1.3.3.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Sổ kế toán tổng hợp: là sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về một đối tượng nhất định theo chỉ tiêu tiền tệ, thường được ghi định kỳ, là cơ sở để lập các BCTC, báo cáo kế toán. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm Sổ nhật ký, Sổ cái.
Sổ kế toán chi tiết gồm sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ tổng hợp. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.
Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. M ỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Việc mở và ghi sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu và nguyên t c cơ bản như: sổ mở đầu niên độ, phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo đúng nội dung kết cấu và hình thức sổ nhất định. Sổ phải có đóng dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau; phải có đầy đủ các nội dung: tên sổ, ngày tháng năm ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ làm căn cứ ghi sổ; có đủ chữ ký theo quy định; tóm t ắt nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán. Việc sửa chữa và khóa sổ kế toán phải tuân thủ theo đúng quy định của chế độ hiện hành.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp. Trong môi trường kế toán ứng dụng CNTT, sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu g ắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau:
- Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được phản ánh trong chứng từ gốc.
- Phù hợp với yêu cầu,phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động của từng đơn vị
- Phù hợp với trình độ quản lý của đơn vị, với yêu cầu tổng hợp cung cấp thông tin để lập BCTC và quản lý đơn vị.
- Phù hợp với trang thiết bị, công nghệ, phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý thông tin tại doanh nghiệp
- Thực hiện đúng quy định về việc mở sổ, ghi sổ, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán.
Hiện nay các doanh nghiệp nhỏ và vừa vận dụng hệ thống sổ kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC. (Danh mục hệ th ống sổ kế toán - Phụ lục s ố 1.3)
1.3.3.2 Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán
Các hình thức sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay gồm có: - Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong m i hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
• Hình thức kế toán Nhật ký chung
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà
trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện cho việc phân công lao động kế toán
Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, khố lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, có ít lao động kế toán, sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. (Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung - Phụ lục 1.4)
• Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép; số lượng sổ ít,việc ghi chép đòi h i ít thao tác, không trùng lặp; Việc kiểm tra đối chiếu có thể được thực hiện thường xuyên trên Nhật ký - Sổ Cái đảm bảo được yêu cầu của việc đối chiếu, lấy số liệu.
- Nhược điểm: Do chỉ sử dụng 01 sổ tổng hợp duy nhất nên khó phân công công việc trong phòng kế toán; Sổ Nhật ký - Sổ cái cồng kềnh không thuận tiện cho việc ghi chép đặc biệt là với đơn vị có quy mô vừa hoăc lớn, nghiệp vụ kinh tế phát
sinh nhiều, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kế toán phát sinh, nội dung nghiệp vụ đơn giản, sử dụng ít tài khoản tổng hợp, số lượng cán bộ kế toán ít. (Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Phụ lục 1.5)
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Ưu điểm: Mau sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện cho việc phân công lao động
- Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp; Việc kiểm tra đối chiếu só liệu dồn vào cuối kỳ nên cung cấp thông tin chậm trễ, làm tăng khối lượng ghi chép chung, ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán. - Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa, quy mô lớn, có
nhiều lao động kế toán, sử dụng nhiều tài khoản. (Trình tự ghi sổ kế to n theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Phụ lục 1.6)
• Hình thức kế toán trên máy vi tính
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào
sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế
toán ghi bằng tay. (Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi
tính -
Phụ lục 1.7)
- Ưu điểm: Giảm hẳn khối lượng công tác kế toán thủ công, hạn chế được nhầm lẫn sai sót, tính bảo mật thông tin cao;truy cập số liệu nhanh chóng dễ dàng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu trở nên nhanh chóng đơn giản ; cung cấp và chia sẻ thông tin kế toán kịp thời
- Nhược điểm: Đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ, đầu tư đào tạo nâng cao kỹ năng làm việc với công nghệ của đội ngũ nhân viên kế toán. Đặc thù của phần mềm kế toán thường ẩn đi bản chất của các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh nên gây khó khăn cho kiểm tra kiểm soát.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán chuyên môn cao, k năng tốt, cơ sở vật chất k thuật được trang bị đầy đủ.
Mỗ i hình thức ghi sổ kế toán nêu trên đều có nhứng nét đặc trưng riêng, có ưu điểm nhược điểm và phạm vi áp dụng khác nhau. Căn cứ vào yêu cà công tác quản lý, quy mô, đặc điểm hoạt động, trình độ cán bộ kế toán, để doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp.