Giải pháp này được thực hiện thơng qua việc bố trí cán bộ hỗ trợ mỗi khi có nhiều người dân đến liên hệ mà bản thân một chuyên trách không đảm bảo việc giải quyết hồ sơ nhanh chóng, gọn lẹ nhằm giảm thời gian chờ đợi của người dân, giải quyết hồ sơ đúng hạn để hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần mới có thể hồn thành thủ tục theo qui định Do đó, Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hồ cần phải tin học hóa việc theo dõi giấy hẹn mà Bộ phận này cấp cho người dân Nếu nhận thấy khả năng hồ sơ được giải quyết chậm trễ so với
giấy hẹn thì cần phải chủ động hoặc tự động thông báo cho người dân để hẹn vào một thời gian khác gần nhất
(1) Thực hiện tổ chức sắp xếp bộ máy hợp lý, gọn nhẹ theo đúng quy định,
thường xuyên kiện toàn, đáp ứng tốt cơng việc chun mơn Thường xun rà sốt lại chức năng, nhiệm vụ, quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị
(2) Bộ máy quản lý quy tụ nguồn nhân lực được đào tạo bài bản, ưu tú cả về
tài năng và đạo đức, gây ảnh hưởng tốt đến lối sống của toàn xã hội Thủ tục hành chính được tinh giản triệt để, số được tinh giản còn 1/3 so với hiện nay Ngân sách cho bộ máy cồng kềnh trước đây sẽ được tập trung cho những xứng đáng được tuyển chọn minh bạch
(3) Thực hiện tốt công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của người dân
(4) Tăng cường giáo dục, kiểm tra quá trình cán bộ tiếp nhận và giải quyết hồ
sơ; xử lý cán bộ, cố tình vi phạm, khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích Thực hiện nghiêm quy chế dân chủ ở cơ quan Giải quyết kịp thời khiếu nại của người dân về việc thực hiện khơng đúng các thủ tục hành chính, gây tổn hại đến lợi ích của nhà nước và người dân; tiếp tục khảo sát ý kiến của người dân để thường xuyên hoàn thiện thủ tục hành chính, đảm bảo hợp pháp, hợp lý, có lợi nhất cho người dân, tạo thuận lợi trong cơng tác quản lý nhà nước
(5) Xây dựng hệ thống thông tin quản lý, cơ sở dữ liệu tập trung được xác
định và thiết kế đáp ứng nhu cầu của thành phố như: quản lý danh tính của mỗi cá nhân được lưu trữ đầy đủ, khoa học, không cần công chứng, chứng thực một cách bùng phát như hiện nay
(6) Tiến hành đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ hàng năm Trên cơ sở đó,
xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng và xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự phục vụ công tác quản lý cán bộ bằng hệ thống tin học ở các cơ quan quản lý nhà nước
(7) Thực hiện tinh giản biên chế đối với những trường hợp cán bộ không đủ
động viên, khen thưởng các cán bộ hoàn thiện nhiệm vụ xuất sắc, chủ động sáng tạo
(8) Xây dựng chế độ trách nhiệm tập thể và cá nhân của cán bộ
5 2 5 Hồn thiện quy trình thủ tục
Cải cách hành chính ln là chương trình trọng tâm của cơ quan hành chính nhà nước, trong đó cải cách thủ tục hành chính, cơ chế vận hành thủ tục luôn được Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hồ chú trọng Việc khơng ngừng đơn giản hóa thủ tục, quy trình và nâng cao hiệu quả thời gian làm việc của Bộ phận Một cửa này là một đòi hỏi quan trọng trong thực tế Thủ tục, quy trình và thời gian làm việc của Bộ phận Một cửa này là một khâu rất quan trọng trong giải quyết thủ tục hành chính; đây là nhân tố tác động rất lớn đến sự hài lòng của người dân đối với chất lượng dịch vụ hành chính theo cơ chế một cửa tại Bộ phận Một cửa này; do đó, trong thời gian tới, Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà cần triển khai các biện pháp sau:
(1) Tiếp tục phát huy hơn nữa việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành nội quy
của cán bộ, khơng chỉ có thời gian làm việc mà cịn cần phải kiểm sốt nội dung và hiệu quả cơng việc, tránh tình trạng cán bộ đến cơ quan đúng giớ nhưng khơng giải quyết cơng việc mà nói chuyện, làm việc khác, hiệu quả cơng việc thấp
(2) Quản lý chặt chẽ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào, đảm bảo các hồ sơ khi
được tiếp nhận vào phải đầy đủ giấy tờ, nội dung hồ sơ đúng theo quy định của pháp luật, hồ sơ chưa đủ điều kiện, cịn thiếu giấy tờ thì kiên quyết khơng nhận và phải ghi rõ nội dung từng loại giấy tờ cịn thiếu để người dân bổ sung Tránh tình trạng hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ, chưa đủ điều kiện nhưng vẫn tiếp nhận dẫn đến thời gian xử lý hồ sơ kéo dài, người dân đi lại nhiều lần
(3) Rà sốt tất cả các thủ tục hành chính cịn rườm rà để loại bỏ, cùng với đó
hệ thống hóa và phân loại các thủ tục hành chính phân chia theo từng lĩnh vực
(4) Thường xuyên cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật để hoàn thiện, bổ
