kinh doanh
Quản lý chi phí là quá trình tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về các loại chi phí phát sinh, từ đó đưa ra những quyết định về chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn. Việc quản lý tốt chi phí sản xuất kinh doanh là một yếu tố quyết định đến lợi nhuận của công ty. Đối với PVTrans, mặc dù trong giai đoạn 2014-2016 doanh thu tăng đáng kể về quy mô và tốc độ, song công tác quản lý chi phí vẫn còn nhiều vấn đề nên lợi nhuận chưa được tối ưu. Công ty cần xem xét, rà soát lại các khoản chi phí xem khoản đó đã hợp lý và thực sự cần thiết hay chưa.
Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm có giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, nếu không có biện pháp quản lý thích hợp với những khoản mục này sẽ gây ra lãng phí nguồn lực và làm giảm lợi nhuận thu được của công ty. PVTrans nên lập dư toán và định mức chi phí từ đầu năm và từ đó có kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như sử dụng chi phí phù hợp với lượng dự toán bỏ ra trong kỳ.
Giá vốn hàng bán: đây là khoản chi phí quan trọng quyết định đến giá thành và
lợi nhuận đạt được của doanh nghiệp. Trong năm 2016, tốc độ tăng của giá vốn hàng bán cao hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Để tiết kiệm được chi phí này, PVTrans cần:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu: PVTrans cần quản lý chặt chẽ mức tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn cho đội tàu, mức hao hụt hàng hóa, mức ngân sách phụ tùng,
99
vật tư của đội tàu, chi phí khai thác và sửa chữa tàu, tiếp tục thực hiện tốt chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của công ty nhằm góp phần giảm thiểu giá vốn hàng bán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Theo đó:
• Quản lý hao hụt hàng hóa:
+ Xác định định mức hao hụt, tức là xác định tỷ lệ tính bằng (%) của lượng hao hụt, được quy định cụ thể cho từng công đoạn. Lượng hao hụt là sự thiết hụt về số lượng do tính chất hóa lý (bay hơi tự nhiên, bám dính,...) của dầu thô, LPG, nhóm sản phẩm xăng dầu; do tác động ảnh hưởng của các yếu tố về công nghê, kỹ thuật và giao nhận trong quá trình PVTrans nhập, xuất, vận chuyển, tồn chứa, xử lý sản phẩm lỏng và do các yếu tố ảnh hưởng khác.
+ Định mức hao hụt cần được xây dựng bằng phương pháp thống kê trên cơ sở giá trị hao hụt trung bình.
+ Hao hụt hàng hóa được tính toán riêng cho từng mặt hàng, từng chuyến hàng, không được phép bù trừ giữa các loại hàng và các loại chuyến hàng với nhau. Việc đối chiếu và quyết toán hao hụt được thực hiện và xử lý dứt điểm với các khách hàng có nhu cầu thuê PVTrans vận tải sau từng chuyến. Khi xảy ra việc hao hụt vượt định mức, PVTrans cần xác định rõ nguyên nhân khách quan, chủ quan và đưa ra biện pháp xử lý.
• Quản lý tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn:
+ Xác định định mức tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn, tức là xác định lượng tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn tối đa cho phép của từng tàu trong 01 ngày hoặc 01 chuyến, với điều kiện vòng quay máy chính ở tốc độ quy định trong trường hợp định mức theo ngày và tàu hoạt động ở điều kiện bình thường.
+ Đinh mức được xây dựng trên cơ sở thông số thiết kế của nhà chế tạo và số liệu thống kê trung bình thực tế tiêu thụ nhiên liêu, dầu nhờ của từng máy móc, thiết bị ở các chế độ vận hành khác nhau của tàu trong các năm trước và/hoặc số liệu thống kê tổng lượng tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn của từng chuyến chuyên tuyến.
100
+ Định mức sẽ được theo dõi, điều chỉnh để phù hợp với tình trạng thực tế của máy móc, thiết bị và phù hợp với các điều kiện hoạt động khai thác khác nhau của tàu.
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài: Với việc giá cả tăng lên đã khiến chi phí
dịch vụ mua ngoài của PVTrans trong giai đoạn 2014-2016 có sự tăng lên đáng kể. Để khắc phục vấn đề này, công ty nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa với đối tác, các nhà cung cấp. Kết hợp sử dụng các hợp đồng khoán nhằm hạn chế rủi ro do biến động giá cả. Việc mở rộng tìm kiếm những nguồn cung ứng mới với giá cả rẻ hơn cũng nên được nghiên cứu và xúc tiến thực hiện.
- Đối với chi phí nhân công: Để tiết giảm chi phí và tăng tính chủ động về nguồn
lực tại chỗ, PVTrans cần xây dựng lộ trình dần dần thay thế các nhân sự nước ngoài nắm các vị trí chủ chốt bằng các nhân sự người Việt được đào tạo bài bản, đủ trình độ chuyên môn, tay nghề để tự vận hành hoạt động.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty nằm ở lương quản lý, khấu hao tài
sản, tiếp khách,... Trong giai đoạn 2014-2016, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng nhỏ so với doanh thu thuần nhưng tốc độ tăng hàng năm cũng xấp xỉ tốc độ tăng doanh thu thuần, cho thấy việc quản lý chi phí này chưa thật tiết kiệm. Do đó, công ty cần phải thực hiện các biện phap sau nhằm tăng cường quản trị và sử dụng tiết kiệm chi phí QLDN:
- Theo dõi tình trạng hoạt động của các phương tiện quản lý, sửa chữa kịp thời nếu có hỏng hóc nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động.
- Tránh tình trạng phương tiện công sử dụng cho mục đích riêng của từng cá nhân trong Công ty.
- Tinh giảm bộ máy quản lý một cách phù hợp mà vẫn duy trì được hiệu quả hoạt động quản lý doanh nghiệp.
- Xây dựng chỉ tiêu trong kỳ kế hoạch. PVTrans cần đảm bảo công tác xây dựng kế hoạch sát với thực tế. Trong những năm vừa qua, công ty đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý chi phí này, tuy nhiên trong giai đoạn tiếp theo khi yêu cầu vốn cho hoạt động đầu tư mở rộng tương đối lớn, công ty cần phát huy hơn nữa. Công ty chỉ
101
nên mua sắm, cải tiến trang thiết bị quản lý khi thực sự cần thiết, tránh lãnh phí cho công ty.
Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu là chi phí lãi vay. PVTrans cần giảm
thiểu chi phí này trong thời gian tới nhằm tăng lợi nhuận và các rủi ro tài chính liên quan đến khoản nợ, bằng cách:
- Cơ cấu lại nguồn vốn theo hướng tăng tỷ trọng vốn chủ sở hữu, trả bớt nợ nhằm giảm chi phí lãi vay.
- Thực hiện cơ cấu lại nguồn vốn nợ, đảo nợ dài hạn bằng nợ ngắn hạn, tăng cường khả năng chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp và các chủ thể khác nhằm giảm đáng kể chi phí lãi vay.
- Đàm phán lãi suất vay các tổ chức tín dụng sao cho có lợi nhất với doanh nghiệp.
- Sử dụng các hợp đồng phái sinh để hạn chế các rủi ro liên quan đến tỷ giá. Bởi hiện nay, nợ vay bằng đồng USD của PVTrans chiếm 50% tổng giá trị nợ vay. Vì thế, việc biến động tỷ giá là rủi ro thị trường hiện hữu với PVTrans.