2.2.2.1 Hướng dẫn thanh toán cá nhân cho các đơn vị
Nhiệm vụ này thuộc Phòng Quản trị - Tài vụ. Hàng năm, sau khi giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc và công khai dự toán của đơn vị, Phòng Quản trị - Tài vụ tổ chức trao đổi dự toán với các phòng và 3 trung tâm trực thuộc. Tại buổi trao đổi, các nội dung được hướng dẫn là:
42
+ Phổ biến dự toán chi thanh toán cá nhân cho các đơn vị, giải thích tăng giảm dự toán so với đề xuất dự toán; giải thích căn cứ thay đổi dự toán.
+ Hướng dẫn, giải thích quy chế chi tiêu nội bộ cho các đơn vị, các khoản chi thanh toán cá nhân theo đúng quy định của Nhà nước, của bảo hiểm xã hội, của Luật thi đua khen thưởng; các khoản chi thanh toán cá nhân do Văn phòng UBND tỉnh quy định dựa trên các quy định của Nhà nước.
+ Hướng dẫn các thủ tục thanh toán cá nhân đối với từng khoản chi; hướng dẫn thủ tục quyết toán chi thanh toán cá nhân.
+ Giải đáp thắc mắc của Trưởng các Phòng, ban, Giám đốc các trung tâm và các kế toán viên của các đơn vị về quy chế chi tiêu nội bộ, thắc mắc về dự toán chi thanh toán cá nhân và thủ tục thanh quyết toán.
Hộp 2.2: Kết quả phỏng vấn về công tác hướng dẫn thanh toán cá nhân của Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên
Ông, bà có nhận xét như thế nào về công tác hướng dẫn thanh toán cá nhân của Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên:
Trả lời của bà Lỳ Thị Phương Diện - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên:
Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên hàng năm có họp để trao đổi với các đơn vị về thanh toán các khoản ngân sách nhà nước. Các đại diện đơn vị có mặt đầy đủ để nghe phổ biến hướng dẫn. Nội dung hướng dẫn đầy đủ để các đơn vị thực hiện các thủ tục thanh toán cá nhân và giải thích được với nhân viên tại đơn vị nếu họ có thắc mắc về thanh toán cá nhân.
Trả lời của bà Nguyễn Thị Hiền - Kế toán viên, Phòng Quản trị - Tài vụ - Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên:
Văn phòng nên xây dựng hướng dẫn cụ thể cho các đơn vị hoặc bổ sung vào quy chế chi tiêu nội bộ cụ thể hơn về các thủ tục cho mỗi khoản chi thanh toán cá nhân, cũng nên phổ biến thêm những thay đổi quy định của Nhà nước hàng năm về thanh toán cá nhân.
43
Kết quả phỏng vấn về công tác hướng dẫn thanh toán cá nhân của Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên cho thấy có hai ý kiến nhận xét sâu sắc, trong đó có nhận xét về bổ sung và hướng dẫn đầy đủ về quy chế chi tiêu nội bộ.
2.2.2.2Thực hiện chế độ chi trả các khoản thanh toán cá nhân
Thanh toán tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương, thưởng.
Khoản thanh toán này theo Quy định hiện hành của Nhà nước:
+ Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương, thưởng theo Quy định của Nhà nước. Tiền lương đối với cán bộ, công chức trong thời gian nghỉ phép, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chờ nghỉ hưu, trong thời gian tập sự được hưởng theo chế độ của Bộ Luật Lao động và Bảo hiểm xã hội.
Nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn thực hiện theo Thông tư số 08/2013/TT-BNV ngày 31/07/2013 về hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức viên chức và Quy chế nâng lượng trước thời hạn của Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên.
Tiền lương đã thanh toán cho cán bộ công chức và người lao động năm 2017 là 4,23 tỷ đồng, năm 2018 là 4,56 tỷ đồng do có thay đổi về lương cơ bản và biên chế của Văn phòng, năm 2019 là 4,3 tỷ đồng do số biên chế năm 2019 giảm.
+ Tiền công của lao động hợp đồng theo vụ việc được trả theo Hợp đồng giữa đơn vị ký hợp đồng và lao động hợp đồng. Năm 2017, giá trị tiền công trả cho người lao động là 351 triệu đồng, năm 2018 là 374 triệu đồng theo đúng dự toán phân bổ; năm 2019 là 362 triệu đồng thấp hơn dự toán phân bổ (422 triệu đồng).