sung vào các quy định đối với thủ tục hành chính tại đơn vị Mặt khác cần nghiên cứu và xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh Đồng Nai và các Sở ban ngành nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của người dân đối với các thủ tục giấy tờ, để phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của người dân
(5) Tăng thêm thời gian tiếp người dân tại Bộ phận Một cửa Thành phố Biên
Hồ, có thể tăng lên là các ngày trong tuần
5 2 5 1 Hồn thiện thể chế, kiện tồn mơ hình Một cửa liên thơng
Chủ trương tổng thể cải cách hành chính Nhà nước là: nhằm “mở rộng thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức, các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp cơ quan hành chính các cấp có trách nhiệm giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức phải niêm yếu cơng khai, đầy đủ mọi thủ tục, trình tự, lệ phí, cơng tác tại trụ sở làm việc Do đó, cơ chế “một cửa” đã thể hiện sự đúng đắng và phù hợp với tiến trình phát triển của đất nước, trong q trình từng bước cải cách nền hành chính quốc gia, khẳng định được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc cơ quan hành chính Nhà nước với tổ chức, cá nhân, giảm phiền hà cho tổ chức, nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước; xây dựng một nền hành chính gần dân, phục vụ dân, cải cách thể chế và đổi mới thủ tục hành chính, theo hướng cơng khai, đơn giản và thuận tiện; xóa bỏ các qui định khơng cịn phù hợp, gây phiền hà cho nhân dân Ðồng thời, xây dựng một nền hành chính trong sạch, khoa học đẩy lùi và ngăn ngừa các hiện tượng tiêc cực
Tuy nhiên, hiện nay một quy định của pháp luật còn thể hiện nhiều mâu thuẫn, hoặc thiếu, hoặc thừa, chưa tạo được mơi trường pháp lý an tồn cho hành động quản lý Vì thế việc chỉnh lý bổ sung, bãi bỏ, hay xây dựng mới những quy định pháp luật là rất cần thiết địi hỏi cơ quan có thẩm quyền phải nhận thức rõ và tổ chức tốt công tác này; và cần bổ sung những qui định pháp lý về việc chuyển và lưu trữ hồ sơ thông qua hệ thống liên thông (luân chuyển hồ sơ qua hệ thống mạng), v v Cụ thể:
một trong những việc gây ra sự khó chịu nhất đối với người dân, cần có chấn chỉnh kịp thời bằng cách qui định rõ thời gian cho các công đoạn xử lý và áp dụng cho tất cả các qui trình hành chính
(2) Khắc phục tình trạng hồ sơ dồn nhiều trong ngày: Nếu số lượng hồ sơ nhận
trong 1 ngày nhiều hơn số hồ sơ có thể giải quyết trung bình/ngày thì ngày hẹn trả hồ sơ cần phải được cộng thêm thời so với ngày hẹn trả theo qui định nhằm tránh tình trạng người đến nhận hồ sơ trong ngày hẹn trả trong khi đó hồ sơ chưa giải quyết xong
(3) Cần xây dựng phương thức thông báo bổ sung hồ sơ cho người dân qua
điện thoại, email
(4) Rút ngắn thời gian trả kết quả so với quy định bằng cách khi hồ sơ giải
quyết xong chuyển xuống bộ phận trả kết quả, thì chương trình phần mềm xử lý hồ sơ tích hợp tự động gởi tin nhắn hoặc thư điện tử thông báo cho người dân đến nhận kết quả
5 2 5 2 Tăng cường áp dụng hệ hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
Ðể cơng tác cải cách hành chính nói chung và q trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công việc thực hiện các thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hồ đạt được những thành tựu mới bền vững hơn, cần tiến hành một số giải pháp sau:
Một là cơng tác cải cách hành chính nhất thiết phải được thực hiện một cách đồng bộ, kiên quyết và xuyên suốt từ trung ương đến cơ sở nhằm đảm bảo tính thơng suốt giữa quận và các đơn vị Kiên quyết thiết lập lại trật tự kỷ cương hành chính ở tất cả các cấp, các ngành và trên mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực xây dựng, đồng thời phải có biện pháp xử lý, chế tài nghiêm minh đối với mọi cơ quan Nhà nước có vi phạm hoặc trì trệ, sách nhiễu Các quy định của pháp luật phải được thể chế hoá kịp thời và đồng bộ để làm cơ sở thống nhất thực hiện, tránh tình trạng vận dụng một cách tuỳ tiện
Hai là phải có sự đầu tư nguồn tài chính từ ngân sách một cách hợp lý để ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào quản lý Nhà nước và cung ứng thủ tục
hành chính nhằm rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ hành chính
Ba là những mơ hình được xem là thành cơng trong cải cách hành chính phải sớm được tổng kết đánh giá và chỉ đạo nhân rộng phạm vi áp dụng để có sự thống nhất trong thực hiện
5 2 6 Hoàn thiện cơ sở vật chất
