3.2.2.1. Đảm bảo sự thống nhất trong các văn bản hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính
Hiện nay, một số văn bản hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính chưa thống nhất, chưa rõ địa chỉ thực hiện. Điều đó đã dẫn đến tình trạng cùng một nội dung nhưng khi triển khai thực hiện mỗi đơn vị lại có cách làm khác nhau, ảnh hưởng đến quyền lợi của sinh viên.
Sự chưa thống nhất trong văn bản hướng dẫn đã dẫn đến tình trạng, khi giải quyết một thủ tục hành chính nào đó cán bộ trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính lại phải đọc nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện ở nhiều văn bản khác nhau, thậm chí do nhiều bộ phận và đơn vị khác nhau ban hành, làm chậm thời gian giải quyết công việc và phá vỡ tính hệ thống của thủ tục hành chính.
Hơn thế nữa việc thiếu thống nhất trong văn bản hướng dẫn còn dẫn đến tình trạng làm mất lòng tin của sinh viên, ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của BPMC. Trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ, từng đơn vị liên quan hay trực tiếp giải
quyết thủ tục hành chính cũng không xác định được.
Do vậy, yêu cầu cần điều chỉnh các văn bản hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính để đảm bảo sự thống nhất, rõ ràng về địa chỉ thực hiện là điều rất cần thiết. Phải quy định rõ trách nhiệm của Hiệu trưởng nhà trường về vấn đề này.
3.2.2.2. Đảm bảo tính khoa học, sát thực tiễn đơn giản, dễ thực thi khi xây dựng thủ tục hành chính mới
Cho đến nay, các thủ tục hành chính mới, các văn bản hướng dẫn, trình tự thực hiện thủ tục hành chính do các cơ quan có thẩm quyền ban hành (Bộ GD&ĐT) vẫn chưa thực sự đơn giản, cụ thể, thuận tiện, chưa kịp thời, công khai. Vẫn còn sự chồng chéo, trùng lắp.
Do đó khi triển khai thực hiện tại nhà trường, tác giả cho rằng, Phòng Tổng hợp cần thực hiện chi tiết hóa các quy định có liên quan, khi xây dựng thủ tục hành chính dành cho sinh viên phải xây dựng theo hướng gọn nhẹ, đơn giản để giảm chi phí cho sinh viên khi giải quyết các thủ tục hành chính. Tất cả các thủ tục hành chính phải được công khai bằng các hình thức thiết thực và thích hợp; thực hiện cách tính chi phí một cách thống nhất. Cần có một bộ phận rà soát thủ tục hành chính có đủ năng lực, thực quyền, tránh hình thức, chung chung.