+ Phụ cấp lương đã thanh toán cho cán bộ công chức tại Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, phụ cấp trách nhiệm theo nghề, theo công việc, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề, phụ cấp kiêm nhiệm, phụ cấp công tác đảng, đoàn thể chính trị - xã hội, phụ cấp công vụ và phụ cấp khác. Các khoản phụ cấp này được thanh toán theo đúng quy định. Phụ cấp
44
nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được Văn phòng thanh toán theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Trong phụ cấp lương, lương làm thêm giờ hiện nay được Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên thanh toán và hướng dẫn thanh toán theo Thông tư liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 về hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức. Vào ngày cuối cùng của tháng, các đơn vị có người làm thêm giờ gửi giấy báo làm thêm giờ, bảng chấm công làm thêm giờ có xác nhận của lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực về phòng Quản trị - Tài vụ tổng hợp, thực hiện thanh toán. Phòng Quản trị - Tài vụ trong quá trinh thanh toán đối chiếu để đảm bảo số giờ làm thêm không vượt quá 200 giờ/người/năm.
Bảng 2.7: Kết quả chấp hành chi thanh toán cá nhân
Tiêu chí 2017 2018 2019 Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không TC Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không TC Tổng Nguồn tự chủ Nguồn không TC Tổng chi TTCN 9.12 0 9.120 0 9.745 9.123 622 10.411 10.253 159 1 Tiền lương 4.203 4.203 0 4.561 4.561 0 4.305 4.305 0 Hệ số lương 4.20 3 4.203 4.561 4.561 4.305 4.305 Lương khác 0 0 0 2 Tiền công 351 351 374 374 362 362 0
Tiền công theo HĐ 351 351 374 362 362
3 PC lương 3.02 2 3.022 0 3.299 2.783 516 3.779 3.737 42 PC chức vụ 267 267 275 275 318 318 PC Khu vực 630 630 674 674 888 888 Phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ 1.032 1.032 1.181 665 516 1.325 1.283 42 Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm 2,2 2,2 2 2,4 5 5 PC trách nhiệm theo nghề, theo công việc 40 40 37 37 51 51 PCTN vượt khung, PC thâm niên nghề 80 80 67 67 57 57
45 Phụ cấp kiêm nhiệm 26 26 0 0 Phụ cấp công tác Đảng, đoàn thể CT 0 0 0 Phụ cấp công vụ 939 939 1.035 1.035 1.088 1.088 Phụ cấp khác 6 6 28 28 45 45 4 Học bổng HSSV 61 61 0 53 53 0 65 65 0 Sinh hoạt phí CB đi học 61 61 53 53 65 65 5 Tiền thưởng 107 107 0 128 128 0 106 106 0 Thưởng thường xuyên theo định mức 107 107 128 128 106 106 Thưởng đột xuất theo định mức 0 0 0 Các chi phí khác liên quan đến khen thưởng 0 0 0 Khác 0 0 0 6 Phúc lợi tập thể 220 220 0 54 30 24 226 216 10 Tiền tàu xe NP năm 182 182 30 30 206 206 Các khoản khác 37 37 24 24 20 10 10 7 Các khoản đóng góp 1.149 1.149 0 1.194 1.194 0 1.462 1.462 0 BHXH 17,5% 889 889 919 919 1.118 1.118 BHYT 3% 149 149 157 157 192 192 KPCĐ 2% 98 98 105 105 129 129 BHTN 1% 13 13 13 13 23 23 8 Các khoản khác 0 0 0 82 0 82 107 0 107 Tiền ăn 0 0 0 Trợ cấp, phụ cấp khác 0 82 82 107 107
46
Kết quả thanh toán phụ cấp lương cho thấy đây là khoản thanh toán vượt nhiều so với dự toán phân bổ, năm 2017 dự toán phân bổ phụ cấp là 2,15 tỷ đồng nhưng kết quả thanh toán là 3,02 tỷ đồng, năm 2018 dự toán phân bổ là 2,74 tỷ đồng nhưng kết quả thanh toán cho người lao động là 3,29 tỷ đồng, năm 2019 dự toán phân bổ là 2,82 tỷ đồng nhưng thanh toán cho người lao động là 3,77 tỷ đồng. Lý do của khoản thanh toán tăng thêm này là Văn phòng chi thêm tiền làm thêm giờ cho cán bộ, công chức, nguồn lấy từ tiết kiệm chi của Văn phòng.