Đến nay Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà đã được trang bị tương đối hoàn chỉnh, bao gồm: Bàn ghế, máy lạnh, máy lấy số thứ tự, máy tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính, máy lấy ý kiến người dân, v v Tuy nhiên, Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà cần sắp xếp khoa học hơn; văn phòng của Bộ phận Một cửa này cần được mở rộng, vì những lúc cao điểm phịng rất đơng người và chật chội Bố trí từng bộ phận hợp lý hơn, tạo mơi trường thân thiện trong giao tiếp giữa cán bộ và người dân, trang bị thêm tủ để lưu trữ hồ sơ gọn gàng
Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Nhà Nước là một công cụ nhằm hạn chế giấy tờ, nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý điều hành của bộ máy Nhà nước và phục vụ người dân là giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính đạt kết quả bền vững hơn Qua đó, tạo mối quan hệ chặt chẽ, đồng bộ hơn trong tác nghiệp, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý Nhà Nước ở địa phương và các đơn vị trực thuộc
Thông qua mạng Internet, trang web của Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà đã cung cấp cho các người dân nhiều thông tin về pháp luật, nhất là những qui định liên quan đến thủ tục, qui trình, lệ phí hành chính qua mạng một cách thuận tiện, nhanh chóng và tham khảo các câu hỏi đáp thường gặp trên các lĩnh vực trên
Chính vì thế, cơng nghệ thơng tin được xem là công cụ hỗ trợ ưu việt cho công tác cải cách hành chính và là tiền đề thuận lợi cho các đơn vị xây dựng và hình thành văn phịng điện tử Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà cần áp dụng hệ thống xếp hàng điện tử, đọc và phát hành số thứ tự giải quyết hồ sơ hành chính tại Bộ phận Một cửa này Hệ thống tra cứu hồ sơ hành chính của
người dân thơng qua điện thoại cần được triển khai nhằm giúp cho người dân có thể kiểm tra hồ sơ hành chính của mình bằng điện thoại bàn tại nhà hoặc bằng điện thoại di động nhằm giảm thời gian đi lại của cá nhân rút ngắn thời gian thụ lý hồ sơ hành chính
Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật hiện đại, mọi người dân đều có thể khai thác, tìm hiểu được nhiều thơng tin cần thiết, được cung cấp một số thủ tục về hành chính với chất lượng cao Ðồng thời, kiểm soát được tiến độ, kết quả, trách nhiệm của cán bộ và lãnh đạo của Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà trong việc giải quyết các yêu cầu của người dân; qua đó tạo sự gần gũi, thân thiện giữa Cơ quan với người dân và ngược lại
Trong hướng tới, để nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính cần sớm hình thành kho lưu trữ điện tử Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Bộ phận Một cửa Thành phố Biên Hoà cần được áp dụng trên tất cả các lĩnh vực hoạt động Một trong những phương hướng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này là phải từng bước hiện đại hố cơng tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo Cơ quan và Bộ phận Một cửa này; tạo điều kiện để các đơn vị tra cứu tham gia giải quyết phần lớn cơng việc quản lý hành chính nhà nước thơng qua quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo hệ thống Qua đó, tin học hố các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm xử lý thơng tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành cho lãnh đạo Cơ quan và các hoạt động của Bộ phận Một cửa này
Một yếu tố cơ bản trong quá trình hình kho lưu trữ điện tử là xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản việc chậm trễ hoặc thất lạc các loại văn bản; cung cấp thông tin cho lãnh đạo huyện, lãnh đạo các cơ quan thuộc huyện, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách kịp thời, nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và có hệ thống Từ đó, giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thơng tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các qui trình xử lý thơng tin,
giải quyết công việc với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính Ðồng thời phân rõ thẩm quyền quản lý và khai thác hệ thống mạng; thẩm quyền xử lý, quản lý các loại văn bản đi-đến Chuẩn hố mẫu các văn bản hành chính thơng thường để tiến tới chuẩn hố về hình thức các loại văn bản hành chính nhà nước Từng bước chuẩn hố quy trình ln chuyển hồ sơ trong nội bộ để đảm bảo thời gian và tiến độ của từng loại công việc; khắc phục sự chậm trễ ở từng bộ phận, kể cả bộ phận lãnh đạo trong suốt quá trình luân chuyển hồ sơ, xử lý văn bản các loại theo trình tự khoa học, rõ thẩm quyền và trách nhiệm thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đạt yêu cầu ngày càng cao cơng tác quản lý tồn diện các mặt đời sống kinh tế xã hội
Hạn chế của đề tài và gợi ý nghiên cứu tiếp theo
@ Hạn chế của đề tài
(1) Việc đo lường sự hài lòng của người dân khi giao dịch tại Bộ phận Một
cửa Thành phố Biên Hồ được thực hiện thơng qua khảo sát lấy ý kiến