
TK 51181 - Gia công cơ khí
TK51182 - DT khác
*TK 131: Phải thu khá ch hàng
TK1311-Phải thu khách hàng khác
TK13111- Phải thu KH khác - SPA TK13112- Phải thu KH khác - SPB
TK1312-Phải thu B V108
TK13121-Phải thu BV108 - Hđồng/SPA
TK1313-Phải thu B VYHCTQĐ
TK13131-Phải thu BVYHCTQĐ - Hđồng/SPA
Trên đây là cách mở tài khoản chi tiết của một số tài khoản phục vụ cho công tác kế toán quản trị tại Công ty, với các tài khoản còn lại có thể mở tương tự hoặc mở theo các tiêu chí khác tùy thuộc vào yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý. Hệ thống tài khoản này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, đa chiều về một đối tượng, tạo nên cái nhìn toàn diện về đối tượng giúp các nhà quản trị có quyết định đúng đắn, phù hợp.
Thứ ba,Công ty nên mở thêm các tài khoản 621,622,627,641 để hạch toán, theo dõi riêng chi phí sản xuất, chi phí bán hàng để khắc phục hạn chế của phương pháp kế toán CPSX, CPBH hiện nay
Công ty nên có văn bản đề nghị với Bộ tài chính được mở, sử dụng thêm các tài khoản chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, thay đổi nội dung hạch toán trên TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh để hạch toán, theo dõi các chi phí này cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, cụ thể:
+/ Mở mới các tài khoản cấp 1:
TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp TK 627 - Chi phí sản xuất chung TK 641 - Chi phí bán hàng
+/ Thay đổi tên, loại chi phí hạch toán trên TK 642: - TK 642 - Chi phí quản lý
- Chỉ hạch toán, theo dõi chi phí quản lý của Công ty
về nội dung, phương pháp hạch toán, tài khoản cấp 2 của các tài khoản này sẽ tương tự như TK 621, 622, 627, 641, 642 đã được quy định cụ thể trong Thông tư 200/TT-BTC ngày 22/12/2014. Theo đó, các chi phí sản xuất sẽ được theo dõi riêng theo khoản mục chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung mà không hạch toán qua TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí bán hàng cũng được tách ra hạch toán, theo doĩ riêng trên TK 641 - Chi phí bán hàng với các tài khoản chi tiết theo quy định (TK 6411 - Chi phí nhân viên, TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì,...), TK 642 chỉ sử dụng để hạch toán, theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty.
Việc áp dụng các tài khoản trên sẽ giúp Công ty theo dõi hạch toán các chi phí một cách chi tiết, khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty
3.3.3 Hoàn thiện tổ chức công tác ghi sổ kế to án và hình thức kế to án
Thứ nhất, Can loại bỏ những sai sót trong khâu lập, lưu trữ sổ kế toán
Cần chỉnh đốn công tác lập sổ kế toán của Công ty, phổ biến lại những quy định về lập và lưu trữ sổ kế toán, nhắc nhở, yêu cầu nhân viên kế toán nghiêm túc
Số hiệu chứng
từ
Nguyên giá tài sản cố định Gia trị hao mòn tài sản cố định Ngày
tháng năm Diễn giải
Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 ~
STT Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng Đvt Số lượng Giá trị
A ___________B___________ C 1 2 '
thực hiện, tuyệt đối không lặp lại các sai phạm cũ đồng thời tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát kế toán của đơn vị. Với các sổ đã có sai phạm trước đây cần có biện pháp khắc phục như rà soát tìm các sai sót, tiến hành bổ sung chữ ký, dấu,... sửa chữa bằng các phương pháp cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung,...theo đúng luật định, cuối kỳ phải in đầy đủ các sổ kế toán chi tiết để lưu trữ. Bên cạnh đó, thực hiện đồng bộ các giải pháp trong hoàn thiện lập chứng từ cũng góp phần hạn chế những sai sót trong lập sổ kế toán của đơn vị.
Các giải pháp trên sẽ góp phần chuẩn hóa vận dụng hệ thống sổ và hình thức kế toán của đơn vị theo quy định. Dữ liệu trên sổ kế toán là nguyên liệu để lập các báo cáo kế toán của đơn vị nên sổ sách đúng sẽ tạo nên các báo cáo trung thực, phản ánh đúng hoạt động của Công ty.
Thứ hai, Công ty phải mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 thì mỗ i TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ TSCĐ riêng để theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Vì vậy Công ty phải mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ. Thẻ TSCĐ phải được lập làm 02 bản, một bản để tại phòng kế toán, một bản để tại nơi sử dụng tài sản. Mau thẻ TSCĐ cụ thể như sau:
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
So...
Ngày...tháng...năm...lập thẻ...
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số...Ngày...tháng...
năm...
Tên ,ký mã hiệu,quy cách (cấp hạng ) TSCĐ:...Số hiệu TSCĐ...
Nước sản xuất(xây dựng)...năm sản xuất...
Bộ phận quản lý ,sử dụng...năm đưa vào sử dụng...
Công suất(diện tích thiết kế)...
Đình chỉ sử dụng TSCĐ Ngày...tháng...năm...
Lý do đình chỉ...
Người lập ( Ký, họ tên) Kế to án trưởng ( Ký, họ tên) Ngày...tháng...năm... Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Lập thẻ TSCĐ theo dõi chi tiết từng TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn của tài sản giúp đơn vị nắm được giá trị thực tế của tài sản, năng lực của tài sản từ đó có kế hoạch sử dụng, sửa chữa, nâng cấp hay đầu tư thay mới một cách hợp lý để tăng năng suất lao động, giảm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.
Thứ ba, Cô ng ty cần xây dựng hệ th ống sổ kế toán quản trị
Cùng với việc tổ chức thêm công tác kế toán quản trị để hoàn thiện bộ máy kế toán hiện nay, xây dựng hệ thống sổ kế toán quản trị là bước phát triển tất yếu. Xây dựng hệ thống sổ kế toán quản trị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của đơn vị theo quy định của Bộ Tài chính có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị.
Căn cứ vào các nguyên t c này, bên cạnh hệ thống sổ kế toán đang áp dụng Công ty nên xây dựng thêm một số sổ kế toán quản trị như: Sổ chi tiết bán hàng và kết quả; Sổ chi tiết bán hàng theo hàng hóa SP; Sổ chi tiết tình hình phải thu (phải trả) theo thời hạn nợ; Sổ chi tiết bán hàng thao khách hàng,.. . (Phụ lục 3.1 Một số mẫu biểu sổ kế toán quản trị nên áp dụng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Inox Việt nam)
3.3.4 Hoàn thiện thực hiện chế độ BCTC và b áo cáo kế to á n
Thứ nhất, Chuan hóa nguồn thông tin trên BCTC của Công ty
Thực hiện đồng bộ các giải pháp trong chấn chỉnh sai phạm từ khâu lập chứng từ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh nhằm đảm bảo
cung cấp dữ liệu đúng sẽ tạo nên các BCTC mang thông tin trung thực. Bên cạnh đó, Công ty phải gửi BCTC cho tất cả các cơ quan quản lý theo đúng quy định của chế độ hiện hành gồm Cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thống kê.
Thứ hai,Tuân thủ chế độ gửi BCTC cho các cơ quan nhà nước theo quy định.
BCTC năm của Công ty cần phải được gửi đúng thời gian, gửi đủ đến Cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thống kê đảm bảo