Thanh toán tiền thưởng
Tiền thưởng cho cán bộ, công chức viên chức, người lao động của Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên được thực hiện theo quy định của Luật thi đua khen thưởng và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Tiền thưởng thanh toán năm 2017 là 107 triệu đồng, năm 2018 thanh toán 128 triệu đồng, năm 2019 là 110 triệu đồng.
Thanh toán chế độ nghỉ phép
Thanh toán cá nhân này thực hiện theo Thông tư số 141/2011/TT-BTC ngày 20/20/2011 của Bộ tài chính và Thông tư số 57/2014/TT-BTC ngày 06/05/2014 của Bộ Tài chính. Thanh toán chế độ nghỉ phép của năm nào được Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên thanh toán trong năm đó, nếu được Lãnh đạo đơn vị cho lùi thời gian nghỉ phép sang năm sau thì được thanh toán tiền nghỉ phép năm muộn nhất là 31/01 của năm sau. Một số cán bộ nhân viên nếu có yêu cầu được gộp ngày nghỉ của hai năm để nghỉ 1 lần và được thanh toán tiền nghỉ phép trong năm nghỉ. Khi thanh toán tiền nghỉ phép, kế toán phòng Tài vụ- Quản trị yêu cầu phải có trong kế hoạch nghỉ phép đã được Phòng Hành chính- Tổng hợp xây dựng cho toàn thể cán bộ nhân viên của Văn phòng và đã được Lãnh đạo văn phòng ký ban hành thực hiện.
Phòng Quản trị - Tài vụ cũng nghiêm túc thực hiện Quy định đã ban hành trong Quy chế chi tiêu nội bộ là trường hợp khi nghỉ phép nếu người lao động đi bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà cả số ngày đi và về trên 2 ngày thì từ ngày thứ ba trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và tính 1 lần trong năm.
47
Chế độ thanh toán tiền phương tiện đi lại, tiền phụ cấp đi đường khi đi nghỉ phép hàng năm được thanh toán cho công chức miền xuôi công tác ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa có hệ số phụ cấp khu vực 0,5 trở lên (quy định tại Thông tư liên tịch số 11/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-BTC-UBDT ngày 05/01/2005) và người vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo có hệ số phụ cấp khu vực từ mức 0,5 trở lên làm việc ở miền xuôi có đủ điều kiện đưuọc nghỉ phép hành năm theo quy định của Bộ lao động. Mức thanh toán tiền đi lại này được Phòng tài vụ quản trị thực hiện theo mục điều 4 của Thông tư số 14/2011/TT-BTC ngày 20/10/2011 của Bộ Tài chính. Khi thanh toán, kế toán kiểm tra các thủ tục cần thiết là giấy đề nghị thanh toán, các loại vé công nhận phương tiện đi lại, bảng kê cự ly với các đoạn đường không có phương tiện vận tải; giấy nghỉ phép năm được Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cấp và xác nhận địa điểm nghỉ phép.
Bên cạnh đó, cán bộ nghỉ phép được thanh toán tiền lương hoặc tiền bồi dưỡng cho những ngày được nghỉ phép hành năm theo quy định pháp luật nhưng chưa nghỉ hoặc nghỉ chưa hết ngày nghỉ hàng năm theo điều 114 Bộ Luật lao động số 10/2012/QH13.
Khi thanh toán tiền nghỉ phép, có một số trường hợp do yêu cầu công việc không thể bố trí cho cán bộ, công chức nghỉ phép đủ số ngày quy định, căn cứ vào khả năng nguồn kinh phí, căn cứ vào số ngày chưa nghỉ phép của cán bộ công chức, Chánh văn phòng quyết định hỗ trợ tiền bồi dưỡng cán bộ, công chức những ngày chưa nghỉ phép trong năm. Mức hỗ trợ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ: mức chi tối đa không quá mức làm thêm giời vào ngày thứ 7 và chủ nhật theo quy đinhh hiện hành theo đúng quy định số ngày nghỉ phép <12 ngày trong năm và số ngày thâm niên. Văn phòng cũng tuân thủ đúng quy định không chi trả cho những cán bộ công chức không có nhu cầu nghỉ phép.
Tuy nhiên việc chi trả như trên chưa được thảo luận với Chủ tịch công đoàn theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ, có trường hợp Văn phòng không cân đối được kinh phí giao tự chủ nên chậm thanh toán hoặc chưa thanh toán được cho cán bộ viên chức, một số trường hợp không thanh toán được do không có đơn xin nghỉ
48
phép do yêu cầu công việc nên bố trí không đủ ngày nghỉ phép cho nhân viên có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị, hoặc có trường hợp kê ngày nghỉ phép chưa nghỉ trong năm không đúng quy định.
Thanh toán chế độ học tập, tập huấn
Thanh toán chế độ học tập được Phòng quản trị- tài vụ thanh toán cho cán bộ công chức tham gia tập huấn do Lãnh đạo Văn phòng hoặc cấp có thẩm quyền quyết định cửa đi hoặc triệu tập và có trong quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng được cấp có thẩm quyền quyết định. Thanh toán khoản này phải có kèm theo cam kết thực hiện nhiệm vụ, công vụ sau khi hoàn thành chương trình đào tạo trong thời gian ít nhất gấp 2 lần thời gian đào tạo. Mức hỗ trợ và thời gian hỗ trợ theo Điều 5,7,8,9,10,11,12 của Quyết định số 32/2012/QĐ-UBND của UBND tỉnh Điện Biên quy định chính sách hỗ trợ cán bộ, công chức, viên chức đi học và các chính sách thu hút những người có trình độ cao trên địa bàn tỉnh Điện Biên. Văn phòng cũng thực hiện theo quy định không thanh toán cho những cán bộ tự nguyện xin đi học. Thanh toán chế độ đi học của năm 2017 là 61 triệu đồng, năm 2018 là 53 triệu đồng và năm 2019 là 110 triệu đồng.
Thanh toán phúc lợi tập thể
Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên hàng năm thanh toán cho các khoản phúc lợi tập thể gồm: thanh toán tiền tàu xe nghỉ phép hàng năm, nước uống, chi thanh toán ngày lễ tết, Giỗ tổ Hùng Vương, ngày kỷ niệm 1/5; 2/9; 8/3; 20/10; 26/3; 27/7; 22/12. Mức chi tùy theo nguồn kinh phí được trích và do Chánh văn phòng quyết định; chi khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho người lao động tối đa 500.000 đồng/người và chi tiền mặt. Mức chi tùy theo nguồn kinh phí được trích và do Chánh văn phòng phối hợp với Ban chấp hành công đoàn quyết định.
Thanh toán phúc lợi tập thể hàng năm theo đúng quy định và triển khai nhanh đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên mức chi chưa được quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ.
49
Bảng 2.8: Kết quả chấp hành chi thanh toán cá nhân theo đơn vị sử dụng
Nguồn: Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên
Kết quả chi thanh toán cá nhân chi tiết theo đơn vị sử dụng trên bảng 2.8. Chi thanh toán cá nhân cho Văn phòng năm 2017 là 7,37 tỷ đồng, vượt dự toán phân bổ (6,51 tỷ đồng), năm 2018 là 7,50 tỷ đồng, vượt dự toán phân bổ (6,88 tỷ đồng), năm 2019 là 8,43 tỷ đồng, vượt dự toán phân bổ (8,39 tỷ đồng). Chi thanh toán cá nhân tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng năm 2017 và năm 2018 thấp hơn so với dự toán phân bổ nhưng năm 2019 cao hơn dự toán phân bổ.
Kết quả phỏng vấn về thực hiện công tác thanh toán cá nhân tình bày trong Hộp 2.3. Qua phỏng vấn cho biết nhìn chung công tác thanh toán cá nhân đã theo đúng quy định, định mức nhưng vẫn có trường hợp chậm tiến độ, hơn nữa quy chế chi tiêu nội bộ vẫn chưa hoàn thiện gây vướng mắc cho kế toán viên.
50
Hộp 2.3: Kết quả phỏng vấn về thực hiện thanh toán cá nhân của Văn phòng